Auto aziendale: guida all'acquisto e alla gestione

Per poter svolgere al meglio il proprio lavoro, molte imprese sono obbligate a dotarsi di uno o più veicoli aziendali. Spesso utilizzata per eventuali trasferte o per effettuare consegne, in un mercato del lavoro sempre più competitivo l’auto aziendale sta diventando un benefit interessante anche per attrarre e trattenere i talenti.

A volte indispensabile per alcune mansioni, in altri casi viene la vettura viene concessa in “uso promiscuo”, ossia con la possibilità di poterla usare anche al di fuori dell’orario di lavoro per gli spostamenti personali.

Ma chi ha diritto alla macchina aziendale, quali sono i vantaggi per l’azienda e per il dipendente, e in quali casi l’impresa può detrarre i costi sostenuti? Nei prossimi paragrafi approfondiremo questi argomenti e non solo, illustrando tutte le regole e le casistiche riguardo le auto aziendali.

Un’auto aziendale è una vettura di proprietà dell’azienda che viene usata dai dipendenti o dai soci per necessità professionali, ossia per spostamenti legati all’attività lavorativa.

Questi veicoli possono essere impiegati per diverse mansioni, come ad esempio:

• i viaggi dei dipendenti;
• il trasporto di merci;
• eventuali consegne.

Le auto vengono acquistate o noleggiate dall'azienda stessa, e sono utilizzate per scopi specifici legati alle operazioni dell’impresa.

In determinati casi l’auto aziendale può rappresentare anche un vero e proprio benefit da concedere ai dipendenti. Se l’autovettura viene offerta a uso promiscuo, il lavoratore può utilizzarla anche di sabato e domenica e durante le altre giornate non lavorative, sia di giorno che di notte.

Dal punto di vista dell’impresa, una vettura aziendale può rivelarsi un’ottima soluzione per offrire un mezzo di trasporto efficiente e conveniente ai lavoratori, facilitando gli spostamenti per incontri commerciali, visite ai clienti e altre attività, e contribuire così alla produttività complessiva dell'azienda.

Una società può scegliere di:

• acquistare una vettura, assumendone quindi la proprietà completa;
• noleggiarla per un lungo periodo;
• stipulare un leasing, ossia un noleggio con la possibilità di acquistare il veicolo alla fine del contratto.

Inoltre, può concedere l’automobile come:

• bene strumentale, utilizzabile solo per l’attività lavorativa;
• vettura in uso promiscuo, adatta anche per gli spostamenti personali e fuori dall’orario lavorativo.
• automobile a uso personale, concessa al lavoratore solo per scopi e spostamenti privati;

Prima di dotarti di un’auto aziendale, considera i seguenti aspetti:

1. chi può guidare la vettura;
2. come funzionano le detrazioni fiscali;
3. quali sono i costi per l’auto aziendale;
4. come funziona l’assicurazione per le vetture dell’impresa.

Nei prossimi paragrafi approfondiremo nel dettaglio ciascuno di questi argomenti.

Un’auto aziendale è un’ottima soluzione per le aziende che hanno necessità ricorrente di usare un veicolo per fini aziendali. Inoltre, il veicolo dell’impresa è solitamente ben equipaggiato e offre convenienza, prestigio, possibili vantaggi fiscali e un potenziale incremento della produttività.

Per riuscire a capire chi può guidare un’auto aziendale, è necessario distinguere tre scenari:

Nel caso dei beni strumentali, solitamente solo chi lavora nell’azienda può guidare la vettura. Negli altri due scenari, invece, è possibile che l’auto possa essere messa a disposizione anche dei familiari del lavoratore. Tuttavia, non esistono regole generali per questa situazione, e bisogna sempre fare riferimento al contratto di utilizzo della vettura e agli accordi stabiliti con l’azienda. Le possibilità possono essere tre:

• viene concesso l’uso della vettura solo al dipendente;
• si stabilisce che anche i familiari stretti (coniuge o figli) possano guidarla, eventualmente a partire da una certa età;
• l’uso potrebbe venire concesso anche ad altre persone.

Come detto, si tratta in ogni caso di situazioni specifiche, di cui è consigliabile discutere in anticipo con il datore di lavoro per evitare fraintendimenti.

Un ulteriore aspetto da considerare riguardo l’uso e la concessione di un’auto aziendale riguarda le detrazioni fiscali per i costi sostenuti dall’impresa.

In generale, è possibile dedurre interamente l’IVA per l’auto aziendale se:

• la vettura viene concessa come bene strumentale, ossia solo per svolgere l’attività lavorativa;
• si tratta di un veicolo indispensabile per le mansioni dei lavoratori.

