Trasferte e spese viaggio auto

Se sei un titolare di un'azienda, un professionista o un dipendente hai sicuramente avuto a che fare o sentito parlare di trasferte lavorative, di spese viaggio auto, di calcolo spese carburante, di trasferte con obiettivi di rappresentanza.

Scopriamo insieme tutti i dettagli sulle trasferte e in particolar modo sulle spese relative al carburante e agli spostamenti in auto.

Una trasferta lavorativa è uno spostamento temporaneo che un titolare di un'impresa o un collaboratore effettua per portare a termine una mansione lavorativa o per svolgere un'attività di rappresentanza o promozione aziendale.

La trasferta lavorativa è tale solo se il periodo nel quale avviene lo spostamento (in Italia o all'estero) è limitato.

Quando il cambio di sede lavorativa è definitivo si parla di trasferimento. Diversamente da coloro che si trovano a dover compiere una trasferta occasionale o un trasferimento, i trasfertisti sono coloro per i quali la trasferta è una peculiarità lavorativa, ovverosia è prevista da contratto.

Come accennato, la trasferta di lavoro implica necessariamente uno spostamento al di fuori del comune nel quale si trova la sede di lavoro abituale.

Lo spostamento può avvenire con un mezzo aziendale, come un'auto aziendale, con un mezzo noleggiato o con un mezzo di trasporto pubblico come treni, aerei, autobus.

Le spese relative al carburante, al noleggio del mezzo di trasporto o ai biglietti possono essere anticipate dal lavoratore o pagati direttamente dall'azienda.

La scelta del mezzo con il quale viaggiare dipende dal budget a disposizione, dal numero di persone in partenza e dalla distanza.

In generale, l'auto può essere una buona soluzione se il luogo da raggiungere non è lontano e se ci sono più passeggeri. Prima di organizzare la partenza, è comunque possibile fare una previsione dei costi.

Quando si sceglie di viaggiare in auto (che sia aziendale o meno) occorre tener conto anche dei costi relativi al carburante e al pedaggio autostradale. Per essere certi della convenienza della trasferta, ti consigliamo di fare qualche calcolo per capire come spendere meno e risparmiare.

Per calcolare i costi complessivi relativi al percorso in auto occorre:

• Calcolare la distanza e il tragitto in chilometri, utilizzando ad esempio Google Maps
• Calcolare il consumo di carburante al litro della vettura
• Calcolare i tempi di percorrenza

Per velocizzare questo processo, è possibile fare i calcoli utilizzando strumenti e siti come ViaMichelin.

Altro fattore da tenere in considerazione è il costo del pedaggio autostradale relativo all'andata e al ritorno. Conoscendo con anticipo la destinazione, è facile capire in maniera esatta quali saranno le spese autostradali da sostenere.

Tra gli strumenti di ricerca utilizzabili per le trasferte in Italia, ti suggeriamo di consultare il sito di Autostrade per l'Italia e calcolare i costi relativi al pedaggio scegliendo il casello di entrata e di uscita.

A volte può essere conveniente scegliere di fare anche una trasferta all'estero utilizzando un'auto. In questo caso ti suggeriamo di informarti sul costo locale del carburante.

Per quanto riguarda i dati relativi ai costi dei pedaggi autostradali all'estero, il sito ViaMichelin può essere un valido strumento di ricerca.

Quando è il dipendente ad anticipare tutti i costi relativi ad una trasferta, come le spese di vitto e alloggio, del carburante o del mezzo di trasporto, all'azienda spetta il compito di rimborsarlo.

Esistono diverse tipologie di rimborso (rimborso forfettario, misto e analitico). Non sempre, però, è semplice gestire i rimborsi, le note spese e i giustificativi di spesa.

È possibile semplificare la gestione della contabilità aziendale e la gestione delle trasferte offrendo delle carte business flessibili al proprio team.

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In questo modo tu puoi mantenere il controllo sui movimenti del conto e ogni membro del tuo team ha la possibilità di utilizzare direttamente il budget aziendale.