Rimborso spese dipendenti in busta paga

Cos'è il rimborso spese dipendenti? Si tratta del risarcimento effettuato da un'azienda nei confronti dei lavoratori che effettuano spese durante lo svolgimento della loro mansione lavorativa al di fuori della sede specifica dell'azienda stessa. Per questo, infatti, i rimborsi spese che concorrono a formare il reddito di un lavoratore devono coprire solo i costi inerenti all'attività lavorativa e mai le spese effettuate per motivi personali durante un giorno feriale: per nessuna ragione possono essere utilizzati per il rimborso di spese personali.

Qualora questo principio non venisse rispettato, il datore è legittimato a pretendere la restituzione delle somme erroneamente versate in favore dei lavoratori dipendenti. L'indennità prevista, dunque, non avrebbe motivo di esistere. Per evitare fraintendimenti, è necessario che le spese effettuate siano ben documentate tramite giustificativi, note spese e ricevute erogate a seguito dei pagamenti.

Coloro che possono usufruire di questo rimborso spese sono:

• i dipendenti di un'azienda;
• i liberi professionisti che ricoprono il ruolo di consulenti, collaboratori occasionali o collaboratori a progetto e che si spostano dalla sede lavorativa indicata nel contratto lavorativo.

Rimborso spese in busta paga tassazione: come funziona? Esistono voci non tassate in busta paga? Poiché questi rimborsi spese possono contribuire alla creazione del reddito del dipendente, è importante capire se è prevista una tassazione sull'importo dell'indennità.

Qualora i rimborsi dovessero essere imponibili, sarebbe anche opportuno capire se ad essere tassato è il salario del lavoratore o l'impresa. Per questo è indispensabile concordare eventuali rimborsi tenendo sempre conto della normativa fiscale e della relativa legge.

Le voci dei rimborsi spese sono somme di denaro che vengono solitamente aggiunte a quelle reddituali percepite mensilmente. Quindi, sebbene l'importo di questi rimborsi possa trovarsi all'interno del reddito, è opportuno distinguerlo e pattuire con il proprio datore di lavoro le modalità con cui è erogato il rimborso spese. A seconda della tipologia di contratto, si risarciscono spese e costi sostenuti con modalità differenti.

Ad esempio, i rappresentanti e gli addetti commerciali usufruiscono di un rimborso spese quando devono affrontare delle trasferte, ovverosia quando effettuano delle spese (carburante, pedaggi delle autostrade, utilizzo del proprio veicolo o del veicolo di terzi) di vitto, di alloggio e di carburante. Poiché esistono diverse tipologie di spese da risarcire e diversi tipi di contratti lavorativi, è indispensabile che ci sia un accordo fra dipendente e proprietario dell'azienda. Rimborso affitto in busta paga? In realtà il rimborso del costo dell'affitto di un locale di lavoro o di un mezzo per effettuare la trasferta è possibile, ma occorre valutare caso per caso.

Le trasferte consistono nello spostamento temporaneo dell'attività lavorativa al di fuori della sede lavorativa indicata sul contratto firmato dal dipendente. La trasferta si distingue dal trasferimento: quest'ultimo, infatti, implica una modifica contrattuale della sede di lavoro.

Nel caso specifico di una trasferta in Italia, all'interno del comune nel quale ha sede l'attività aziendale, il rimborso spese (detto anche indennità di trasferta) si integra quasi totalmente col reddito percepito. A fare eccezione sono le spese di viaggio documentabili tramite biglietti, le ricevute di abbonamenti dei mezzi di trasporto e le ricevute di spostamenti in taxi: sebbene siano per spostamenti all'interno del territorio comunale, queste spese possono essere oggetto di rimborsi.

Per quanto riguarda i rimborsi dei costi di vitto ed alloggio, questi possono essere garantiti solo se stipulati dietro preventivo accordo. In questo caso, il pagamento delle tasse riferite al rimborso spetta al lavoratore. La normativa fiscale, infatti, prevede distinzioni e dettagli a cui bisogna prestare attenzione.

Ai costi di carburante, affitto della macchina o dei mezzi di trasporto si aggiungono, infatti, anche le spese di vitto e alloggio, le quali devono essere accuratamente documentate. Il rimborso dei costi di una trasferta deve infatti coprire tutte le spese sostenute da un dipendente per far fronte ai suoi bisogni nel momento in cui si trova fuori dal proprio comune lavorativo. Il contratto di lavoro deve quindi necessariamente tener conto delle spese previste per operare dentro e al di fuori dell'azienda, affinché sia ben chiari i dettagli relativi ai rimborsi in caso di trasferte.

Esistono tre tipologie di rimborsi spese che si adattano ad eventuali e differenti esigenze.

• Il rimborso forfettario è un tipo di rimborso che viene erogato indipendentemente dalla spesa realmente sostenuta dal dipendente: il suo importo è solitamente stabilito dai contratti collettivi, per questo non è necessario che il lavoratore documenti le proprie spese. A questi costi (importo del rimborso forfettario) possono essere aggiunte le spese relative al trasporto che potranno essere richieste tramite documentazione certificata, cioè a piè di lista, oppure in forma chilometrica.
• Il rimborso a piè di lista o analitico: un tipo di indennità per la quale il dipendente deve fornire la documentazione delle spese affrontate mediante ricevute e fatture. Si tratta di giustificativi di spesa e note spese: solitamente, infatti, questi rimborsi devono essere controllati prima di essere approvati.
• Il rimborso misto è, invece, un compromesso tra i due precedenti e varia a seconda dell'accordo stipulato tra dipendente ed azienda.

A seconda della tipologia di rimborso scelta, cambiano le norme e tributarie. Affinché non vi siano fraintendimenti, è bene accordarsi sin dall'inizio e appuntare prontamente nel contratto tutti i dettagli.

Come accennato, il rimborso dei costi del carburante merita un po' di attenzione. Per effettuare questo tipo di rimborsi spese - infatti - si possono utilizzare diversi metodi come, ad esempio, il conteggio analitico delle ricevute fiscali, degli scontrini e delle fatturazioni relative ai pagamenti comunicate all'azienda mediante un libretto dedicato alle spese carburante. Qualora questo metodo risultasse poco opportuno, si può anche scegliere di utilizzare il rimborso chilometrico, il cui servizio di conteggio è offerto direttamente dall'ACI. Questo ente compila infatti delle apposite tabelle, calcolando in modo approssimativo il costo del carburante inserendo gli estremi della tratta interessata ed i chilometri effettuati.

Datore di lavoro e dipendenti possono anche decidere di adottare un sistema standardizzato di restituzione al chilometro, pattuendo una cifra per ogni chilometro effettuato da parte del lavoratore e controllando il reale svolgimento delle mansioni assegnate.