Come fare una fattura elettronica: guida passo passo 2026

Per fare una fattura elettronica servono tre cose: i tuoi dati e quelli del cliente, un programma che generi il file in formato XML e un canale per trasmetterlo al Sistema di Interscambio (SdI). Il programma può essere uno dei servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate o un software di fatturazione commerciale: il procedimento è lo stesso.

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo riguarda anche i titolari di Partita IVA in regime forfettario, senza più soglie di fatturato. Termini come codice destinatario o formato XML possono sembrare complicati, ma si imparano in pochi minuti una volta capito il meccanismo. In questa guida trovi ogni passaggio spiegato nel dettaglio, valido per qualsiasi strumento tu scelga, con esempi per clienti B2B, privati e Pubblica Amministrazione.

La fattura elettronica è un documento fiscale digitale redatto in formato XML e trasmesso obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), l'infrastruttura dell'Agenzia delle Entrate che controlla, instrada e consegna le fatture al destinatario. A differenza di un PDF inviato per email, il file XML segue una struttura tecnica precisa: se manca anche un solo campo obbligatorio, il SdI scarta il documento.

L'obbligo di fatturazione elettronica riguarda oggi quasi tutte le partite IVA italiane, comprese quelle in regime forfettario. Restano pochi casi di esonero, legati a particolari attività o categorie di contribuenti: consulta questa guida per sapere se la tua attività rientra tra queste.

Per emettere fattura elettronica, hai bisogno di:

• Uno strumento di fatturazione: un programma commerciale, come il conto Qonto con fatturazione inclusa gratuitamente, oppure i servizi dell'Agenzia delle Entrate (procedura web, software per PC, app FatturAE).
• I tuoi dati: denominazione o nome e cognome, indirizzo, Partita IVA e regime fiscale.
• I dati completi del cliente: denominazione o nome e cognome, Partita IVA o codice fiscale, indirizzo.
• Il codice destinatario o la PEC del cliente, se si tratta di un'operazione B2B.
• Credenziali SPID, CIE o CNS, se usi i servizi dell'Agenzia delle Entrate o vuoi consultare le tue fatture nel portale Fatture e Corrispettivi.

Un consiglio utile: se usi un software di fatturazione, registra il suo codice destinatario nel portale Fatture e Corrispettivi. Così anche le fatture dei tuoi fornitori arriveranno sempre lì, anche se qualcuno indica un codice diverso, e avrai fatture emesse e ricevute nello stesso posto.

Se sei un professionista, trovi approfondimenti dedicati nella guida alla fattura elettronica per professionisti.

Qualunque strumento tu scelga, il procedimento per compilare la fattura elettronica è lo stesso: cambia l'interfaccia, ma i campi da riempire e il percorso verso il SdI restano identici. La differenza sta nel lavoro manuale: con un software molti passaggi, come numerazione, calcoli e invio, sono automatici; con la procedura dell'Agenzia delle Entrate li fai tu. Ecco come fare la fattura elettronica in otto passaggi.

Puoi scegliere tra due tipi di soluzioni:

• i software dell'Agenzia delle Entrate
• i software di fatturazione di altri fornitori

I servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate (procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, software per PC e app FatturAE) non hanno costi, ma richiedono di compilare ogni campo a mano. Tra l'altro, il software per PC permette solo di creare e salvare il file, non di inviarlo.

I programmi di fatturazione commerciali automatizzano numerazione, calcoli, invio al SdI e conservazione. Molti prevedono un costo, ma non tutti: con Qonto la fatturazione elettronica è inclusa nel conto business, anche nel piano Starter a canone zero.

Qui trovi maggiori informazioni sulla scelta dello strumento di fatturazione.

Inserisci denominazione o nome e cognome, indirizzo completo, Partita IVA e regime fiscale. Il regime fiscale (ordinario, forfettario e così via) incide su come viene gestita l'IVA nelle righe della fattura: se sei forfettario, nel file corrisponde al codice RF19.

Nella maggior parte dei software questi dati si inseriscono una sola volta, nel profilo della tua attività, e vengono riportati in automatico su ogni nuova fattura.

