Vita da freelance: 5 consigli per farti pagare le fatture in tempo

Se hai la Partita IVA, uno degli aspetti più importanti per organizzare la tua vita da freelance con successo è farti pagare le fatture in tempo dai clienti.

Farsi pagare le fatture dai clienti secondo le scadenze stabilite ti consente di pianificare le entrate con precisione, affrontare le spese programmate in tranquillità e calcolare in anticipo quante tasse dovrai versare per l’anno in corso, permettendoti di sprecare meno tempo con la contabilità e concentrare le tue energie per far crescere il tuo business.

Tuttavia, può capitare di incorrere in clienti che pagano in ritardo, o peggio ancora in clienti che decidono di non pagare le fatture arretrate.

Se ti è già successo oppure vuoi tutelarti per evitare che possa accadere, in questo articolo ti spieghiamo tutto quello che c’è da sapere per farsi pagare le fatture in tempo dai clienti.

Come imprenditore o imprenditrice individuale, farsi pagare le fatture in tempo dai clienti è fondamentale per gestire il flusso di cassa e mantenere la tua attività in perfetta salute finanziaria.

Al contrario, ritrovarsi con delle fatture pagate in ritardo potrebbe intaccare la tua liquidità disponibile e impedirti di sostenere le spese necessarie per mantenere la tua operatività, come pagare i collaboratori esterni o le fatture dei tuoi fornitori di servizi.

La legge n. 81 del 22/05/2017, nota come “Jobs Act del lavoro autonomo”, stabilisce che i pagamenti delle fatture devono essere effettuati entro un termine concordato e comunque non superiore ai 60 giorni. In mancanza di termini scritti, la scadenza naturale è fissata in 30 giorni dalla data di emissione della fattura.

Fatta questa premessa, vediamo ora 5 consigli pratici per farti pagare in tempo e cosa fare se i clienti non pagano.

Se stai per iniziare a lavorare con un nuovo cliente, ricordati di redigere un contratto da far firmare al cliente in cui vengono chiaramente indicati i termini e le modalità di pagamento, oltre agli interessi da corrispondere in caso di pagamento in ritardo delle fatture.

Tra gli aspetti da includere, non dimenticare il computo totale delle ore/quantità di lavoro da svolgere e una clausola per consentirti di interrompere immediatamente il lavoro in caso di mancato pagamento della fattura.

Un altro metodo per evitare imprevisti è chiedere un anticipo sul pagamento prima di svolgere il lavoro. Ad esempio, potresti chiedere un 30% dell'importo del preventivo alla firma del contratto e un 70% alla consegna, a seconda del volume di lavoro e dell’affidabilità del cliente.

Pur non garantendo che la fattura finale ti verrà pagata in tempo, un cliente che non paga difficilmente accetterà di versare un anticipo sul lavoro prima ancora che tu lo abbia iniziato.

Chiedere un acconto, inoltre, ti permette di accedere immediatamente a liquidità aggiuntiva, che puoi utilizzare per compensare una fattura arretrata in attesa di essere saldata.

Nel dubbio, puoi sempre utilizzare il Registro Informatico dei Protesti o richiedere una copia del bilancio aziendale presso la Camera di Commercio per verificare l’affidabilità creditizia di un potenziale cliente.

Se il cliente è già stato iscritto presso il Registro dei Protesti, o se noti particolari incongruenze nel bilancio aziendale (ad esempio, uscite nettamente superiori alle entrate), potrai evitare del tutto il rischio di non farti pagare le fatture decidendo di rifiutare il lavoro. 

Gestire la contabilità aziendale è uno degli aspetti più insidiosi per i freelancer. Tra tutte le cose da fare, può addirittura capitare di dimenticarsi di inviare le fatture ai clienti: in questo caso, non saranno loro a prendere l’iniziativa per ricordarti del pagamento in sospeso.

Utilizzando la funzionalità per le fatturazione elettronica di Qonto, potrai inviare, gestire e controllare lo stato del pagamento delle tue fatture da un unico posto, in modo da tenere traccia delle fatture in scadenza, inviare promemoria e farti pagare in tempo dai clienti.

Ma non solo: Qonto mette a tua disposizione un conto per freelance 100% online, con tutte le funzioni necessarie per semplificare le operazioni finanziarie della tua attività e permetterti di dedicare più tempo alla crescita del tuo business.

Quando emetti le fatture, ricorda di includere tutti i dettagli necessari per effettuare il pagamento: termini, modalità di pagamento, interessi di mora per i pagamenti in ritardo e qualsiasi altra informazione necessaria per dare ai tuoi clienti tutto ciò di cui hanno bisogno per pagare le fatture in tempo.

Parola d’ordine: chiarezza!

Se hai seguito tutti questi accorgimenti ma i clienti non pagano, ci sono alcune strategie da seguire per farsi pagare le fatture arretrate.

• Trascorsi 7-10 giorni dal termine di pagamento della fattura, puoi inviare un primo sollecito tramite email: nella maggior parte dei casi, può trattarsi semplicemente di una dimenticanza da parte del cliente che, ricevuto il tuo sollecito, procederà a effettuare il pagamento.
  
  
• Se il tentativo non funziona, dopo 30 giorni puoi inviare un secondo sollecito, tramite telefono (o, se ti è possibile, recandoti presso la sede del cliente).
  
  
• Se il cliente continua a ignorare le tue richieste di pagamento e lascia trascorrere altro tempo prima di pagare le fatture arretrate, dopo 45 giorni ti consigliamo di inviare una lettera in cui comunichi l’intenzione di rivolgerti a un’agenzia di recupero crediti se il pagamento non viene saldato entro una data prestabilita.
  
  
• Decorsi 90 giorni, se il cliente non paga, valuta la possibilità di rivolgerti a un’agenzia di recupero crediti o passare alle vie legali per farti pagare le fatture arretrate.

Naturalmente, considera questa soluzione come l’ultima spiaggia: se il cliente è sempre stato affidabile, potrebbe trovarsi in una situazione di difficoltà temporanea ma restare comunque in grado di saldare il debito in futuro.

In questo caso, la comunicazione è fondamentale e trovare un compromesso (ad esempio, richiedere il pagamento maggiorato degli interessi) con il cliente che non paga può essere la strategia migliore per farti pagare le fatture arretrate senza procedere per vie legali e compromettere inevitabilmente la collaborazione con il cliente.