Stornare

In ambito contabile, lo storno è un'operazione che ha lo scopo di annullare o correggere una transazione in entrata nei registri finanziari. Gli storni sono necessari, ad esempio, in caso di errori di addebito o per apportare modifiche a documenti fiscali già emessi, come scontrini o fatture.

Lo storno può riguardare vari tipi di documenti e operazioni di pagamento, come ad esempio:

• Fatture elettroniche;
• Scontrini;
• Note di credito;
• Bonifici;
• Pagamenti tramite POS.

Ciascuna operazione può variare in base all’elemento da stornare. Nelle prossime sezioni approfondiremo le modalità per lo storno in ogni caso specifico.

Come si fa, in pratica, a stornare un documento? Come abbiamo detto, la procedura è diversa a seconda della situazione. In linea generale, tuttavia, è possibile riassumere i passaggi comuni nelle operazioni di storno:

1. Identificazione dell'errore: il titolare di un’attività o il cliente individua un errore in un documento fiscale, come ad esempio imprecisioni nei dati anagrafici, importi inferiori o superiori a quanto dovuto o altre difformità di qualsiasi tipo.
2. Richiesta di autorizzazione: una volta individuato il problema, occorre ottenere l'autorizzazione necessaria per procedere con lo storno, contattando il cliente oppure il titolare dell’attività commerciale.
3. Creazione di un documento di storno: in molti casi occorre poi generare un nuovo documento contabile, il cosiddetto “documento di storno", che annulla l'errore presente nel documento originale. Come vedremo in seguito, la procedura da seguire può variare in base alla situazione.
4. Registrazione e invio del documento di storno: il documento di storno va registrato nel proprio sistema contabile, controllando che i dati siano corretti. Infine, è necessario inviare o consegnare una copia del documento di storno al cliente.

Con le “vecchie” fatture cartacee era possibile correggere eventuali errori senza annullare il documento già creato (soprattutto se non era ancora stato inviato al cliente). Per modificare i dati o gli importi indicati su una fattura elettronica già inviata, invece, è necessario procedere allo storno del documento, creando una “nota di variazione”.

Per stornare una fattura è necessario creare una nota di credito “a storno totale” (ossia pari all’importo della fattura originaria), che annulla del tutto quanto indicato nel documento inviato al cliente. Successivamente, se necessario, sarà possibile emettere una nuova fattura con i dati e le somme corrette.

A causa di sviste, o per la fretta, potrebbe capitare di emettere uno scontrino con un importo sbagliato. In questi casi è necessario stornare il documento creato ed emetterne uno nuovo. Questo processo può svolgersi in due modi:

• Se lo scontrino è già stato stampato, ma non è ancora stato consegnato al cliente, per annullarlo è necessario tracciare una barra diagonale a penna su di esso e scrivere “annullato”, includendo la firma dell’operatore di cassa. Lo scontrino annullato andrà incluso con la stampa di chiusura giornaliera del registratore di cassa, e sarà necessario riportare la differenza tra il totale degli incassi giornalieri e gli eventuali scontrini annullati.
• Se invece lo scontrino è già stato consegnato al cliente, non è possibile annullarlo. In questo caso, è necessario inserire un’indicazione scritta sul registro elettronico dei corrispettivi (un libro contabile obbligatorio per tutte le attività commerciali) e detrarre l’importo del documento da annullare, indicando il numero dello scontrino e l’ora dell’emissione.

I dati contenuti in uno scontrino, e che potrebbe essere necessario correggere, sono ad esempio:

• Le indicazioni dell’emittente (ragione sociale, numero di Partita IVA e altri dati contabili);
• La data e ora di emissione;
• I prodotti o servizi acquistati dal consumatore e l’importo pagato per ciascun articolo;
• Il totale dovuto.

Oltre a ciò, su ogni scontrino è anche necessario indicare il numero del documento e la matricola del dispositivo utilizzato, nonché eventuali sconti e rettifiche applicate.

Come abbiamo visto, una nota di credito è un documento fiscale che viene spesso utilizzato per stornare una fattura emessa. Ma cosa succede se anche la nota contiene un errore?

In questo caso, occorre emettere una nota di debito pari all’importo di quella di credito. Anche questo terzo documento va inviato al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Una volta emessa la nota di debito, la nota di credito è “stornata” a tutti gli effetti. A questo punto, è possibile creare una nuova nota di credito con gli importi corretti.

Un bonifico è un’operazione bancaria che consente di trasferire una somma di denaro dal conto corrente del mittente a quello del destinatario. Solitamente può essere di due tipi:

• Ordinario, quando deve essere approvato manualmente dalla banca del mittente. Il pagamento, dunque, potrebbe arrivare dopo uno o due giorni lavorativi, in base alle tempistiche bancarie.
• Istantaneo, quando la somma viene inviata e ricevuta immediatamente senza necessità di controlli specifici. Solitamente, i bonifici istantanei richiedono il pagamento di una commissione aggiuntiva.

La differenza tra queste due modalità di invio (e ricezione) dei bonifici è fondamentale per capire come procedere allo storno.

• In caso di un bonifico ordinario, è possibile revocare il pagamento prima che venga elaborato dalla banca (quindi, solitamente, entro un giorno lavorativo). Se la somma è già stata inviata, ma la persona destinataria non l’ha ancora ricevuta, si può comunque provare a contattare il proprio istituto bancario per richiedere la restituzione.
• Per un bonifico istantaneo, invece, lo storno è praticamente impossibile. La somma, infatti, viene ricevuta istantaneamente, e l’operazione è dunque irrevocabile.

Pur essendo una modalità di pagamento comoda e veloce, può capitare di dover annullare una transazione con POS, magari perché è stata addebitata una somma superiore a quanto previsto o perché è stato digitato un importo sbagliato sul terminale senza accorgersene. In queste circostanze è necessario stornare il pagamento effettuato. Ma come si fa?

• Se la richiesta di storno parte dal cliente, dovrà contattare il proprio istituto bancario e spiegare la situazione. Solitamente, infatti, non è possibile decidere in autonomia di annullare un pagamento, ma è la banca a restituire la somma addebitata. Lo storno è consentito solo in casi particolari, ad esempio per acquisti non autorizzati o in caso di smarrimento della carta.
• Se invece è il commerciante a voler stornare un pagamento ricevuto, bisognerà controllare le funzionalità del POS che utilizza. I terminali di pagamento consentono spesso di stornare l’ultima transazione effettuata, restituendo direttamente i fondi all’acquirente. Per lo storno di transazioni precedenti, tuttavia, potrebbe essere necessario contattare il proprio fornitore.

In Italia, i pagamenti tramite POS sono sempre più frequenti.