Riconciliazione bancaria

Riconciliazione bancaria e riconciliazione contabile sono termini che descrivono la stessa attività. Vediamo la definizione.

L’attività di riconciliazione non è obbligatoria, ma fortemente consigliata per una migliore gestione contabile e finanziaria dell’azienda. Può essere gestita internamente dal personale amministrativo, oppure esternamente richiedendo l’aiuto di esperti contabili.

Non esiste una tempistica valida in tutti i casi, ma si consiglia di eseguirla con la stessa cadenza con cui si redigono le scritture contabili (mensile, trimestrale o semestrale).

Altri fattori da prendere in considerazione per decidere la frequenza sono:

• la presenza di più conti aziendali;
• la quantità di transazioni effettuate regolarmente dall’azienda.

La riconciliazione contabile nasce per risolvere una sfida quotidiana di aziende e Partite IVA: i movimenti contabili vengono registrati con modalità e tempi diversi rispetto ai movimenti bancari.

Quindi, è difficile associare un movimento contabile alla transazione bancaria corrispondente. Ed è qui che entra in gioco la riconciliazione contabile, che offre tre vantaggi principali:

• semplifica la gestione finanziaria e contabile dell’azienda;
• aiuta a rilevare e risolvere subito le eventuali differenze tra i movimenti bancari e contabili;
• consente di avere dati chiari e aggiornati per i potenziali controlli dell'Agenzia delle Entrate.

Il processo di riconciliazione bancaria consiste in una serie di passaggi chiave.

Per prima cosa, ci sono tre metodi per fare la riconciliazione contabile:

• manualmente: confrontando l’estratto conto bancario e la prima nota* contabile e spuntando una alla volta le varie voci dei movimenti corrispondenti in entrambi i documenti;
• mediante un file Excel: inserendo in un singolo file i movimenti bancari e contabili, con le informazioni relative al saldo iniziale, alla data e alla causale di ogni movimento;
• tramite un apposito software: caricando il file dell’estratto conto e il file della prima nota, il software effettua la riconciliazione in modo automatico.

Una volta scelto il metodo da utilizzare, assicurati di avere tutta la documentazione necessaria:

• l’estratto conto del periodo scelto (mensile, trimestrale o semestrale);
• la prima nota dello stesso periodo di riferimento;
• la riconciliazione bancaria del periodo precedente.

Ricorda che la prima nota deve essere aggiornata, quindi verifica che siano stati registrati tutti i movimenti contabili prima di iniziare.

A questo punto, non ti resta che analizzare attentamente tutti i documenti, confrontando i movimenti registrati sull'estratto conto con quelli presenti nella prima nota. Dovrai anche controllare che il saldo corrisponda con quello della riconciliazione bancaria precedente.

Durante il processo di riconciliazione contabile, bisogna prestare attenzione a quattro errori principali:

• duplicazione di un’annotazione: la doppia registrazione di un movimento potrebbe portare a delle discrepanze nella riconciliazione;
• mancata registrazione di un movimento: capita molto spesso di dimenticare di registrare un movimento contabile nella prima nota;
• errori di battitura: invertire due cifre o mettere una virgola al posto sbagliato possono cambiare drasticamente il saldo finale, causando errori a livello contabile;
• errori da parte della banca: se nell’estratto conto noti incongruenze che non rientrano nelle casistiche precedenti, potrebbe trattarsi di un errore della banca da segnalare il prima possibile.

Fare la riconciliazione bancaria è semplice, basta seguire quattro consigli:

• controlla il saldo finale e iniziale di ogni mese, per scoprire subito in quale mese è presente una discrepanza tra l’estratto conto e la prima nota;
• verifica che tutti i movimenti del periodo siano stati registrati nella prima nota;
• controlla una sezione alla volta, per semplificare il lavoro;
• automatizza la riconciliazione contabile con un software dedicato, per ridurre gli errori e risparmiare tempo.

Oggi la riconciliazione contabile è ancora più semplice grazie allo sviluppo di software dedicati. Si tratta di strumenti indispensabili soprattutto per le aziende che non riescono a gestire grandi volumi di movimenti bancari e contabili.

Utilizzare un software gestionale per la riconciliazione bancaria offre numerosi vantaggi:

• risparmiare tempo: il software confronta i dati automaticamente, senza bisogno di fare un controllo manuale;
• evitare errori e discrepanze: il confronto è affidato a uno strumento informatico, quindi si elimina la possibilità di errore umano;
• gestire un gran numero di movimenti in modo efficiente.