Come rimborsare le spese in busta paga ai dipendenti

In molti settori i viaggi di lavoro sono all’ordine del giorno, e capita spesso che un dipendente o una dipendente debba affrontare trasferte temporanee per periodi più o meno lunghi. In queste occasioni, è possibile che il lavoratore sostenga spese aggiuntive per i trasporti, il vitto e l’alloggio e molto altro.

In alcuni casi, è l’azienda stessa a occuparsi di questi aspetti logistici e a coprire fin dall’inizio i costi accessori per i lavoratori. In altri, invece, è il dipendente ad anticipare alcuni pagamenti, richiedendo successivamente il rimborso in busta paga per le spese effettuate.

I rimborsi spese per dipendenti rappresentano quindi una componente aggiuntiva allo stipendio, e possono essere erogati con diverse modalità e per varie categorie di costi sulla base degli accordi tra l’azienda e il lavoratore. In questo articolo cercheremo di spiegarti nel dettaglio tutti i limiti e gli obblighi fiscali dei rimborsi spese per dipendenti in busta paga.

Prima di analizzare le varie modalità per il rimborso spese dei dipendenti, assicuriamoci di comprendere appieno il significato di questa espressione.

I rimborsi spese, naturalmente, coprono solo i costi inerenti all'attività lavorativa, e mai le spese effettuate per motivi personali durante un giorno feriale: in altre parole, il rimborso di spese personali non è possibile in alcun caso.

Qualora questo principio non venisse rispettato, il datore potrebbe pretendere la restituzione delle somme erroneamente versate in favore dei lavoratori dipendenti. Per evitare incomprensioni è dunque necessario che le spese professionali siano ben documentate tramite giustificativi, note spese e ricevute di pagamento – un aspetto su cui torneremo nei paragrafi successivi.

Per ogni categoria di spesa esistono diverse tipologie di rimborso. È necessario quindi che il dipendente e il datore di lavoro concordino a priori il tipo di spese rimborsabili, l’entità del rimborso e, soprattutto, la modalità di erogazione.

In linea generale, i costi rimborsabili in busta paga solitamente includono:

• I costi sostenuti per il viaggio, sia per i biglietti dei mezzi sia in caso di utilizzo della propria automobile (ad esempio per il rimborso dei pedaggi autostradali).
• Le spese di vitto e alloggio.
• Eventuali pagamenti legati alla telefonia e alla connessione internet.

Questa lista, ovviamente, non è esaustiva: in base agli accordi interni, alla tipologia di incarico professionale e ad altri fattori specifici è possibile che il rimborso includa anche altre voci di spesa.

Come abbiamo detto, una “trasferta lavorativa” comporta solitamente lo spostamento temporaneo dell'attività lavorativa al di fuori della sede indicata sul contratto del dipendente. Tuttavia, è possibile che un lavoratore effettui una trasferta per uno o più giorni anche all’interno del proprio comune di lavoro.

Nel caso specifico di una trasferta nella città o paese in cui ha sede l'attività aziendale, il rimborso spese si integra quasi totalmente col reddito percepito (o, in altre parole, contribuisce quasi sempre alla base imponibile del lavoratore).

A questa regola fanno eccezione esclusivamente le spese di viaggio, come ad esempio le corse in taxi o gli abbonamenti dei mezzi, se documentate con le ricevute corrispondenti. I costi di queste spese possono essere rimborsati dall’azienda senza concorrere a formare il reddito del dipendente.

In linea generale, per gli spostamenti su lunga distanza (e quindi al di fuori del comune abituale di lavoro), il rimborso in busta paga può essere erogato con una modalità forfettaria, a piè di lista (analitica) o mista.

Analizziamo nel dettaglio le varie possibilità previste per il rimborso delle spese in busta paga:

• Rimborso analitico o a piè di lista: in questo caso, il dipendente riceve un rimborso di importo pari alle spese sostenute, a patto di fornire la documentazione delle spese affrontate mediante ricevute e fatture, i cosiddetti “giustificativi di spesa”. Solitamente, infatti, questi rimborsi devono essere controllati prima di essere approvati.
• Rimborso forfettario: questa modalità di rimborso prevede il pagamento di un importo fisso a copertura di tutti i costi sostenuti dal lavoratore, che viene erogato indipendentemente dalla spesa realmente sostenuta dal dipendente. In questo caso, il lavoratore non è tenuto a presentare note o fatture relative alle sue spese. Il rimborso forfettario viene definito anche “diaria”.
• Rimborso misto: si tratta di un compromesso tra i due precedenti, e varia a seconda dell'accordo stipulato tra dipendente e azienda. Ad esempio, il datore di lavoro può scegliere di rimborsare analiticamente le spese di vitto e alloggio e retribuire con un importo forfettario/diaria le altre spese (tra cui le spese non documentate, che approfondiremo nei prossimi paragrafi).

Un’ulteriore modalità per il rimborso è rappresentata dall’indennità forfettaria di trasferta in busta paga. Questo termine viene spesso usato in maniera errata come sinonimo di “diaria”, sebbene si tratti di un indennizzo differente.

In sostanza, l’indennità forfettaria in busta paga è una vera e propria aggiunta allo stipendio del lavoratore che effettua una trasferta, e non un importo elargito a titolo di rimborso spese.

L’importo dell’eventuale indennità – che come detto è di carattere retributivo, quindi compreso nel reddito e nella base imponibile - è solitamente determinato dal singolo CCNL, perché non esiste una normativa unitaria al riguardo. All’indennità di trasferta potrebbe essere aggiunto un rimborso analitico per alcune spese (adottando, di fatto, una modalità mista).

In alcuni casi, è possibile che il lavoratore non sia in grado di fornire ricevute e fatture a supporto dei costi sostenuti, magari perché ha smarrito una determinata fattura oppure non ha richiesto lo scontrino. In questi casi è possibile il rimborso spese in busta paga?

In generale, quando le spese vengono rimborsate con importo forfettario, tale somma serve a coprire anche i cosiddetti costi “non documentati”: come abbiamo detto, infatti, per questa modalità non è prevista la presentazione e l’approvazione di note spese e giustificativi.

In caso di rimborso analitico, invece, il datore di lavoro può concedere al dipendente una piccola somma a copertura di eventuali altre spese sostenute ma non documentate (come ad esempio i costi per la telefonia e la connettività).

Una volta chiarite le diverse modalità di rimborso spese per dipendenti, analizziamo nel dettaglio il trattamento fiscale per ciascuna di esse.

Per quanto riguarda il trattamento fiscale della sola indennità di trasferta, occorre valutare caso per caso e fare riferimento al singolo CCNL. Nello specifico, nel caso in cui l’indennità di trasferta venga considerata retributiva (in aggiunta al reddito) e non risarcitoria (ossia come un vero e proprio rimborso spese in busta paga), l’importo forfettario ricevuto concorre a formare il reddito del lavoratore.

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