Qui serve la massima precisione, perché un errore su questo campo è una delle cause più comuni di scarto. Inserisci Partita IVA o codice fiscale del cliente e poi il codice destinatario, che si compila in uno di questi modi:

• il codice alfanumerico di 7 caratteri comunicato dal cliente;
• 0000000 con il campo PEC valorizzato, se il cliente ti ha dato solo l'indirizzo PEC;
• 0000000 senza PEC, se il cliente è un consumatore finale o un soggetto IVA che non ti ha comunicato nulla;
• XXXXXXX per i clienti esteri.

Prima di compilare, scegli che documento stai creando. Nella maggior parte dei casi è una fattura immediata, emessa per una singola operazione. Se riepiloghi più operazioni dello stesso mese verso lo stesso cliente, crei una fattura differita. Se devi correggere o annullare una fattura già emessa, usi una nota di credito.

Nel software scegli semplicemente il tipo di documento dal menu: il codice tecnico richiesto dal SdI (per esempio TD01 per la fattura ordinaria) viene assegnato in automatico.

Il numero deve essere progressivo e univoco: non puoi riutilizzare un numero già assegnato nello stesso anno. Molti programmi lo assegnano in automatico, evitando salti o doppioni. La data corrisponde al momento dell'operazione (consegna del bene, pagamento del servizio).

Per ogni riga della fattura indica descrizione del bene o servizio, quantità, prezzo unitario, aliquota IVA oppure, per le operazioni non soggette o esenti, il relativo codice Natura.

Se la tua fattura rientra tra le operazioni esenti o non soggette a IVA e supera 77,47 €, dovrai indicare l'imposta di bollo. Se sei un professionista soggetto a ritenuta d'acconto, aggiungi la percentuale di ritenuta (di solito il 20%). Chi ha una cassa previdenziale (per esempio avvocati o ingegneri) aggiunge anche quella voce. Infine indica la modalità di pagamento: bonifico, contanti, carta.

Una volta compilati tutti i campi, il programma genera il file nel formato XML FatturaPA, lo standard richiesto dal SdI. Con un software di fatturazione lo trasmetti con un clic, direttamente dall'app. Con i servizi dell'Agenzia delle Entrate invii dalla procedura web o dall'app FatturAE.

La fattura si considera emessa quando il SdI ne attesta data e ora di ricezione, non quando premi "invia".

Dopo l'invio, il SdI restituisce una ricevuta: di consegna, se tutto è andato a buon fine; di mancata consegna, se il destinatario non è raggiungibile (capita con alcune PEC); di scarto, se la fattura non supera i controlli tecnici. I software di fatturazione ti mostrano l'esito direttamente nell'elenco delle fatture.

Se il tuo cliente è un privato, inviagli anche una copia in PDF della fattura: è una cortesia che evita incomprensioni, anche se non sostituisce l'originale XML. Molti programmi ti permettono di inviarla via email direttamente dall'app.

Il flusso di una fattura elettronica segue sempre lo stesso schema: emittente → SdI → controlli → destinatario. Tu generi e trasmetti il file XML, il SdI lo riceve e, prima di consegnarlo, verifica alcuni elementi tecnici e fiscali:

• che la Partita IVA del cedente e la Partita IVA o il codice fiscale del cliente esistano in Anagrafe Tributaria;
• che il campo “Codice destinatario” sia compilato correttamente;
• che imponibile, aliquota IVA e imposta siano coerenti tra loro.

Se tutto è in ordine, il SdI recapita la fattura al destinatario (sul suo canale, o nella sua area riservata se non ha comunicato un indirizzo) e invia all'emittente una ricevuta di consegna. In caso di anomalie, l'invio si interrompe e arriva una ricevuta di scarto entro un massimo di 5 giorni dalla ricezione del file.

Gli elementi obbligatori di ogni fattura, elettronica o cartacea, sono fissati dall'art. 21, comma 2, del DPR 633/1972. Nel file XML questi dati si traducono in campi tecnici precisi, oltre ad alcune informazioni aggiuntive richieste dal tracciato stesso. Di seguito trovi una tabella con esempi pratici:

La struttura del file XML resta la stessa, ma alcuni campi cambiano a seconda di chi è il tuo cliente:

Quando emetti fattura verso un'altra Partita IVA, chiedi sempre il codice destinatario o la PEC prima di fatturare: senza questi dati, il SdI consegna comunque la fattura (se compili “0000000”), ma il cliente dovrà andarla a recuperare nella sua area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, con il rischio di ritardi nella registrazione contabile. Per approfondire casi specifici, trovi una guida dedicata alla fatturazione elettronica B2B.

