Carte business e nota spese: tutto ciò che devi sapere

I tuoi collaboratori sono spesso in viaggio per trasferte lavorative o si trovano a dover anticipare costi aziendali per motivi di lavoro? Ottimizzare i rimborsi spese e gestirli al meglio aiuta a risparmiare tempo prezioso e ad avere una visione chiara dei movimenti del conto corrente aziendale.

Anche la carta aziendale può aiutare a semplificare la gestione delle spese aziendali, ma quale scegliere? Carta di credito nota spese o carta di debito nota spese? Scopriamolo insieme.

La nota spese è uno documento fiscale, utile ai dipendenti di un’azienda che desiderano ottenere il rimborso di spese lavorative anticipate. La nota spesa può riguardare sia somme di denaro anticipate dai dipendenti durante trasferte lavorative sia acquisti lavorativi anticipati dai dipendenti.

Spesso per rendere valida la nota spese è necessario anche l'inserimento di un'imposta di bollo. Come anticipato, la nota spese viene compilata da un dipendente per richiedere un rimborso spese.

Le modalità di redazione delle note spese e la metodologia di consegna sono solitamente definite dal team amministrativo dell'impresa. Il dipendente deve avere cura di compilare in maniera accurata e precisa il documento.

Certamente all'interno di una nota spesa non possono mancare: data, luogo, tipologia del servizio ed attività (spese di trasferta, pranzo, carburante, albergo, noleggio mezzo di trasporto) e infine l’ammontare totale della spesa sostenuta.

Come anticipato, il documento fiscale riguardante l'estratto di nota spese dovrà essere opportunamente compilato e consegnato al reparto contabilità aziendale, il quale provvederà a controllare i giustificativi delle spese sostenute. Il rimborso del costo sostenuto dal lavoratore per conto dell’azienda avverrà successivamente.

Le note spese possono essere compilate in formato cartaceo o elettronico. Come accennato, la nota spesa è un documento con finalità fiscali che contiene tutti i diversi dati della spesa sostenuta e può essere soggetto ad accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate. Per questo motivo, tale documentazione fiscale va compilata con estrema attenzione seguendo le modalità e la documentazione indicate dall’azienda.

I giustificativi di spesa sono tutti quei documenti di natura fiscale (ricevute, scontrini, fatture, ecc.) che devono essere allegati alla nota spesa per giustificate le spese sostenute. 

Si tratta di ricevute che passano sotto il controllo del team amministrativo delle imprese, per scongiurare che i i dipendente richiedano il rimborso di spese private e non aziendali.

Ad oggi, la normativa prevede che tale documentazione sia custodita con cura e che sia sempre consultabile per eventuali controlli relativi alla contabilità.

Quello relativo ai rimborsi spese è spesso un procedimento tedioso che richiede molto tempo. L'Agenzia delle Entrate promuove attraverso la risoluzione n.n 96/E/2017 una gestione ottimale di questa documentazione, della quale devono sempre essere conservati gli originali.

Un modo per semplificare la gestione delle note spese è la digitalizzazione di questi documenti. In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso, energie e denaro: la conservazione digitale avviene tramite appositi software.

Sia le carte di credito aziendali che le carte di debito aziendali sono un valido sistema di supporto ai fini della gestione contabile delle spese aziendali.

Offrendo delle carte business ai propri dipendenti (ad esempio le carte carburante aziendali), si ha infatti la possibilità di eliminare totalmente i rimborsi spese. Tutte le spese aziendali vengono effettuate dai dipendenti con delle carte aziendali collegate al conto corrente dell'impresa, le quali eliminano la necessità di anticipare il credito.

In questo modo il titolare del conto può monitorare tutti i movimenti eliminando le richieste di rimborso. Un carta di debito business consente anche di evitare che il saldo della propria impresa vada in negativo.

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In questo modo puoi rendere autonomi i tuoi collaboratori, mantenendo sempre il controllo su tutte le spese aziendali.