Se, invece, l’auto aziendale viene data in uso promiscuo ai dipendenti, l’IVA è detraibile al 40%.

Per quanto riguarda invece la deducibilità dei costi legati all’auto, la percentuale è variabile tra il 20% e il 70% in base a vari fattori, come ad esempio il rapporto tra l’uso personale e quello aziendale. Il testo di riferimento al riguardo è l’articolo 164 del TUIR, il Testo unico delle imposte sui redditi.

Se l’auto viene concessa al dipendente come bene strumentale, non è previsto alcun costo per il lavoratore. In caso di uso promiscuo, invece, l’uso dell’auto concorre alla formazione del reddito.

Nello specifico, il valore dell’auto concessa al dipendente viene calcolato su una percentuale del costo per ogni km percorso, che è variabile in base alle emissioni di CO2 del veicolo e parametrato su 15.000 km di percorrenza all’anno. I valori sono stabiliti da apposite tabelle annuali stilate dall’ACI, l’Automobile Club d’Italia, che sono quindi i valori di riferimento per calcolare il “costo” dell’auto aziendale per il dipendente (ossia il suo impatto sul reddito complessivo).

Per quanto riguarda i costi legati all’utilizzo quotidiano dell’automobile, solitamente la manutenzione del veicolo spetta all’azienda (che ne è di fatto la proprietaria), mentre le spese per il carburante vengono divise tra il dipendente e l’impresa in base all’utilizzo della vettura. Tuttavia, anche in questo caso non esistono regole universali, e gli accordi interni possono prevedere situazioni diverse.

Proprio come le automobili per uso privato, anche per le auto aziendali è obbligatorio sottoscrivere una polizza RC Auto, ossia un’assicurazione.

L’iter assicurativo non è diverso da quello in vigore per le altre vetture: anche per quelle aziendali, ad esempio, vale il diritto di mantenere la classe di merito assegnata.

L’unica differenza riguarda il contraente della polizza: un’auto aziendale, e la relativa assicurazione, sono intestate alla società stessa, ed è l’impresa a essere responsabile del pagamento del premio assicurativo. L’assicurazione può essere sottoscritta per una sola auto oppure per l’intera flotta di veicoli aziendali.

Occorre però prestare attenzione al guidatore della vettura: di solito, le compagnie assicurative limitano la copertura solo alle persone indicate come conducenti, che sono quindi le uniche autorizzate a fruire del veicolo. Inoltre, l’azienda ha l’obbligo di comunicare alla Motorizzazione il nome della persona, o delle persone, che hanno il diritto di guidare l’automobile.

Per dotarsi di un’auto aziendale, un’impresa può scegliere di acquistare direttamente la vettura, intestandola alla società, di noleggiarla per un periodo di tempo prestabilito oppure optare per un leasing. Quest’ultima modalità si differenzia dal noleggio in quanto, alla fine del contratto, è prevista la possibilità di riscattare il veicolo: in altre parole, l’azienda può decidere di acquistare l’automobile noleggiata in leasing versando la cifra pattuita inizialmente.

Nella tabella riassumiamo i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna modalità.

La scelta di una specifica modalità dipende sempre dalle esigenze aziendali: se si prevede di percorrere lunghe distanze, potrebbe rivelarsi più conveniente acquistare una vettura di proprietà dell’azienda. D’altro canto, un’auto aziendale in noleggio o in leasing non rientra tra i patrimoni dell’impresa, quindi non può essere pignorata dai creditori in caso di debiti.

Infine, è importante considerare anche la normativa in merito alla vendita di un’auto aziendale, nello specifico riguardo l’applicazione dell’IVA. In generale, è necessario prendere in considerazione la detrazione IVA che si è applicata quando la vettura è stata acquistata. Se è stata detratta integralmente, allora l’intero ricavato della cessione è imponibile ai fini IVA con aliquota ordinaria. In altri casi (indetraibilità totale o detraibilità parziale), si applicano invece regole diverse.

Quando un’auto aziendale viene concessa in uso promiscuo, può essere utilizzata dal dipendente anche come auto personale, ossia per motivi non legati esclusivamente all’attività lavorativa.

In questo caso, l’uso dell’automobile contribuisce alla formazione del reddito del dipendente, sulla base delle già menzionate tabelle ACI.

La legge non prevede specifiche limitazioni riguardo l’uso della vettura da parte del dipendente. Tuttavia, gli accordi con il datore di lavoro potrebbero prevedere clausole specifiche sulle persone a cui è concesso l’uso dell’automobile (solo il lavoratore o anche i suoi familiari più stretti) o sulla divisione dei costi del carburante, i quali solitamente sono a carico dell’azienda.