Guida alla fatturazione differita per professionisti e aziende

Gestire la fatturazione in modo efficiente è una priorità per ogni professionista e impresa. Tra le diverse modalità di emissione, la fatturazione differita rappresenta uno strumento particolarmente utile per semplificare gli adempimenti amministrativi, specialmente quando si gestiscono più operazioni con lo stesso cliente nel corso del mese.

Ma come funziona esattamente? Quali sono i termini da rispettare e quando conviene usarla? In questa guida completa scopri tutto quello che serve sapere sulla fatturazione differita, dalla normativa alle applicazioni pratiche.

La fatturazione differita è una modalità di emissione della fattura che consente di documentare con un unico documento fiscale più operazioni di cessione di beni o prestazioni di servizi effettuate nel corso dello stesso mese nei confronti del medesimo cliente.

Si tratta di uno strumento previsto dalla normativa fiscale italiana che permette di semplificare gli adempimenti amministrativi, evitando di emettere una fattura per ogni singola consegna o prestazione.

A differenza della fattura immediata, che deve essere emessa contestualmente all'operazione o entro 12 giorni dalla stessa, la fattura differita viene emessa in un momento successivo, raggruppando tutte le operazioni del mese.

La fatturazione differita è disciplinata dall'articolo 21, comma 4, lettera a) del D.P.R. 633/1972, che stabilisce le regole per l'emissione.

Secondo la normativa, la fattura differita può essere emessa per documentare:

• Cessioni di beni effettuate nello stesso mese nei confronti del medesimo soggetto
• Prestazioni di servizi rese nello stesso mese nei confronti del medesimo committente
• Operazioni miste che comprendono sia cessioni di beni che prestazioni di servizi, sempre nei confronti di uno stesso soggetto

La legge prevede inoltre che per ogni cessione di beni debba essere emesso un documento di trasporto (DDT) che accompagni la merce. Questo documento costituisce il presupposto indispensabile per poter emettere la fattura differita.

Con l'introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, anche le fatture differite devono essere trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, rispettando gli stessi requisiti tecnici delle fatture immediate.

Il meccanismo della fatturazione differita si basa su un principio semplice: invece di emettere una fattura per ogni singola operazione, si raggruppano tutte le operazioni effettuate nel mese con lo stesso cliente in un'unica fattura riepilogativa.

Di seguito trovi i vari passaggi obbligatori per emettere una fattura differita per la tua attività:

1. Emissione del DDT per ogni consegna: ogni volta che effettui una cessione di beni, devi emettere un documento di trasporto che accompagni la merce. Il DDT deve contenere tutti i dati della spedizione, inclusi i riferimenti al destinatario e la descrizione dei beni trasportati.
2. Raccolta dei documenti del mese: durante il mese accumuli tutti i DDT relativi alle consegne effettuate allo stesso cliente. Conserva accuratamente questi documenti, in quanto ti servono per l'emissione della fattura differita.
3. Emissione della fattura riepilogativa: entro il 15 del mese successivo emetti un'unica fattura elettronica tramite SDI, che riepiloga tutte le operazioni del mese precedente. Questa fattura deve contenere il riferimento a tutti i DDT emessi e le relative date.

Nel caso di prestazioni di servizi, devi solamente emettere la fattura nei tempi sopra indicati, con il riepilogo delle prestazioni svolte per il committente nel mese precedente, con i relativi dettagli delle singole prestazioni.

I termini per la fatturazione differita sono stabiliti con precisione dalla normativa e devono essere rispettati scrupolosamente per evitare sanzioni.

La fattura differita deve essere emessa entro il 15 del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le operazioni. Questo termine è perentorio e vale sia per le cessioni di beni che per le prestazioni di servizi.

Ad esempio, per tutte le operazioni effettuate nel mese di gennaio, la fattura differita dovrà essere emessa entro il 15 febbraio. Nulla ti impedisce di farlo prima del giorno 15 del mese.

Con l'obbligo di fatturazione elettronica, la fattura differita deve essere trasmessa al SDI entro lo stesso termine del 15 del mese successivo. Non è sufficiente emettere la fattura, ma occorre anche inviarla telematicamente all'Agenzia delle Entrate.

Considera che il SDI potrebbe impiegare del tempo per processare la fattura, quindi è consigliabile non attendere l'ultimo momento per la trasmissione.

Nella fattura differita, la data di effettuazione dell'operazione coincide con quella dell'ultimo DDT del mese o, per i servizi, con l'ultima data di esecuzione della prestazione nel mese di riferimento.

Questa data è rilevante ai fini IVA, in quanto determina il periodo di competenza per la liquidazione. Trova maggior informazioni sulla liquidazione IVA in questo articolo.