Per un cliente privato basta il codice fiscale e il codice destinatario “0000000”: la fattura resta comunque disponibile nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate. È buona prassi inviare anche una copia PDF via email, perché molti privati non hanno familiarità con il portale. Trovi tutti i dettagli nella guida sulla fattura elettronica a privati.

Una Pubblica Amministrazione può ricevere fatture solo tramite il codice univoco ufficio, alfanumerico di 6 caratteri, che trovi cercando l'ente su IndicePA. Per le fatture verso la PA servono spesso anche CIG e CUP, e in molti casi si applica lo split payment, che sposta il versamento dell'IVA direttamente all'ente pubblico.

Se fatturi a un cliente che non ha sede in Italia, usa il codice destinatario convenzionale "XXXXXXX": anche queste operazioni vanno trasmesse tramite SdI in formato XML. Al posto della Partita IVA italiana indichi l'identificativo fiscale estero del cliente. Anche gli acquisti da fornitori esteri vanno comunicati tramite SdI, con regole specifiche: trovi tutto nella guida dedicata alla fatturazione elettronica con l'estero.

Chi fattura in regime forfettario segue lo stesso processo descritto sopra, con alcune differenze specifiche nel file XML:

• il campo “Regime fiscale” va impostato su RF19;
• ogni riga della fattura va indicata con aliquota IVA a zero e codice Natura N2.2 (“non soggette – altri casi”);
• in fattura va riportata la dicitura che richiama l'art. 1, commi da 54 a 89, della Legge 190/2014;
• non si applica la ritenuta d'acconto;
• se l'importo supera 77,47 €, va aggiunta la marca da bollo da 2 €.

Per un esempio pratico di compilazione, con tutti i campi riempiti passo passo, trovi una guida dedicata alla fattura elettronica in regime forfettario.

I tempi di trasmissione dipendono dal tipo di fattura:

• Fattura immediata: va trasmessa al SdI entro 12 giorni dal momento dell'operazione (consegna del bene o incasso del compenso), come previsto dall'art. 21, comma 4, del DPR 633/1972. Il SdI attesta data e ora dell'invio, che diventano la prova della tempestività.
• Fattura differita: riepiloga più operazioni effettuate nello stesso mese verso lo stesso cliente, individuate da documenti come i DDT, e va trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo. Qui puoi indicare nel campo data l'ultima operazione del mese oppure una data convenzionale, in genere l'ultimo giorno del mese. Approfondisci il tema nella guida sulla fatturazione differita.

Esempio: consegni un servizio il 3 marzo. Con fattura immediata hai tempo fino al 15 marzo per trasmetterla al SdI. Se invece accumuli più consegne allo stesso cliente nel mese di marzo, puoi riepilogarle in un'unica fattura differita da inviare entro il 15 aprile.

L'imposta di bollo è dovuta su ogni fattura di importo superiore a 77,47 € relativa a operazioni non soggette a IVA: esenti, escluse, fuori campo, e in pratica anche sulle fatture dei forfettari. L'importo è fisso: 2 € a fattura.

Non serve applicare un contrassegno fisico: nel software basta attivare l'opzione bollo sulla fattura. Il versamento è trimestrale: l'Agenzia delle Entrate calcola l'importo dovuto e lo rende visibile nel portale "Fatture e Corrispettivi" entro il 15 del secondo mese successivo alla chiusura del trimestre.

Se il totale del primo trimestre non supera 5.000 € puoi versarlo entro il 30 settembre; se la somma di primo e secondo trimestre resta sotto 5.000 € puoi versare tutto entro il 30 novembre.

