Come gestire la fatturazione elettronica in regime forfettario

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per i professionisti in regime forfettario, ha portando cambiamenti nella gestione dell’attività, soprattutto per chi era ormai abituato da anni alla fatturazione tradizionale. In questo articolo faremo chiarezza su alcuni aspetti pratici della fatturazione elettronica per i forfettari, come le operazioni con l'estero e i rimborsi spese, fornendo indicazioni particolarmente utili per i lavoratori autonomi alle prime armi.

L'obbligo di fatturazione elettronica si applica a tutti i soggetti in regime forfettario, indipendentemente dal volume di fatturato.

Se sei un forfettario devi emettere le fatture in formato elettronico XML attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), seguendo le stesse procedure delle imprese. La mancata emissione della fattura elettronica ti espone a sanzioni amministrative e può compromettere i benefici legati al regime forfettario.

Trattandosi di un regime agevolato, il regime forfettario ha un tetto massimo di fatturazione. Attualmente il limite di fatturato per il regime forfettario è fissato a 85.000 euro per anno fiscale. Se superi questa soglia, fuoriesci dal regime agevolato nell'anno successivo e dovrai adottare il regime ordinario semplificato. Se superi invece la soglia di 100.000 euro durante lo stesso periodo d’imposta, sei costretto ad abbandonare il regime già dal mese successivo.

Per iniziare a emettere fatture elettroniche in regime forfettario, è necessario innanzitutto scegliere lo strumento che intendi usare. Puoi optare per il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, ideale per chi emette poche fatture, oppure affidarti a un software di fatturazione elettronica, più indicato per chi ha un volume maggiore da gestire.

Lasciando da parte lo strumento dell’Agenzia delle Entrate, puoi scegliere tra numerose soluzioni commerciali. Sul mercato trovi diversi tipi di servizi, che per convenienza categorizzeremo in:

• servizi di fatturazione elettronica puri
• servizi di fatturazione elettronica integrati

Con servizi di fatturazione elettronica puri intendiamo degli strumenti che servono esclusivamente per la fatturazione. Queste soluzioni ti consentono di emettere e ricevere le fatture elettroniche.

I servizi integrati, invece, sono dei fornitori di servizi che includono la fatturazione elettronica, ma la cui offerta è più ampia e può variare significativamente da un fornitore all’altro.

Vediamo una breve panoramica di alcuni dei servizi di fatturazione, puri o integrati, per i forfettari italiani:

Una volta scelto e configurato il servizio di fatturazione più adatto alle tue esigenze, il passo successivo è quello di iniziare a emettere fatture. Vediamo come fare.

La compilazione delle fatture elettroniche è piuttosto semplice. La fatturazione elettronica ha introdotto un formato standard, i campi da compilare sono gli stessi tra un servizio e l’altro. Diamo ora un’occhiata ai dati da inserire in una fattura elettronica.

Come professionista in regime forfettario non applichi l'IVA sulle tue fatture, in quanto sei esonerati dagli obblighi di liquidazione e versamento dell'imposta.

Tuttavia hai l’obbligo di indicare chiaramente la tua adesione al regime forfettario con una specifica dicitura che giustifica la non applicazione dell'IVA.

Le operazioni effettuate sono considerate operazioni senza addebito dell'IVA e non operazioni esenti IVA. Sebbene questi due concetti possano assomigliarsi, sono in realtà molto diversi.

Le operazioni senza addebito dell’IVA hanno le seguenti caratteristiche:

• Non addebiti l'IVA ai clienti
• Non detrai l'IVA sugli acquisti
• Non compili la dichiarazione IVA annuale
• Non versi acconti IVA

Per emettere correttamente fatture elettroniche in regime forfettario devi inserire una dicitura specifica. La dicitura contiene il riferimento normativo che giustifica la non applicazione dell'IVA. 

La dicitura da usare è:

La formulazione serve a evitare possibili contestazioni e garantire la corretta identificazione del regime fiscale applicato. La dicitura può essere inserita nella descrizione della fattura o in un campo note dedicato. L’importante è che sia chiaramente visibile.