La fatturazione differita è particolarmente vantaggiosa in specifiche situazioni operative, in quanto permette di semplificare il processo e ridurre il numero di documenti da gestire.

Il caso più comune è quando la tua azienda effettua consegne frequenti allo stesso cliente nel corso del mese. Ad esempio per rifornimenti quotidiani o per consegne di ordini in più tranche allo stesso committente.

Anche per le prestazioni di servizi la fatturazione differita risulta utile. Ad esempio, se la tua azienda interviene più volte al mese negli stabilimenti dello stesso cliente.

In questo caso, invece del DDT devi mantenere una documentazione interna (rapporti di intervento, ordini di lavoro, ecc.) che attesti le singole prestazioni effettuate.

Alcuni settori economici trovano particolarmente vantaggiosa la fatturazione differita:

• Distribuzione e logistica
• Manifatturiero
• Servizi alle imprese
• Commercio all'ingrosso
• Trasporti

La compilazione corretta di una fattura differita richiede l'inserimento di alcuni elementi obbligatori specifici. Vediamoli nel dettaglio.

Una fattura differita deve contenere tutti gli elementi previsti per una fattura ordinaria, più alcuni dati specifici:

• Data di emissione della fattura (entro il 15 del mese successivo)
• Per le vendite di beni, riferimento a tutti i DDT del mese (numero e data di ciascun documento)
• Data di effettuazione dell'operazione (ultima del mese o data dell'ultimo DDT)
• Descrizione dettagliata dei beni ceduti o dei servizi prestati

Immaginiamo un'azienda che ha effettuato tre consegne di materiale elettrico nel mese di gennaio 2026:

• DDT n. 001 del 10/01/2026: materiale per 1.000 euro + IVA
• DDT n. 002 del 18/01/2026: materiale per 1.500 euro + IVA
• DDT n. 003 del 25/01/2026: materiale per 800 euro + IVA

La fattura differita, emessa entro il 15 febbraio 2026, dovrà contenere:

• Numero fattura: XX/2026
• Data emissione: 12/02/2026
• Data operazione: 25/01/2026 (data ultimo DDT)
• Riferimento DDT: “DDT n. 001 del 10/01/2026, DDT n. 002 del 18/01/2026, DDT n. 003 del 25/01/2026"
• Descrizione: "Fornitura materiale elettrico come da DDT allegati"
• Imponibile: 3.300€
• IVA 22%: 726€
• Totale fattura: 4.026€

Spesso si fa confusione tra fattura differita e fattura accompagnatoria. Sebbene entrambe riguardino la cessione di beni, si tratta di documenti con funzioni diverse.

La fattura accompagnatoria è una fattura immediata che viene emessa contestualmente alla consegna della merce e che accompagna fisicamente i beni durante il trasporto, sostituendo il DDT.

Questo tipo di fattura viene usata quando:

• Non vuoi emettere il DDT
• Il cliente richiede fattura immediata
• Vuoi velocizzare l'incasso
• Si tratta di una vendita occasionale o di una singola consegna

Le differenze tra fattura differita e accompagnatoria possono essere sintetizzate in questa tabella:

La gestione dell'IVA nelle fatture differite presenta alcune particolarità che è importante conoscere per evitare errori nella liquidazione periodica.

Per le fatture differite, l'IVA diventa esigibile nel momento in cui viene emessa la fattura, e non nel momento in cui sono state effettuate le singole operazioni.

Questo significa che se hai effettuato consegne nel mese di gennaio ed emetti la fattura differita il 12 febbraio (come nell'esempio precedente), l'IVA deve essere liquidata nel mese di febbraio, non in quello di gennaio.

Questa peculiarità ha implicazioni importanti sulla liquidazione IVA periodica:

• Per i contribuenti mensili: l'IVA relativa alle fatture differite emesse entro il 15 del mese deve essere versata entro il 16 del mese stesso. Ad esempio, per le fatture differite di gennaio emesse entro il 15 febbraio, l'IVA va versata entro il 16 febbraio.
• Per i contribuenti trimestrali: l'IVA viene liquidata nel trimestre di emissione della fattura differita. Se emetti fatture differite relative a gennaio, febbraio e marzo entro il 15 aprile, l'IVA deve essere versata nella liquidazione del primo trimestre.

Dal punto di vista contabile, la fattura differita deve essere registrata:

• Nel registro delle fatture emesse alla data di emissione (entro il 15 del mese successivo)
• Con riferimento alla data di effettuazione dell'operazione (ultima del mese o data ultimo DDT) per la determinazione del momento impositivo
• Nel registro IVA vendite del mese di emissione, non del mese di effettuazione delle operazioni

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