Rimborso spese per amministratori in Italia: la guida completa

Se sono in programma eventi, fiere o incontri di lavoro, può capitare che un amministratore o un’amministratrice debba effettuare trasferte professionali al fine di rappresentare la propria azienda per uno o più giorni. In questi casi, l’amministratore potrebbe essere tenuto ad anticipare alcuni costi aggiuntivi per le spese di vitto, alloggio e trasporti, richiedendo in un secondo momento un rimborso spese all’azienda.

In generale, il rimborso spese dell’amministratore può avvenire con diverse modalità e per svariati tipi di costi, in base alla specifica situazione professionale dell’amministratore e agli accordi stabiliti con l’azienda. In molti casi, così come per i dipendenti, è inoltre necessario dettagliare i pagamenti effettuati presentando una nota spese corredata da fatture e giustificativi.

Per fare chiarezza sull’argomento, in questo articolo approfondiremo tutte le regole, gli obblighi e le modalità possibili per il rimborso spese amministratore.

In linea generale, il rimborso spese amministratore non è particolarmente diverso dal rimborso spese per i dipendenti e i collaboratori aziendali: in tutti questi casi, l’azienda eroga un importo aggiuntivo in caso di trasferta professionale. Ma cosa significa di preciso questa parola?

Si tratta di una precisazione che, per quanto apparentemente scontata, risulta molto importante nella spiegazione dei rimborsi spese amministratore.

Nel caso di amministratori e dirigenti, che spesso hanno un contratto di lavoro in cui non è stabilito un luogo specifico dove svolgere il proprio incarico, questa definizione potrebbe generare un po’ di confusione.

In generale, quando il lavoro non è vincolato a un’unica località, per valutare un’eventuale trasferta si fa riferimento al comune di residenze dell’amministratore stesso.

Infatti, per gli amministratori inquadrati come dipendenti che svolgono incarichi all’interno del territorio comunale (di lavoro o di residenza, a seconda dei casi), i rimborsi legati alle trasferte vengono considerati una vera e propria aggiunta allo stipendio (e quindi concorrono a formare il reddito).

C’è però un’altra specificità da tenere in considerazione per i rimborsi spese degli amministratori, e riguarda la natura del rapporto tra dipendente e azienda: mentre i collaboratori sono sempre inquadrati in un rapporto di lavoro subordinato, un amministratore potrebbe anche essere titolare di Partita IVA.

In particolare:

• Se l’amministratore collabora con la società in Partita IVA, il trattamento fiscale del rimborso spese è quello tipico dei professionisti.
• Se invece è inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato, le regole per il rimborso spese sono assimilabili in tutto e per tutto a quelle dei lavoratori dipendenti.

Per riassumere, quindi, il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore è influenzato dalla tipologia di inquadramento contrattuale di quest’ultimo e dall’eventuale luogo designato come “comune di lavoro”.

Nello specifico, se un amministratore figura come dipendente della società – percependo uno stipendio in quanto collaboratore parasubordinato – il regime fiscale relativo ai rimborsi delle spese è definito dall’articolo 51 del TUIR (Testo unico delle imposte sui redditi), lo stesso in vigore per i dipendenti.

In questo caso, l’importo e la modalità del rimborso spese in busta paga sono influenzati da:

• La tipologia di spese in questione: in alcuni casi, i rimborsi per il vitto e l’alloggio hanno un trattamento fiscale diverso rispetto ai rimborsi per il trasporto (come ad esempio l’indennità chilometrica, che approfondiremo nei paragrafi successivi).
• La modalità vera e propria di erogazione dei rimborsi (se analitica, forfettaria o mista).

Nel prossimo paragrafo ci soffermeremo sulla seconda distinzione, illustrando le peculiarità del rimborso spese analitico (o a piè di lista), forfettario e con modalità mista.

Nel caso di un rimborso analitico, l’azienda rimborsa all’amministratore l’importo esatto corrispondente alle spese sostenute. L’amministratore-dipendente è tenuto a certificare “analiticamente” le spese anticipate, conservando e mostrando alla società i relativi documenti giustificativi (ossia ricevute e fatture per i costi anticipati).

Nel rimborso analitico (detto anche a piè di lista) è molto importante la distinzione tra le diverse fonti di spesa: le somme erogate con questa modalità sono infatti deducibili per l’azienda fino a 180,76€ al giorno per le trasferte in Italia e fino a 258,23€ per viaggi all’estero, ma solo per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio). Le spese di viaggio, d’altro canto, sono completamente deducibili.

Per l’amministratore, infine, gli importi ricevuti a titolo di rimborso spese analitico non concorrono alla formazione del reddito (a meno che, come detto, lo spostamento non sia avvenuto all’interno del territorio comunale. In questo caso, le spese di trasporto opportunamente documentate sono esenti dalla formazione del reddito.

Come intuibile, il rimborso forfettario consiste nell’erogazione al lavoratore di un importo forfettario a copertura di tutte le spese sostenute durante la trasferta. In questo caso, l’azienda paga all’amministratore un compenso giornaliero prestabilito indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività a essa collegate.

Il collaboratore rimborsato con importo forfettario non è tenuto a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico i costi sostenuti tramite gli appositi giustificativi, semplificando notevolmente l’intero processo di rimborso.

