8 consigli per organizzare con successo la tua vita da freelance

E così hai deciso di metterti in proprio e diventare freelance: ottimo! 

Da oggi niente più orari d’ufficio e ferie comandate a ferragosto.

Sembra fantastico, ma per quanto diventare lavoratori autonomi offra una serie di grandi vantaggi, organizzare la vita da freelance richiede tantissimo impegno, costanza e dedizione. D’altronde, essere il capo di sé stessi significa dover gestire gli aspetti meno interessanti del proprio lavoro, tra cui la contabilità, le comunicazioni con i clienti, le tasse da pagare e l’organizzazione delle attività quotidiane, il tutto cercando di non impazzire.

Quindi, che tu stia pensando di diventare freelance o abbia già fatto il grande salto, in questo articolo ti proponiamo una serie di pratici consigli, strumenti e abitudini da seguire per organizzare al meglio il tuo lavoro e avere successo come a freelance.

La prima regola per lavorare da freelance è pianificare con attenzione le attività giornaliere e ordinarle in base alla priorità.

Ogni giorno, infatti, i compiti da fare possono essere tantissimi: tra la consegna di un progetto in scadenza e l’invio di un preventivo, tra il follow-up con un potenziale cliente e la gestione delle fatture, dovrai stabilire quali attività creano valore e quali rubano tempo prezioso.

Per aiutarti a farcela, pianifica in anticipo la tua agenda giornaliera e assegna un livello di priorità a ciascuno dei tuoi compiti.

E dato che ricordarsi di tutto diventerebbe un secondo lavoro, puoi utilizzare pratici strumenti come Todoist o Trello per organizzare liste di attività e creare un calendario visivo con i tutti i tuoi compiti, così da avere sempre tutto sotto controllo.

Che si tratti di prevenire il burnout o semplicemente lavorare di meno, ogni freelance dovrebbe stabilire quali sono i propri limiti e imparare a dire di no quando tutto diventa troppo.

Devi consegnare un progetto importante e un altro cliente ti chiede solo una mezz’oretta per parlare dello stato dei lavori? Non spaventarti a dire di no, ma consideralo a tutti gli effetti un tuo diritto di lavoratore autonomo.

Segui questo approccio anche quando senti di avere più lavoro di quello che riesci a gestire: in fondo, meglio rinunciare a un progetto che lavorarci male e scontentare il cliente.

Uno degli aspetti più complicati della gestione di un’attività freelance è la contabilità aziendale. Annotare i costi, preparare le fatture, calcolare l’importo speso durante una trasferta, predisporre gli F24… insomma, ci siamo capiti.

Il modo migliore per snellire queste operazioni è affidarsi a uno strumento centralizzato e digitalizzato per la gestione finanziaria del tuo business, come Qonto.

In sostanza, il conto business Qonto ti permette di gestire tutti i numeri della tua attività direttamente dalla tua app, desktop o mobile, risparmiando tempo prezioso da dedicare al tuo lavoro freelance.

Qonto mette a tua disposizione una piattaforma con cui gestire tutti gli aspetti finanziari della tua attività: puoi utilizzarla per la fatturazione elettronica e per tenere traccia dei pagamenti in scadenza, predisporre bonifici e pagamenti F24 in pochi clic, effettuare pagamenti attraverso pagoPA e molto altro ancora.

Inoltre, Qonto offre tantissime integrazioni con app e strumenti di lavoro tra i più diffusi, in modo da garantirti la massima sincronizzazione anche lavorando con tool diversi.

Che si tratti di chiedere un brief di progetto più dettagliato o di ricevere un feedback post-consegna, la comunicazione con il cliente a volte può essere più time consuming del lavoro stesso.

Per comunicare efficacemente con i tuoi clienti senza perdere troppo tempo, stabilisci dei momenti durante la giornata da dedicare esclusivamente al controllo delle email, alle chat su Slack o alle telefonate: per esempio, ritaglia 15 minuti di comunicazione ogni 2 ore di lavoro profondo in modo da esserci quando serve, ma senza per questo farti distrarre continuamente dai messaggi.

(E a proposito di clienti, trovi qui alcuni utili consigli su come trovare clienti online da libero professionista!)

Chi lavora da freelance lo sa bene: il tempo è l’asset più prezioso, e vale la pena gestirlo bene.

Non a caso, esistono moltissime tecniche di time management utilizzate per sfruttare il tempo nel modo migliore e sconfiggere la procrastinazione. 

Tra queste, ti consigliamo la "tecnica del pomodoro": consiste nel suddividere il tempo in blocchi (detti per l’appunto, pomodori) da dedicare al lavoro profondo e inserire delle pause tra loro. La tecnica più classica prevede di lavorare 25 minuti e fare pausa per 5 minuti, e poi, dopo 4 blocchi, concedersi una pausa più lunga da 15 a 30 minuti.

Per lavorare con la tecnica del pomodoro, puoi utilizzare il cronometro sul tuo telefono o scaricare un’app dedicata: ne esistono tantissime, e per trovarle ti basterà cercare “pomodoro timer”.

Un’altra buona abitudine è darsi degli orari fissi, così da creare una routine: per esempio lavorando ogni giorno dalle 9 alle 13, e dalle 16 alle 19, a seconda dei ritmi che funzionano meglio per te.

Un aspetto spesso trascurato della vita e del lavoro da freelance è la tutela legale della propria attività: soprattutto perché, in caso di eventuali controversie, sarai tu stesso a doverne rispondere.

Da questo punto di vista, prima di iniziare una nuova collaborazione con un cliente, è consigliabile redigere un contratto di collaborazione per stabilire l’ambito di lavoro, i termini di pagamento e le possibilità di rescissione consensuale nel caso in cui le cose non andassero nel modo giusto.

Inoltre, se stai iniziando un lavoro importante con un nuovo cliente, prendi in considerazione la possibilità di chiedere un anticipo sull’importo totale (es. 30% alla firma dell’accordo di collaborazione, 70% alla consegna) per tutelarti dai cattivi pagatori.

Infine, se lavori con materie sensibili o ad alto rischio (es. settore medico o farmaceutico), è indispensabile dotarsi di un’assicurazione professionale per tutelarsi in caso di danni o criticità derivanti dal tuo lavoro.

Se lavori da freelance, molto probabilmente lo fai da casa: ecco perché vale davvero la pena investire per creare uno spazio di lavoro confortevole, non solo per sentirsi a casa ma per sentirsi produttivi da casa.

Investi in attrezzatura di qualità per il tuo home office: una sedia ergonomica - essenziale per chi trascorre tante ore al giorno seduto davanti al computer - una scrivania spaziosa, un monitor di alta qualità e qualche pianta per creare uno spazio bello, pratico e funzionale.

Sonno, stress e stanchezza sono veri e propri nemici della produttività freelance e, se trascurati, ti porteranno inevitabilmente al burnout, ovvero alla sopraffazione da lavoro.

Ecco perché vogliamo chiudere questa lista di consigli per organizzare la vita da freelance con quello che forse è il consiglio più semplice, ma anche più importante: non trascurare il tuo benessere fisico e mentale.

Il lavoro da freelance non ha orari, ma è proprio per questo potresti cadere nella tentazione di lavorare sempre senza mai staccare.

Un buon work-life balance ti consentirà di lavorare con la giusta carica e motivazione, a beneficio anche di risultati e produttività.