Come cambiare software di fatturazione elettronica senza perdere tempo o dati

Se stai valutando di cambiare software di fatturazione elettronica, non puoi limitarti a confrontare prezzi e funzionalità.

Devi capire quali dati puoi trasferire, come mantenere accessibili le fatture precedenti e se dovrai aggiornare il codice destinatario.

Prima di iniziare, verifica quali formati accetta il nuovo software e come funziona l’importazione dei diversi tipi di dati.

In questa guida vediamo quando conviene cambiare software, cosa controllare prima di lasciare il vecchio fornitore, come passare al software di Qonto e quando aggiornare il codice destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Ti conviene valutare il cambio quando la gestione della fatturazione elettronica richiede più tempo del dovuto e il software ti obbliga con regolarità a ripetere le stesse operazioni, a controllare i dati in più strumenti o a chiedere assistenza anche per le attività più semplici.

Prima di decidere, distingui i problemi occasionali da quelli strutturali. Se la stessa difficoltà si ripete in più cicli di fatturazione, aumenta con il numero di documenti o rallenta anche il lavoro di altre persone, modificare qualche impostazione potrebbe non bastare. È il momento di confrontare le alternative partendo dalle operazioni che devi svolgere davvero.

Valuta di cambiare software di fatturazione se riconosci uno o più tra questi problemi:

• Troppo lavoro manuale: devi copiare clienti, importi, scadenze o altri dati tra il software di fatturazione, il conto business e i fogli di calcolo
• Stato delle fatture poco chiaro: non riesci a distinguere rapidamente i documenti in bozza, inviati, scartati dal Sistema di Interscambio, pagati o scaduti
• Strumenti scollegati: il software non scambia dati con il conto, gli strumenti contabili o gli altri programmi che usi, e ti costringe a ripetere caricamenti e controlli
• Funzioni necessarie non disponibili: non puoi configurare numerazione, modelli, fatture ricorrenti, accessi del team o promemoria in base al modo in cui lavora la tua attività
• Costi difficili da giustificare: il prezzo aumenta con il numero di utenti o documenti, oppure le funzioni che ti servono sono disponibili solo con un piano superiore
• Dati difficili da esportare: non puoi scaricare anagrafiche, fatture e catalogo di prodotti e servizi in formati riutilizzabili su un altro software
• Assistenza poco efficace: errori di invio, problemi di accesso o dubbi sulle impostazioni rimangono irrisolti e rallentano la gestione delle fatture

Non serve aspettare che si presentino tutti questi problemi. Valuta quali operazioni devi svolgere manualmente, quanto spesso le ripeti e quanto tempo ti portano via.

Usa poi questo elenco per confrontare le alternative: capirai più facilmente quali funzioni ti servono davvero e quali, invece, avrebbero poco impatto sul tuo lavoro.

Prima di cambiare servizio di fatturazione elettronica, devi sapere quali dati trasferire nel nuovo software. Il passaggio coinvolge anagrafiche, fatture, numerazione, conservazione e strumenti collegati.

Effettua questi controlli mentre hai ancora accesso al vecchio software e, se possibile, anche al nuovo. Potrai confrontare i dati presenti nelle due piattaforme, correggere eventuali errori e recuperare ciò che manca prima di disattivare il programma attuale.

