Rimborso spese non documentate: è possibile?

Costa sono le spese non documentate? La restituzione di importi relativi a spese non documentate, conosciuta anche come rimborso forfettario, si calcola senza prendere in considerazione le spese vive, ovverosia i costi che il dipendente ha sostenuto e anticipato. Il principio applicato è, infatti, onnicomprensivo: le somme anticipate dal dipendente non vengono restituite in maniera analitica. Per questo, infatti, quando il datore di lavoro e il dipendente optano per un rimborso di tipo forfettario, non è necessario conservare le note spese e i giustificativi le spese. Queste ultime, quindi, non sono documentate e sono quindi diverse dalle cosiddette "spese vive".

Il rimborso forfettario (detto anche rimborso spese non documentate), infatti, non è altro che un compenso dato ad un lavoratore indipendentemente dalle sue spese.

Chi può richiedere un rimborso spese non documentate? Il rimborso forfettario può essere richiesto da lavoratori dipendenti e professionisti. Può accadere che i lavoratori dipendenti, i collaboratori ma anche l’amministratore di un’azienda, siano obbligati per situazioni contingenti a recarsi in trasferta a svolgere il proprio lavoro.

Si tratta di mansioni da eseguire temporaneamente lontano dalla sede di lavoro abituale indicata nel contratto di assunzione. I lavoratori riceveranno da parte dell’impresa un indennizzo per i costi sostenuti e anticipati durante le trasferte.

Queste spese possono comprendere le spese di:

• pernottamento;
• pagamento di pedaggi e carburante;
• vitto;
• spese che hanno a che fare con il mezzo di trasporto utilizzato.

Tutte le spese che il lavoratore sostiene, al di fuori del regime forfettario, sono spese che devono essere documentate. Le spese documentate hanno due caratteristiche:

• sono comprovate da un documento che le giustifica: uno scontrino, una ricevuta rimborso spese o una fattura;
• il documento che giustifica la spesa va intestato al cliente: si instaura, in situazioni di questo tipo, un rapporto di mandato ad agire per conto del cliente.

Effettui una trasferta? Non puoi richiedere il rimborso analitico di costi di trasporto non documentati. A seconda del tipo di spese, si può quindi parlare di rimborso spese di trasporto, di viaggio, di vitto, ecc.

Il rimborso spese dunque è un indennizzo per le spese sostenute e anticipate dal lavoratore durante un viaggio per motivi di lavoro nel territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro o al di fuori. Non potranno essere rimborsate le spese sostenute per beni e servizi che non rientrano nello svolgimento del lavoro, come stabilito dal contratto.

Se sei un lavoratore autonomo, oppure un dipendente, conoscerai l’importanza della nota spese. Si tratta di un documento che il lavoratore invia all’azienda per cui lavora o con cui collabora. Tecnicamente la nota spese è una domanda di rimborso per i costi sostenuti dal lavoratore che è opportuno redigere quando non è possibile effettuare un rimborso spese forfettario, ovverosia un rimborso spese non documentato. La nota spese, per essere valida, deve rispettare certi parametri e contenere informazioni precise.

Alla nota spese bisogna anche allegare le ricevute e gli scontrini in grado di giustificare inequivocabilmente la richiesta di rimborso. In tal caso è possibile aggiungere un’autocertificazione di rimborso spese non documentate, alla fine della nota spese, in cui si giustificano e si comunicano i costi non documentabili.

Qonto ti aiuta ad automatizzare la gestione dei giustificativi e delle note spesa, tuoi e dei tuoi collaboratori. Inoltre, caricando una foto delle ricevute, Qonto rileva automaticamente l'importo e l'aliquota IVA applicata che tu puoi confermare o modificare in un secondo momento.

In totale esistono tre tipi di rimborsi spese: il rimborso spese analitico, forfettario o misto. 

Il rimborso spese analitico, detto anche "a piè di lista" è disciplinato dall’articolo 51 del D.P.R. numero 917/1986. L’elenco delle spese rimborsabili in modo analitico comprende:

• spese che devono essere documentate: il vitto, l’alloggio, il viaggio e il trasporto.
• Il rimborso di altre spese eventuali: si può trattare di spese non documentate, per un importo massimo di 15,49€ in Italia e 25,82€ all’estero.

Il rimborso delle spese analitiche non costituisce parte del reddito (busta paga) del lavoratore dipendente, purché quest’ultimo fornisca la documentazione che giustifichi le spese sostenute: qualora ciò non dovesse accadere, i costi rimarranno a carico del lavoratore. La documentazione in questione è la nota spese, ossia la richiesta formale di rimborso con allegati giustificativi quali scontrini, ricevute e fatture. A livello legislativo e fiscale, non sono state previste limitazioni per le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio.

I costi forfettari sono documentati o non documentati? L’indennità forfettaria è disciplinata sempre dall’articolo 51, comma 5. Come nel caso del rimborso spese analitico, anche nel forfettario le indennità non concorrono a formare il reddito in busta paga del lavoratore e non sono quindi soggette a tassazione. Sono invece previsti dei limiti agli importi:

• 46,48€ al giorno per trasferte in Italia;
• 77,46€ per trasferte all’estero.

Si tratta di importi forfettari giornalieri che non dipendono dalla durata della trasferta: le cifre rimborsabili sono valide anche nel caso in lo spostamento duri meno di 24 ore. Le spese forfettarie sono infatti rimborsi pattuiti a monte che, proprio per questo, non necessitano di essere documentate. Tutti gli altri rimborsi aggiuntivi al forfettario, anche se documentati analiticamente, sono tassabili.

Si tratta di una tipologia di rimborso intermedia tra il forfettario e l’analitico, con la quale l’azienda offre al lavoratore un’indennità forfettaria di trasferta in aggiunta al rimborso analitico dei costi sostenuti per il vitto e l’alloggio.

Il rimborso chilometrico è una delle opzioni previste per le aziende che devono rimborsare un lavoratore che ha effettuato una trasferta lavorativa utilizzano un veicolo privato o un’automobile noleggiata. Affinché sia realizzabile questo tipo di rimborso, è infatti necessario capire a chi appartiene il mezzo di trasporto.

La prima cosa da fare in questo caso è calcolare il rimborso chilometrico. Il secondo aspetto rilevante è il numero dei cavalli motore della vettura con cui il dipendente effettua la trasferta di lavoro. È il parametro più importante per richiedere il rimborso chilometrico, il quale può essere calcolato grazie a delle apposite tabelle che l’ACI pubblica ogni biennio in Gazzetta Ufficiale. Le tabelle del 2019 contengono le tariffe relative a diverse tipologie di autoveicoli, sia in produzione che fuori produzione:

• autoveicoli a benzina;
• autoveicoli a gasolio;
• autoveicoli a benzina-metano e a benzina–GPL;
• autoveicoli ibridi ed elettrici;
• motoveicoli.

Le tabelle ACI costituiscono un punto di riferimento fondamentale per il calcolo delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta.