Ricevuta

Ricevuta è un termine generico utilizzato in diversi contesti. Ma di cosa si tratta?

Le ricevute non sono tutte uguali. Ne esistono quattro tipologie diverse:

• ricevuta fiscale;
• ricevuta di pagamento;
• ricevuta bancaria;
• ricevuta di prestazione occasionale.

Oltre allo scontrino, molti commercianti utilizzano la ricevuta fiscale per attestare l’avvenuto pagamento da parte dei clienti. Ma cos’è la ricevuta fiscale?

La ricevuta fiscale viene prodotta in duplice copia, di cui una viene consegnata al cliente e l’altra resta al fornitore.

Una volta pagato, un fornitore di beni o servizi può dichiarare l’estinzione del debito di un cliente tramite la ricevuta di pagamento. Vediamo la definizione.

In questa ricevuta, detta anche quietanza di pagamento, si indicano informazioni come:

• la fattura a cui si riferisce il pagamento;
• lo stato del pagamento (ad esempio, se il cliente ha versato solo un acconto o l’intera somma dovuta);
• la data di pagamento;
• l’importo pagato.

La quietanza di pagamento non coinvolge soltanto le Partite IVA, perché può essere emessa anche da privati verso altri privati.

La ricevuta bancaria coinvolge quattro soggetti: il fornitore del bene/servizio (creditore), il cliente (debitore) e le banche del fornitore e del cliente. Ma cosa si intende per ricevuta bancaria?

Ecco come funziona la ricevuta bancaria:

1. il fornitore emette la fattura specificando che il pagamento deve avvenire tramite Ri.Ba;
2. la banca del fornitore invia alla banca del cliente la ricevuta bancaria;
3. la banca del cliente lo avvisa della richiesta di pagamento;
4. il cliente paga l’importo dovuto entro la data segnata sulla Ri.Ba;
5. la banca del cliente gli consegna la ricevuta bancaria come prova del pagamento.

Sulla ricevuta bancaria si segnano le seguenti informazioni:

• dati di creditore e debitore;
• riferimento al numero della fattura emessa;
• modalità di pagamento;
• scadenza entro cui saldare l’importo.

Chi non ha la Partita IVA può effettuare lavori saltuari entro certi limiti. Puoi approfondire i limiti da rispettare nella pagina dedicata a cos’è la prestazione occasionale.

La ricevuta di prestazione occasionale contiene:

• i dati del fornitore e del cliente;
• il numero univoco della ricevuta;
• la data di emissione;
• il compenso ricevuto;
• la ritenuta d’acconto del 20%;
• la marca da bollo di 2€ se l’importo supera i 77,47€;
• l’importo totale.

Una volta compresa la differenza tra le varie ricevute, il passo successivo è conoscere come emettere una ricevuta fiscale e come conservare le ricevute dei fornitori per detrarle dalle tasse.

Sulla ricevuta fiscale sono presenti questi dati:

• il numero univoco che identifica il documento;
• la data di emissione;
• la ragione sociale, il codice fiscale o il numero di Partita IVA e l’indirizzo del soggetto emittente;
• il nome e il cognome del cliente;
• la descrizione e la quantità dei beni o servizi acquistati;
• l’importo pagato.

A seguito di nuove normative fiscali, l’utilizzo delle ricevute è diminuito drasticamente.

Possono ancora emettere ricevute fiscali alcune categorie di contribuenti:

• chi vende tabacchi, carburanti, giornali e prodotti agricoli;
• chi presta servizi di trasporto pubblico, per cui i biglietti di trasporto hanno valore fiscale;
• chi presta servizi di telecomunicazione e radiodiffusione;
• chi vende prodotti o servizi a bordo di navi, aerei o treni nel corso di trasporti internazionali.

Il tempo di conservazione varia in base a due fattori principali: il destinatario della ricevuta e la tipologia di documento.

I privati sono tenuti a conservare i documenti fiscali che attestano le spese detraibili e deducibili in dichiarazione dei redditi, in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate:

• vanno conservati per 5 anni gli scontrini o le ricevute delle spese mediche e condominiali e delle spese relative al canone di affitto e agli interessi del mutuo;
• vanno conservate per 3 anni le ricevute legate alle altre spese.

Le imprese invece sono obbligate a conservare le scritture contabili per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, in base all’articolo 2220 del Codice Civile).

Si considerano scritture contabili tutti i documenti che attestano i movimenti economici e finanziari di un’azienda, quindi anche fatture, ricevute, scontrini, ecc.

Le Partite IVA in regime ordinario possono diminuire le imposte da pagare scaricando le spese sostenute. Per farlo però devono conservare le ricevute cartacee in caso di controlli fiscali.

Con il conto business Qonto conservi le ricevute in due modalità:

• cartacea: scatta una foto e l’app estrapola i dati di pagamento, così devi conservare la ricevuta originale solo per eventuali controlli dell’Agenzia delle Entrate;
• digitale: carica una foto della ricevuta sull’app e Qonto la digitalizza e certifica, per poter eliminare la ricevuta cartacea anche in caso di controlli fiscali.

In questo modo, puoi caricare le spese sostenute autonomamente per la tua attività e approvare le note spese degli acquisti effettuati dai tuoi dipendenti.