• Esporta le anagrafiche: scarica i dati di clienti e fornitori, controllando che siano presenti denominazione o nome e cognome, Partita IVA o codice fiscale, indirizzo e recapiti
• Recupera i documenti precedenti: scarica i file XML delle fatture emesse e ricevute, le eventuali copie PDF e le note di credito
• Controlla la conservazione: chiarisci come verrà gestita la conservazione digitale delle fatture dopo la disattivazione, perché avere una copia dei file non sostituisce la conservazione a norma
• Annota numerazione e impostazioni: prendi nota dell’ultimo numero usato, di eventuali prefissi o serie e delle configurazioni applicate a fatture e note di credito
• Salva lo stile dei documenti: conserva una copia dei modelli usati, del logo, dei colori, delle condizioni di pagamento e dei testi che inserisci abitualmente nelle fatture
• Verifica la compatibilità dei dati: controlla formati, campi obbligatori e limiti di importazione del nuovo software, effettuando prima una prova con un numero ridotto di elementi
• Elenca integrazioni e accessi: controlla i collegamenti con il tuo conto business, i tuoi strumenti contabili e altri programmi, insieme agli accessi per il commercialista e delle altre persone che usano il servizio
• Controlla il codice destinatario: verifica se il nuovo fornitore usa un codice diverso e pianifica l’aggiornamento quando il servizio sarà pronto a ricevere le fatture
• Organizza il momento del cambio: stabilisci da quale data e da quale documento userai il nuovo software, quindi crea una prima bozza per controllare dati, numerazione e aspetto della fattura
• Informa le persone coinvolte: comunica la data del passaggio al commercialista, ai collaboratori e a chi emette, controlla o paga le fatture

Puoi procedere con la disattivazione quando hai un’esportazione completa, indicazioni chiare sulla conservazione e una prima bozza con numerazione e dati verificati. Le integrazioni secondarie e gli accessi non indispensabili possono invece essere configurati in un secondo momento.

Il gestionale di fatturazione elettronica di Qonto integra la fatturazione nel conto business. Dalla stessa piattaforma puoi creare preventivi e fatture, ricevere le fatture dei fornitori e controllare gli incassi e i pagamenti collegati.

In particolare, puoi:

• Gestire il ciclo di fatturazione: creare un preventivo, convertirlo in fattura dopo l’accettazione e seguirne lo stato fino al pagamento
• Inviare e ricevere fatture elettroniche: trasmettere le fatture ai clienti attraverso il Sistema di Interscambio e ricevere quelle dei fornitori nella sezione dedicata
• Controllare scadenze e incassi: distinguere le fatture pagate da quelle ancora da incassare o scadute e inviare un sollecito quando necessario
• Associare fatture e movimenti: quando i dati corrispondono, Qonto collega automaticamente la fattura alla relativa transazione, evitando di confrontare manualmente documento e movimento durante la riconciliazione bancaria
• Gestire i pagamenti ai fornitori: consultare le fatture ricevute, controllarne la scadenza e pagarle dal conto business

Collegando documenti e movimenti in un’unica piattaforma, puoi verificare più rapidamente lo stato di ogni fattura senza ricostruire ogni volta il passaggio tra piattaforme diverse.

Il passaggio a Qonto comprende quattro attività e un controllo finale:

1. Importa i clienti
2. Carica le fatture precedenti
3. Trasferisci il catalogo di prodotti e servizi
4. Ricrea le impostazioni
5. Prova il nuovo flusso prima di lasciare il vecchio software

La guida alla migrazione della fatturazione su Qonto indica modalità e requisiti diversi a seconda dei dati che vuoi trasferire:

Non è necessario trasferire l’intero archivio prima di creare la prima fattura con Qonto: importa i clienti e i prodotti più usati e completa la migrazione in un secondo momento.

Durante l’importazione, devi associare le colonne del file ai campi di Qonto, come ragione sociale, nome e cognome, indirizzo ed email.

Se alcune righe non vengono importate per la presenza di dati mancanti o campi non riconosciuti, ricevi un’email con gli elementi da correggere. Puoi quindi modificare il file e caricare nuovamente i dati mancanti.

Se usi uno degli strumenti supportati, puoi importare clienti e fatture anche tramite un’integrazione. Si tratta di una migrazione una tantum, non di una sincronizzazione in tempo reale tra il vecchio software e Qonto.

Dopo il trasferimento, confronta il numero delle fatture importate con quello indicato nel vecchio software e apri alcuni documenti per controllare che siano leggibili.

