Come gestire le carte di credito aziendali e le note spese

Se i tuoi collaboratori sono spesso in viaggio per trasferte lavorative o anticipano di frequente costi aziendali con i propri fondi, è fondamentale trovare un modo per ottimizzare e gestire al meglio i rimborsi spese con l’aiuto di una o più carte di credito aziendali.

In questo modo, l’azienda può risparmiare tempo e avere una visione chiara dei movimenti sul proprio conto, e i dipendenti non devono utilizzare il proprio denaro e aspettare di ricevere il rimborso in un secondo momento.

Assegnare carte aziendali ai dipendenti può essere un’ottima soluzione per semplificare la gestione delle spese e la contabilità dell’impresa. Nei prossimi paragrafi approfondiremo questa tematica, spiegandoti come gestire le carte di credito aziendali e le note spese.

La carta aziendale è uno strumento finanziario assegnato ai dipendenti per coprire le spese lavorative (come viaggi, pranzi e acquisti di materiali) senza dover utilizzare fondi personali.

Anche utilizzando una carta aziendale, la nota spese rimane essenziale, poiché i dipendenti devono comunque rendicontare i pagamenti effettuati. Questo documento include dettagli come data, importo e descrizione dell’acquisto, e consente all'azienda di verificare la correttezza delle uscite e tenere la contabilità. Alla nota vanno sempre allegati i giustificativi, ossia scontrini e ricevute delle transazioni effettuate.

Le carte aziendali sono un valido sistema di supporto per la gestione delle spese del business.

Offrendo delle carte business ai propri dipendenti è infatti possibile eliminare totalmente i rimborsi spese, perché tutti gli acquisti vengono effettuati dai dipendenti solo con le carte collegate al conto corrente dell'impresa. Inoltre, le carte aziendali garantiscono ulteriori vantaggi:

• immediatezza: permettono pagamenti rapidi e diretti, senza necessità di approvazioni o conferme;
• maggior controllo sulle spese: l’impresa può monitorare le uscite in tempo reale e avere sempre una panoramica aggiornata sulle spese.
• possibilità di personalizzazione: le carte possono essere configurate con limiti di spesa o restrizioni sui tipi di acquisti consentiti, per garantire che gli acquisti siano conformi alle politiche aziendali.
• facilità di integrazione con software gestionali, per velocizzare la tenuta della contabilità e migliorare l'efficienza operativa.

Qonto è la soluzione completa per gestire tutti gli aspetti fiscali e contabili del tuo business, in modo semplice e intuitivo e da un’unica piattaforma facile da utilizzare.

Con funzionalità specifiche per le esigenze delle PMI e delle microimprese, con Qonto puoi assegnare carte di pagamento personalizzate ai tuoi collaboratori, sia fisiche che virtuali, e controllare le note spese con la massima flessibilità.

Qonto offre varie tipologie di carte aziendali: mentre alcune sono ideali come strumento di pagamento principale, altre sono pensate per essere assegnate ai collaboratori per un periodo di tempo limitato, ad esempio durante una trasferta di pochi giorni o addirittura per un unico acquisto.

Puoi scegliere la carta più adatta a te dalla nostra vasta offerta:

• Carta One: ti consente di pagare fino a 20.000€ al mese e prelevare fino a 1.000€, al costo di 2€ per ciascun prelievo. È gratuita e inclusa in ogni piano Qonto.
• Carta Plus: per pagare fino a 40.000€ al mese e prelevare fino a 2.000€, con 5 prelievi gratuiti al mese, al costo di 8€ + IVA al mese.
• Carta X: la carta premium di Qonto, con un limite di pagamento di 200.000€ al mese e prelievi gratuiti fino a 3.000€ al mese, disponibile a 20€ + IVA al mese.
• Carta virtuale: disponibile solo in formato virtuale, con limiti e scadenza personalizzabili, ideale da assegnare ai tuoi collaboratori. È inclusa gratuitamente nei piani Smart e Premium, e costa a 2€ al mese con il piano Basic.
• Carta Instant: carta virtuale usa e getta, con validità personalizzabile da un giorno a un anno, gratuita con i piani Smart e Premium e al costo di 2€ al mese per carta con il piano Basic.

Con Qonto puoi gestire le note spese in modo semplice ed efficiente.

• I dipendenti possono creare una nota in pochi secondi, direttamente dall’app. Non devono conservare alcun documento, gli basta solo caricare una foto delle ricevute;
• l’azienda può visualizzare e approvare immediatamente la nota del collaboratore. Nel caso in cui il pagamento non sia stato effettuato con una carta aziendale, può inviare subito un rimborso tramite bonifico istantaneo gratuito;
• il dipartimento contabile (o il titolare del conto) può fornire accesso in sola lettura al commercialista, che potrà controllare in ogni momento i giustificativi registrati, richiedere quelli mancanti e verificare che tutti i dettagli siano esatti.

Ma non finisce qui: Qonto offre numerose altre funzionalità per gestire tutti gli aspetti del tuo business con la massima versatilità.

Come si fa a gestire le carte aziendali e le note spese con il conto aziendale Qonto?

1. Apri il conto Qonto, scegliendo il piano più adatto alle esigenze e alle dimensioni della tua azienda.
2. Crea e configura un nuovo accesso dedicato per il dipendente, scegliendo il ruolo di Collaboratore.
3. Crea una nuova carta di pagamento fisica o virtuale, personalizzandone i limiti e la validità.
4. Assegna la carta al collaboratore.

Una volta assegnata la carta, gestire le note spese è altrettanto facile e veloce:

1. Il collaboratore effettua una spesa aziendale, pagando con la carta che gli è stata assegnata.
2. Dopo aver pagato, richiede lo scontrino fiscale.
3. Fotografa il documento ricevuto per conservarlo in formato digitale.
4. Apre l’app di Qonto e crea una nota spese, allegando la foto come giustificativo.