Le cause più comuni di scarto da parte del SdI sono poche ma ricorrenti:

• Partita IVA o codice fiscale del cliente inesistenti o scritti male;
• codice destinatario mancante o composto da caratteri non validi;
• incoerenza tra imponibile, aliquota IVA e imposta calcolata;
• codice Natura mancante su righe esenti o non soggette a IVA.

Se la tua fattura viene scartata, il SdI te lo comunica entro massimo 5 giorni con una ricevuta di scarto: a quel punto la fattura si considera non emessa, e serve intervenire. Secondo la Circolare 13/E del 2 luglio 2018 dell'Agenzia delle Entrate, la soluzione più semplice è correggere l'errore e ritrasmettere la fattura entro 5 giorni dalla notifica di scarto, mantenendo stessa data e stesso numero dell'originale. In alternativa puoi emettere una nuova fattura con data e numero diversi, oppure usare una numerazione specifica che segnali chiaramente che si tratta di una rettifica.

Prima di inviare qualsiasi fattura, la seguente checklist riduce il rischio che venga scartata:

• Partita IVA e codice fiscale del cliente copiati senza errori di battitura;
• codice destinatario verificato (o “0000000” con PEC compilata);
• aliquota IVA coerente con imponibile e imposta;
• Natura indicata su ogni riga esente o non soggetta.

Ogni fattura elettronica va conservata a norma per almeno 10 anni, come qualunque altro documento fiscale. L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione: basta aderire all'accordo di servizio nel portale Fatture e Corrispettivi e tutte le fatture emesse e ricevute tramite SdI vengono conservate automaticamente, restando disponibili per 15 anni anche in caso di recesso. L'accordo dura 3 anni e si rinnova tacitamente.

Chi preferisce centralizzare tutto in un unico strumento può affidarsi a un software o a un conto business che include la conservazione digitale, evitando di gestire due sistemi separati.

Dal 1° settembre 2024, con la riforma introdotta dal D.Lgs. 87/2024, le sanzioni per fatturazione omessa o tardiva sono cambiate. L'art. 6 del D.Lgs. 471/1997 prevede oggi:

• per le operazioni imponibili non fatturate o fatturate in ritardo: 70% dell'imposta relativa all'imponibile non documentato correttamente, con un minimo di 300 €;
• se la violazione non incide sulla liquidazione dell'IVA: sanzione fissa da 250 a 2.000 €;
• per le operazioni non imponibili, esenti o escluse: 5% dei corrispettivi non documentati.

Come per la maggior parte delle violazioni fiscali, è possibile ridurre la sanzione tramite ravvedimento operoso, regolarizzando la posizione e pagando una frazione della sanzione piena, tanto più piccola quanto prima intervieni.

Per emettere la fattura elettronica puoi scegliere tra i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate e un programma di fatturazione commerciale. Entrambe le soluzioni producono lo stesso file XML e lo trasmettono allo stesso SdI: cambiano il tempo che ci dedichi e i servizi aggiuntivi.

I servizi dell'Agenzia delle Entrate sono gratuiti ma essenziali: ogni campo va compilato a mano, senza automatismi su numerazione, calcoli, anagrafica clienti o incassi, e la conservazione va attivata a parte. Vanno bene se fatturi di rado.

Un software di fatturazione o un conto business con fatturazione integrata automatizza gran parte del lavoro: salva i clienti, numera le fatture, calcola IVA, ritenuta e bollo, genera il file XML e lo trasmette al SdI con un clic.

Molti software prevedono un abbonamento: se vuoi capire quanto costa un software di fatturazione elettronica, trovi un confronto dedicato. Alcune soluzioni, come Qonto, includono la fatturazione nel conto anche senza canone.

Con Qonto, la fatturazione elettronica è inclusa nel conto business con tutti i piani, anche il piano Starter a canone zero. La fatturazione di Qonto ti offre tutte le funzionalità di base, e alcune funzionalità aggiuntive, come la possibilità di creare modelli e messaggi preimpostati, per farti risparmiare tempo ogni volta.

Qonto si occupa anche della trasmissione e della conservazione digitale a norma, offre preventivi convertibili in fattura con un clic, fatture di acconto e saldo, modelli professionali con oltre 25 valute tra cui scegliere e la riconciliazione automatica tra fatture e transazioni sul conto.