Conservazione fatture elettroniche: obblighi, scadenze e come fare

La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria sia per chi le emette sia per chi le riceve nell'ambito della propria attività. Le fatture devono essere conservate a norma per almeno 10 anni, rispettando le scadenze previste per la conservazione digitale.

In questa guida scopri quali documenti conservare, entro quali termini, come verificare se il servizio di conservazione è già attivo e quali soluzioni utilizzare, dal servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate ai software di fatturazione che includono la conservazione.

La conservazione a norma delle fatture elettroniche è una forma di conservazione digitale che permette di mantenere i documenti fiscali integri, leggibili e disponibili nel tempo, rispettando i requisiti previsti dalla legge.

La procedura viene chiamata anche conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. La differenza rispetto alla normale archiviazione è semplice: salvare una fattura sul computer o su Google Drive significa conservarne una copia, ma per rispettare gli obblighi fiscali devi utilizzare un sistema di conservazione a norma.

Per esempio, puoi scaricare il file XML di una fattura e salvarlo in una cartella. Avrai il documento a disposizione, ma dovrai comunque provvedere alla sua conservazione secondo le modalità previste dalla normativa.

Lo stesso vale per le copie PDF, che servono principalmente a consultare il contenuto delle fatture.

L'obbligo è previsto dall'articolo 39 del DPR 633/1972, mentre il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 disciplina la conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti.

Devi conservare a norma tutte le fatture elettroniche che emetti e ricevi nell'ambito della tua attività.

L'obbligo riguarda:

• Fatture emesse: quelle che invii ai clienti attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
• Fatture ricevute: quelle che i fornitori emettono nei confronti della tua attività.
• Note di credito e di debito elettroniche: i documenti che modificano gli importi di fatture precedenti.

La conservazione riguarda quindi sia le fatture attive sia quelle passive, comprese le fatture elettroniche emesse a clienti privati.

Per esempio, se ogni mese emetti cinque fatture ai clienti e ne ricevi tre dai fornitori, devi conservare entrambe. Tra i documenti ricevuti rientrano anche le fatture del commercialista, dei fornitori di software e degli altri servizi che utilizzi per lavorare.

Per esempio, se ogni mese emetti cinque fatture ai clienti e ne ricevi tre dai fornitori, devi conservarle tutte e otto.

Tra le fatture elettroniche ricevute da conservare rientrano, ad esempio, quelle relative a:

• Servizi professionali: fatture del commercialista, di consulenti o di altri professionisti.
• Software e servizi digitali: fatture per programmi gestionali, strumenti di fatturazione e abbonamenti online.
• Acquisti per l'attività: fatture per computer, attrezzature e materiale da ufficio.
• Utenze e servizi: fatture per energia elettrica, telefonia e pulizia dei locali aziendali.

L'obbligo riguarda tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute nell'ambito dell'attività, indipendentemente dall'importo.

Sì. Se operi in regime forfettario, devi conservare a norma sia le fatture elettroniche emesse sia quelle ricevute dai fornitori.

Il regime forfettario prevede alcune semplificazioni fiscali, ma queste non eliminano l'obbligo di conservazione delle fatture elettroniche. Devi quindi conservare anche le fatture di acquisto, indipendentemente dal fatto che le singole spese vengano dedotte o meno dal reddito imponibile.

Per approfondire gli adempimenti previsti, consulta la guida alla fattura elettronica nel regime forfettario. Se devi emettere una fattura, puoi anche consultare l'elenco dei codici natura IVA per individuare quello corretto.

La conservazione delle fatture elettroniche deve essere completata entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d'imposta di riferimento.

La scadenza dipende quindi dall'anno a cui si riferiscono le fatture e dal calendario fiscale.

Per le società di capitali con esercizio coincidente con l'anno solare, la dichiarazione dei redditi relativa al 2025 deve essere presentata entro il 2 novembre 2026. Il termine per completare la conservazione delle fatture del 2025 cade quindi all'inizio di febbraio 2027. Per prudenza, è consigliabile completarla entro il 1° febbraio 2027.

Se utilizzi un servizio di conservazione automatica, verifica che tutte le fatture del periodo siano state prese in carico correttamente.

Per tenere sotto controllo gli altri adempimenti, consulta il calendario delle scadenze fiscali 2026 di Qonto.

Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni, come previsto dall'articolo 2220 del Codice civile.

Questo termine riguarda sia le fatture emesse sia quelle ricevute. In presenza di contenziosi, accertamenti o altre circostanze particolari, potrebbe essere necessario mantenere i documenti più a lungo.

Il dubbio nasce dalla presenza di due termini diversi:

• 10 anni: è il periodo ordinario di conservazione delle fatture previsto dalla normativa civilistica.
• 5 anni: è il termine generalmente associato agli accertamenti fiscali, che segue regole di decorrenza specifiche e può variare in determinate circostanze.

Per la conservazione delle fatture elettroniche, quindi, devi fare riferimento al periodo di almeno 10 anni.

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate prevede invece una conservazione di 15 anni, secondo le condizioni del relativo accordo.

Per capire se le tue fatture sono conservate correttamente, parti da una domanda: come hai gestito la conservazione fino a oggi? Hai utilizzato un software di fatturazione, il servizio dell'Agenzia delle Entrate oppure hai semplicemente salvato i documenti sul computer?