Portare le fatture precedenti su Qonto non sostituisce la conservazione degli originali in formato XML. Prima di lasciare il vecchio fornitore, verifica quindi dove saranno conservati i documenti fiscali e come potrai recuperarli.

Durante il caricamento, puoi associare alle colonne del file informazioni come la descrizione e il prezzo unitario di ogni prodotto o servizio.

Conviene iniziare con pochi elementi. Se l’importazione riesce solo in parte, puoi correggere le righe indicate nell’email ricevuta da Qonto e caricarle nuovamente.

Il modello preimpostato usato nel vecchio software non viene trasferito insieme a clienti e prodotti. Devi quindi ricrearlo in Qonto, inserendo il logo e scegliendo i colori da usare nelle fatture.

Controlla poi il numero dell’ultima fattura emessa con il vecchio servizio e imposta quello della prima fattura da creare con Qonto. Se usi prefissi o serie differenti, verifica con il commercialista come proseguire la numerazione.

Crea una bozza usando un cliente e un prodotto già importati. Controlla dati fiscali, numero del documento, aliquote IVA, scadenza e coordinate di pagamento prima di procedere con l’invio.

Non disattivare subito il vecchio software dopo l’importazione. Attendi di aver trasmesso la prima fattura elettronica con Qonto e verifica che non risulti scartata dal Sistema di Interscambio.

Sì. Quando cambi software di fatturazione, devi sostituire il codice destinatario, chiamato anche codice SDI, con quello associato al nuovo servizio. Il codice identifica infatti il canale attraverso il quale ricevi le fatture elettroniche dei fornitori.

Per completare il passaggio:

1. Registra il nuovo codice destinatario sul portale Fatture e Corrispettivi
2. Comunicalo ai fornitori, affinché possano aggiornare i tuoi dati nei loro sistemi

L’indirizzo telematico registrato presso l’Agenzia delle Entrate prevale su quello eventualmente indicato dal fornitore nella fattura. Comunicare comunque il nuovo codice permette di mantenere aggiornate anche le anagrafiche dei fornitori.

Cambiare il codice destinatario modifica soltanto il recapito delle nuove fatture ricevute. Non trasferisce clienti, prodotti, fatture precedenti o altri dati, che devono essere migrati separatamente.

Prima di modificare il recapito, attiva la fatturazione elettronica nel nuovo software e recupera il codice da registrare. Se stai passando a Qonto, puoi verificarlo nella pagina dedicata del Centro assistenza.

L’Agenzia delle Entrate permette di associare un solo indirizzo telematico alla partita IVA. Registrando il nuovo codice, sostituisci quindi il codice destinatario o la PEC indicati in precedenza.

Entra nella tua area riservata dell’Agenzia delle Entrate usando SPID, CIE, CNS o una delle altre credenziali abilitate.

Se non puoi accedere direttamente, la registrazione può essere effettuata dal commercialista o da un altro intermediario autorizzato.

Se il portale ti chiede per chi vuoi operare, seleziona l’utenza associata alla Partita IVA per la quale devi cambiare il codice. Presta particolare attenzione se hai ottenuto l’autorizzazione a operare per conto di più soggetti.

Nell’elenco dei servizi cerca “Fatturazione elettronica”, quindi accedi a “Fatture e Corrispettivi".

Nel riquadro “Fatturazione elettronica e Conservazione”, scegli “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche”.

Seleziona “Codice destinatario”, cancella l’eventuale codice già presente e inserisci 9SUB64Q. Controlla i sette caratteri e salva la modifica con il pulsante “Aggiorna”.

Verifica che 9SUB64Q compaia come indirizzo telematico associato alla partita IVA. Da questo momento, il Sistema di Interscambio userà il nuovo recapito anche se un fornitore inserisce il vecchio codice nella fattura.

Non è indispensabile comunicare la modifica a tutti i fornitori per ricevere correttamente le fatture, ma è comunque utile farlo affinché aggiornino le informazioni presenti nelle loro anagrafiche.