La differenza più importante tra il rimborso spese a piè di lista e il rimborso forfettario riguarda principalmente il carico fiscale per l’amministratore, in quanto l’importo ricevuto non concorre a formare il reddito solo fino a una certa somma, ossia:

• Fino a 46,48€ al giorno quando la trasferta avviene in Italia.
• Fino a 77,46€ al giorno nei casi di trasferte all’estero.

Se l’amministratore percepisce un importo superiore a queste soglie, l’eventuale eccedenza viene considerata a tutti gli effetti come parte del proprio reddito.

Questa modalità viene solitamente utilizzata per gli spostamenti fuori dal territorio comunale, come ad esempio le trasferte all’estero.

Un’ulteriore tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questa categoria può essere considerata una combinazione tra il sistema a piè di lista e quello forfettario: una parte dei fondi viene rimborsata con metodo analitico, un’altra erogata con un importo predeterminato.

In questo caso, il rimborso ricevuto non concorre alla formazione del reddito fino alla soglia di:

• 30,99€ in Italia e 51,65€ all’estero al giorno in caso di rimborso analitico del vitto oppure dell’alloggio.
• 15,49€ in Italia e 25,82€ all’estero nel caso di rimborso analitico sia del vitto che dell’alloggio.

Se i casi presentati finora riguardano in modo generale tutte le possibili spese per cui l’amministratore può chiedere un rimborso, per le spese di trasporto sono necessarie alcune precisazioni importanti.

In primo luogo, come già anticipato, i costi in questa categoria non concorrono alla formazione del reddito del dipendente anche in caso di spostamenti all’interno del luogo di residenza, ma solo se opportunamente documentati. L’azienda, dal canto suo, può dedurre tali rimborsi integralmente (ad esempio per i biglietti di autobus, treni, aerei e/o per le corse in taxi).

Nel caso in cui l’amministratore utilizza la propria auto, la società potrebbe decidere di erogare un rimborso spese chilometrico, una sorta di valutazione a forfait delle spese sostenute per i trasporti con la propria vettura. L’importo del rimborso chilometrico viene determinato utilizzando apposite tabelle predisposte dall’ACI, l’Automobile Club d’Italia: per ogni tipologia di veicolo e di alimentazione, l’ente determina il tipo di esborso possibile a seconda dei prezzi medi del carburante.

Per quanto riguarda la deducibilità delle spese, gli importi ricevuti a titolo di rimborso chilometrico non concorrono alla formazione del reddito dell’amministratore, e in molti casi sono deducibili interamente anche dall’azienda.

Infine, agli amministratori inquadrati come dipendenti può essere riconosciuta anche un’indennità di trasferta per lo spostamento effettuato. Molto simile al rimborso forfettario, l’indennità di trasferta può tuttavia avere anche un carattere retributivo, e non risarcitorio: nel primo caso, concorre alla formazione del reddito dell’amministratore, essendo a tutti gli effetti un’aggiunta allo stipendio solitamente percepito. Nel secondo, potrebbe essere paragonata al rimborso forfettario, con le soglie menzionate in precedenza.

Non esiste una legge specifica sul trattamento fiscale dell’eventuale indennità di trasferta: occorre quindi fare riferimento al CCNL dell’amministratore o a eventuali accordi interni.

Nei casi di rimborsi con metodo analitico, misto e/o chilometrico, l’amministratore è tenuto a compilare e presentare una nota spese che illustri nel dettaglio i costi affrontati.

Solitamente è l’azienda stessa a mettere a disposizione un modello da utilizzare per dettagliare le spese da rimborsare. In altri casi, invece, la compilazione viene delegata del tutto al collaboratore.

In linea generale, ogni nota spese deve presentare alcune informazioni fondamentali:

• Dati anagrafici dell’amministratore.
• Dati dell’azienda.
• Data di compilazione della nota spese e della trasferta.
• Tipologie di spese effettuate e importo di ciascuna di esse.
• Importo totale.

Alla nota spese vanno allegati i giustificativi per ogni costo sostenuto (scontrini e fatture con data, ora, servizio, importo e dati del destinatario), che dovranno essere approvati singolarmente dall’azienda.

Come accennato all’inizio dell’articolo, è anche possibile che l’amministratore sia titolare di Partita IVA: in questo caso, il regime dei rimborsi segue la disciplina stabilita per il rimborso spese dei professionisti, con diverse variabili da considerare:

• Le modalità di spesa per l’esecuzione dell’incarico (in altre parole, se l’amministratore intesta le fatture a se stesso o alla società, ad esempio per le spese di viaggio).
• Le modalità di erogazione del rimborso (modalità analitica, forfettaria o mista).

In estrema sintesi è possibile stabilire che:

• Se le spese sono prepagate dalla società, l’amministratore non è tenuto a produrre fattura, essendo i costi intestati direttamente all’azienda.
• Se le spese sono sostenute e fatturate all’amministratore e a lui fatturate, ma si riferiscono ad anticipazioni effettuate per conto della società, i rimborsi ricevuti non costituiscono reddito da lavoro autonomo.
• Se, infine, le spese sostenute dall’amministratore sono anticipate e fatturate da quest’ultimo, contribuiscono alla formazione del suo reddito.

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