Ecco cosa controllare in base alla tua situazione:

1. Utilizzi un software di fatturazione? Verifica che includa un servizio di conservazione a norma, che sia attivo e che comprenda sia le fatture emesse sia quelle ricevute. Controlla anche da quale data è attivo.
2. Utilizzi il servizio dell'Agenzia delle Entrate? Accedi alla sezione Conservazione del portale Fatture e Corrispettivi e verifica che l'adesione sia attiva e che i documenti siano stati presi in carico.
3. Hai cambiato software o hai fatture degli anni precedenti? Controlla dove sono conservati i vecchi documenti e quali periodi sono coperti. L'attivazione di un nuovo servizio non garantisce automaticamente la conservazione delle fatture precedenti.
4. Hai salvato le fatture sul computer? Conservare semplicemente i file XML o PDF non equivale alla conservazione a norma. Devi verificare se i documenti sono stati affidati anche a un servizio di conservazione conforme.

Attenzione: la presenza delle fatture nell'area di consultazione dell'Agenzia delle Entrate non dimostra che siano conservate a norma. Consultazione e conservazione sono due servizi distinti.

Se scopri che alcune fatture non sono state conservate correttamente, rivolgiti al tuo commercialista per individuare i periodi scoperti e capire come regolarizzare la situazione.

Per conservare le fatture elettroniche hai due possibilità:

• Utilizzare un software di fatturazione che includa la conservazione a norma;
• Aderire gratuitamente al servizio dell'Agenzia delle Entrate.

Entrambe le soluzioni permettono di rispettare l'obbligo, ma cambiano le modalità di gestione e gli strumenti disponibili.

Se emetti e ricevi fatture elettroniche con regolarità, utilizzare un software con conservazione integrata ti permette di gestire tutte queste operazioni dalla stessa piattaforma.

Prima di scegliere un programma, controlla soprattutto:

• Conservazione a norma inclusa: verifica che il servizio sia compreso nel piano e quali documenti vengono conservati.
• Fatture attive e passive: assicurati che la conservazione riguardi sia le fatture emesse sia quelle ricevute.
• Documenti precedenti: controlla se il software permette di recuperare le fatture degli anni passati e a quali condizioni.
• Accesso ai documenti: verifica come consultare ed esportare le fatture conservate.
• Cessazione del servizio: chiedi cosa succede ai documenti se cambi fornitore o interrompi l'abbonamento.

Con Qonto puoi emettere, ricevere e conservare a norma le fatture elettroniche direttamente dal tuo conto business, senza utilizzare un software separato.

Le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite Qonto vengono conservate digitalmente per 10 anni. Il servizio è incluso anche nel piano Starter, disponibile a 0€ al mese per professionisti e ditte individuali idonei.

Puoi inoltre abbinare le fatture ai relativi pagamenti, anche automaticamente quando previsto, e collaborare con il commercialista attraverso un accesso dedicato, disponibile a partire dal piano Smart.

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a norma delle fatture elettroniche transitate attraverso lo SdI.

È un'alternativa da considerare soprattutto se emetti o ricevi poche fatture e cerchi una soluzione essenziale. Per utilizzarlo, devi aderire al servizio attraverso il portale Fatture e Corrispettivi.

Trovi maggiori informazioni nella guida ufficiale alla conservazione delle fatture elettroniche.

Quando cambi programma di fatturazione, devi assicurarti che le fatture conservate con il vecchio fornitore rimangano disponibili per tutto il periodo obbligatorio.

Prima di interrompere il servizio, verifica:

• Fatture già conservate: identifica gli anni e i documenti coperti dal vecchio sistema.
• Continuità del servizio: chiedi se il precedente fornitore continuerà a conservare le fatture dopo la disdetta e per quanto tempo.
• Esportazione: verifica se puoi ottenere i documenti e i relativi dati di conservazione.
• Nuove fatture: stabilisci da quale data saranno prese in carico dal nuovo servizio.
• Periodi scoperti: controlla che nel passaggio non rimangano fatture prive di conservazione.

Scaricare gli XML delle fatture precedenti ti permette di mantenere una copia dei documenti, ma il trasferimento dei file non sostituisce la continuità della conservazione a norma.

Se il vecchio fornitore interrompe la conservazione, devi organizzare il passaggio dei documenti a un altro sistema conforme.

Per gli altri aspetti della migrazione, come anagrafiche, numerazione e codice destinatario, trovi le istruzioni su come cambiare software di fatturazione elettronica.

La mancata conservazione a norma delle fatture elettroniche può comportare sanzioni amministrative e difficoltà durante i controlli fiscali.

Se i documenti non sono stati conservati correttamente, potresti avere problemi a dimostrarne l'integrità o a esibire le fatture richieste dall'Agenzia delle Entrate.

Le conseguenze dipendono dalla violazione e dalle circostanze specifiche.

Se scopri di avere fatture non conservate, procedi in questo modo:

1. Individua gli anni e i documenti interessati.
2. Controlla se è già attivo un servizio di conservazione che li comprende.
3. Verifica se puoi recuperare le fatture attraverso il servizio dell'Agenzia delle Entrate o un altro sistema conforme.
4. Se sono trascorse le scadenze, confrontati con il commercialista per valutare le conseguenze e le modalità di regolarizzazione.

Agire appena scopri il problema permette di ricostruire più facilmente la situazione e recuperare i documenti ancora disponibili.