Il campo Natura Operazione nella fattura elettronica è fondamentale per i professionisti in regime forfettario, poiché indica il motivo per cui non viene applicata l'IVA in fattura. Per il regime forfettario il codice da usare è “N2.2” (operazioni non soggette - altri casi), che identifica le operazioni effettuate in questo regime fiscale.

La corretta compilazione di questo campo è essenziale per l’accettazione della fattura da parte del Sistema di Interscambio. Altrimenti il SDI rifiuta la fattura elettronica a causa della mancata compilazione del campo relativo all’aliquote IVA.

Questo codice deve essere sempre accompagnato dalla corretta dicitura che giustifica la non applicazione dell'IVA, che abbiamo già visto.

Per le fatture di importo superiore a 77,47 euro hai l’obbligo di applicare una marca da bollo del valore di 2 euro. Per farlo è sufficiente indicare “SÌ” nell’apposito campo durante la compilazione della fattura elettronica. Il sistema calcola automaticamente l'importo dovuto.

L'Agenzia delle Entrate elabora trimestralmente i dati delle fatture e mette a disposizione nell'area riservata del portale Fatture e corrispettivi gli importi da versare. Per il pagamento puoi scegliere uno dei seguenti modi:

• Direttamente dal portale, con addebito sul conto professionale
• Tramite modello F24 predisposto dall'Agenzia

Le scadenze per il versamento sono:

Qui puoi controllare e scaricare gratuitamente tutte le scadenze fiscali dell'anno in corso.

Se sei un professionista che lavora con l’estero, devi fare attenzione a delle regole specifiche durante la compilazione delle fatture elettroniche. Queste differenze derivano dalla necessità di gestire correttamente l'imposizione IVA nei rapporti internazionali, evitando sia la doppia imposizione che la mancata tassazione delle operazioni, attraverso il meccanismo dell’inversione contabile o reverse charge.

Attualmente, essendo la fatturazione elettronica un sistema nazionale, se invii fatture a clienti esteri devi svolgere una doppia operazione:

1. emettere fattura elettronica tramite SDI, per essere conforme al Fisco italiano
2. inviare una fattura PDF, cartacea, o in altro formato direttamente al tuo cliente

Vediamo le differenze a cui devi prestare attenzione durante la compilazione della fattura elettronica verso un cliente estero.

• Inserisci il codice destinatario “XXXXXXX”
• Usa il codice Natura N2.1 per operazioni non soggette a IVA (Reverse charge)
• Indica la partita IVA del cliente con il prefisso del paese (es. DE per Germania)
• Inserisci la dicitura “Operazione non soggetta ad IVA ai sensi dell'art. 7-ter del DPR 633/72”

Dal 1° gennaio 2025, con il D.Lgs. 192/2024 (Riforma dell'IRPEF), la gestione dei rimborsi spese per i professionisti in regime forfettario è stata semplificata. I rimborsi spese non concorrono più alla formazione del reddito imponibile né al calcolo del limite di fatturato di 85.000 euro, a condizione che:

1. Siano giustificati da costi effettivamente sostenuti
2. Vengano addebitati analiticamente al committente

Le spese rimborsabili tipicamente includono:

• Spese di trasporto
• Acquisto di carburante
• Vitto e alloggio
• Materiali di consumo
• Altre spese specifiche dell'attività professionale

Questo cambiamento comporta importanti vantaggi come la semplificazione della gestione fiscale, e una maggiore chiarezza nella contabilità tra compensi effettivi e rimborsi.

È importante conservare sempre la documentazione che giustifica le spese per cui si richiede il rimborso e indicarle dettagliatamente in fattura.

Per inserire correttamente i rimborsi spese in fattura elettronica, devi inserire ogni voce separatamente nella fattura, specificando le seguenti informazioni:

• Tipologia di spesa (ovvero rimborso spesa)
• Data in cui è stata sostenuta la spesa
• Importo esatto
• Riferimento ai documenti che giustificano la spesa (documento commerciale o fattura)

I rimborsi spese vanno indicati in righe separate rispetto ai compensi , mantenendo una distinzione chiara tra le due tipologie di importi.