5 consigli per gestire i soldi per aziende e Partite IVA

Gestire le spese aziendali non è semplice. Che tu sia professionista o alla guida di un’azienda, per esempio ti sarà capitato di passare ore e ore a rivedere e approvare le note spese tue o dei tuoi collaboratori, e a studiare le linee guida aziendali per capire se le spese rispettassero o meno il protocollo.

Ancora oggi molti business hanno a che fare con questo tipo di problemi. E, di conseguenza, sprecano tempo, energia e denaro.

Fortunatamente esiste una soluzione: un metodo completo per semplificare la gestione delle spese che puoi mettere in pratica fin da subito. In questo articolo, ti spieghiamo tutto quello che c'è da sapere per ottimizzare la gestione delle tue spese aziendali o professionali.

A volte bisogna rifiutare una richiesta di rimborso spese perché la ricevuta non è valida o per altre ragioni.

Per evitare ogni possibile equivoco, ti consigliamo di creare una policy per la gestione delle spese.

In particolare, una policy per la gestione delle spese:

• definisce le spese ammissibili;
• fissa un massimale per ogni tipo di spesa;
• stabilisce i termini temporali entro cui devono essere forniti i giustificativi;
• segnala quali informazioni è necessario riportare.

Una policy per la gestione delle spese deve essere chiara, esaustiva e comprensibile. In modo da evitare incomprensioni o attriti e fissare delle linee guida valide per tutti i dipendenti.

Se non sai come scrivere questo documento, scarica il modello di policy personalizzabile creato da Qonto.

Le imprese di solito effettuano spese aziendali in due modi:

• chiedono ai dipendenti di utilizzare la loro carta di pagamento personale, per poi dover richiedere il rimborso tramite note spese;
• usano un’unica carta aziendale per tutte le spese, ricevendo continue richieste di utilizzo da parte del team e condividendo dati sensibili per messaggio o via email.

Anche i professionisti a Partita IVA spesso si ritrovano a utilizzare il conto e le carte di credito personali anche per le spese professionali.

Per fortuna, esistono metodi di pagamento alternativi che possono risolvere questi problemi.

Attivare carte aziendali personalizzabili consente di:

• assegnarle ai collaboratori che effettuano spese ricorrenti per conto dell’azienda;
• avere carte di pagamento dedicate alle spese della tua Partita IVA.

In questo modo i collaboratori non devono anticipare soldi per l'azienda e tu puoi monitorare le finanze della tua impresa o Partita IVA.

Qonto ti offre carte aziendali personalizzabili che consentono di:

• impostare limiti di spesa predefiniti, su base giornaliera, mensile o per transazione;
• limitare l'uso della carta ad alcuni giorni della settimana o ad alcune fasce orarie;
• limitare i pagamenti online o all'estero.
• permettere ai dipendenti di inserire un giustificativo per ogni spesa effettuata con carta aziendale.

La carta usa e getta è più adatta invece in due contesti:

• quando una persona del team ha bisogno di effettuare una spesa occasionale;
• per effettuare un acquisto online su un sito sconosciuto o poco affidabile.

Il vantaggio di questa carta è che ha un limite di utilizzo nel tempo, solitamente legato a un solo pagamento.

Le carte usa e getta di Qonto, ad esempio, permettono di:

• pre-impostare un preciso limite di spesa;
• definire una data di scadenza per la validità della carta;
• essere usate online o in negozio, aggiungendole a Google Pay o Apple Pay.

Per avere ben chiari i flussi di cassa della tua azienda, stabilisci un budget per ogni progetto.

Una strategia per farlo è avere conti multipli.

Aprire conti multipli con IBAN dedicato ti consente di:

• depositare su ogni conto il budget assegnato a un determinato progetto o team;
• accantonare denaro per spese future, come tasse, contributi, ecc.;
• categorizzare e monitorare ogni entrata e uscita.

Se hai una Partita IVA invece puoi utilizzare diverse carte virtuali in base al progetto a cui stai lavorando. Così puoi evitare il rischio di superare i budget allocati e avere ben chiare le spese da sostenere.

Se sei a capo di una piccola azienda o hai una Partita IVA, ti sarà capitato di dedicare molte ore alla creazione e gestione delle note spese.

Per fortuna, esiste una soluzione per rendere il processo decisamente più fluido: la digitalizzazione dei giustificativi.

Grazie alla certificazione con valore probatorio, le tue ricevute digitali hanno lo stesso valore legale degli originali cartacei. Così potrai finalmente dire addio ai grossi faldoni di giustificativi anche in caso di controlli fiscali.

Ecco come puoi eliminare le ricevute cartacee con Qonto:

1. i tuoi dipendenti caricano una foto della ricevuta sull’app;
2. Qonto digitalizza e certifica la ricevuta;
3. il reparto contabile o i manager approvano la spesa;
4. i dipendenti ricevono il rimborso e possono liberarsi dell’originale cartaceo.

Spesso i manager faticano a delegare la gestione delle spese e si trovano sommersi di richieste di approvazione per ogni singola spesa del team.

In realtà, il lavoro di squadra è la chiave per una gestione ottimale delle spese.

Con Qonto, puoi creare accessi personalizzati al conto aziendale per i tuoi dipendenti

Una gestione delle spese collaborativa è un vantaggio per tutti:

• i progetti si muovono più velocemente;
• i dipendenti si sentono più autonomi e quindi più motivati;
• tu puoi risparmiare tempo da dedicare ad attività più strategiche del tuo business.

Gestire le finanze aziendali non è semplice. Per questo motivo abbiamo scritto vari articoli che possono aiutarti:

• budget aziendale: cos’è, quante tipologie ci sono e come pianificarlo;
• costi aziendali: quali sono e 3 strategie per ridurli;
• app nota spese: come scegliere la migliore e automatizzare le richieste di rimborso;
• 3 consigli insoliti per migliorare la gestione delle finanze.