Contabilità: gestirla in casa o esternalizzarla? Software per la contabilità: quale scegliere? Le buone abitudini da mettere in pratica? Definisci un calendario delle scadenze fiscali

Strategia contabile, che domande farsi per crearla

5 min

18 novembre 2021

Di Qonto Italia

Spese contabili Peach di copertura postale

Oggi la contabilità è anche strategia.

I fogli di calcolo su Excel non bastano più: in quanto imprenditore, ci sono altre domande che è necessario tu ti ponga e ci sono valutazioni che occorre fare per essere certi di poter contare sempre sugli strumenti e sulle soluzioni migliori.

Questo articolo vuole esserti d’aiuto nel suggerirti le domande giuste, a cui saprai dare la risposta migliore a seconda delle tue necessità.

Semplifica la contabilità aziendale

Contabilità: gestirla in casa o esternalizzarla?

La prima scelta da fare è capire se esternalizzare il servizio di contabilità oppure se gestirlo internamente.

Gestione interna:

In questo caso l’azienda si avvale di un proprio commercialista o di più figure, in base alle dimensioni e alla tipologia di attività svolta. Tuttavia, non è semplice capire quando sia davvero questa la soluzione più adatta e conveniente.

Esternalizzazione del servizio:

In questo caso il servizio è affidato a un consulente esterno.

Si tratta della soluzione più comunemente adottata dalle aziende con meno di venti dipendenti, che nominano un commercialista esterno che si occupi di precisi incarichi oppure di tutta la contabilità.

Ogni opzione, ovviamente, ha i suoi pro e i suoi contro.

Gestione interna della contabilità

I vantaggi:

Con una gestione della contabilità interna,è più semplice mantenere il controllo sulle operazioni e sulle informazioni riservate. Questa opzione, inoltre, non esclude la possibilità di fare all'occorrenza riferimento a dei consulenti esterni, ma i costi di outsourcing saranno in questo caso ridotti o comunque inferiori.

Gli svantaggi:

Per gestire la contabilità di un’azienda servono tempo e competenze specifiche delle risorse. Inoltre, in caso di dimissioni o di assenze prolungate delle figure incaricate, possono crearsi dei problemi dovuti alla mancanza di riferimenti alternativi. Senza contare che, in un settore in così rapida evoluzione, si rende necessaria una formazione continua delle risorse, il che a lungo termine costituisce un costo aggiuntivo.

Gestione esternalizzata della contabilità

I vantaggi:

L’outsourcing porta all’azienda l’innegabile vantaggio di poter contare su un professionista che garantisce il rispetto degli obblighi di legge e fiscali e che, in certi casi, può supportarla anche in qualità di consulente, assicurando alla gestione contabile un approccio solido e di lungo termine.

Gli svantaggi:

L’esternalizzazione della contabilità è un costo che deve essere quantificato e calcolato con precisione. Non è facile, infatti, prevedere l’impegno che il consulente dovrà dedicare all’azienda, sia in termini di frequenza sia di volume di lavoro, e ciò può rendere non semplice la definizione del budget da investire in outsourcing.

La tecnologia si può rivelare un valido alleato nel ridurre i costi di esternalizzazione, semplificando e automatizzando alcune operazioni contabili. Le nuove soluzioni di finanza digitale, infatti, permettono di integrare alcuni servizi direttamente sulla tua piattaforma di contabilità, ad un costo inferiore e con un risparmio di tempo e risorse.

Software per la contabilità: quale scegliere?

L’adozione di un programma per la contabilità sarà utile sia nel caso tu decida di gestire internamente l'attività sia che tu scelga di ricorrere all’outsourcing. Anzi, in caso di esternalizzazione del servizio l’utilizzo di un software ti aiuterà a semplificare la comunicazione.

La gestione quotidiana dell'operatività contabile sarà in ogni caso ottimizzata e l’adozione di un software ti permetterà di risparmiare tempo e di ridurre il rischio di errore umano.

(Anche se la tecnologia si sta rivelando un valido alleato per semplificare la gestione contabile e amministrativa delle aziende, il contabile del futuro non sarà certo un robot! Ne parliamo qui!)

I software di contabilità ordinaria in circolazione sono molti, ognuno pensato per soddisfare differenti e specifiche necessità. Prenditi quindi il tempo necessario per esaminare a fondo le tipologie disponibili e per confrontare i tuoi bisogni con le caratteristiche e le impostazioni offerte da ognuno.

In questa lista le principali attività gestite dai software di contabilità:

Produzione documenti (libro mastro, bilancio contabile, conto profitti e perdite);
Gestione delle immobilizzazioni (calcolo dei piani di ammortamento);
Gestione dei pagamenti (stipendi e pagamenti diretti);
Inserimento dati (calcolo IVA, archivi fiscali);
Gestione dei solleciti;
Operazioni bancarie (estratti conto, ordini di pagamento);
Integrazione (recupero e integrazione dati da altri software).

💡 Nota. Nell’ultimo decennio, le nuove soluzioni digitali hanno rivoluzionato la gestione della contabilità nelle aziende. Ecco alcuni esempi di semplificazione:

Alcuni software automatizzano l’inserimento dei dati e altre operazioni garantendo un notevole risparmio di tempo e di ore lavoro. Se ci sono quindi delle attività che svolgi in maniera ricorrente, l’automatizzazione ti aiuterà a gestirle in maniera più rapida.
Con gli strumenti di integrazione finanziaria, potrai trasferire i dati relativi alle tue operazioni direttamente al tuo commercialista, in tempo reale. La comunicazione sarà quindi più semplice e il monitoraggio delle tue spese più rapido ed efficace.

Le buone abitudini da mettere in pratica?

Organizza i documenti contabili per un migliore controllo delle spese

Il ruolo della contabilità è centrale nella gestione di un’impresa. Attraverso di essa, infatti, è possibile tradurre tutte le operazioni che interessano il business in dati analizzabili e monitorabili.

Per fare ciò si utilizzano i “documenti contabili”, che vengono inseriti all’interno dei “registri” e che sono utili per la redazione dello stato patrimoniale o del conto economico.

È di fondamentale importanza che questi documenti siano organizzati e categorizzati al meglio, attraverso metodi di classificazione efficaci sulla base dei quali poterli filtrare per data o per oggetto.

Di seguito le categorie di classificazione standard, con i relativi documenti contabili:

Acquisti e Vendite (fatture, ricevute)
Banca (estratti conto, documenti giustificativi)
Stipendi (buste paga)
IVA e dichiarazioni fiscali

Sarà utile creare dei file (cartacei o digitali) per ogni categoria e quindi classificare ogni documento contabile seguendo un ordine numerico (ad esempio i numeri identificativi dei clienti) oppure cronologico. La strategia più efficace, in questi casi, è stabilire sin dall’inizio un determinato metodo di classificazione e continuare a seguirlo.

Le soluzioni di digital banking consentono di facilitare la gestione contabile quotidiana ottimizzando e automatizzando la fase della cosiddetta "pre-contabilità", ossia i documenti e le operazioni che dovranno poi essere elaborati dal punto di vista contabile.

I documenti giustificativi e gli estratti conto, ad esempio, possono adesso essere digitalizzati, garantendone così una gestione più semplice e una trasmissione più veloce. Anche le attività di inserimento dati possono essere automatizzate e lo stesso vale per le riconciliazioni (ricondurre i movimenti riportati nei documenti fiscali con quelli tracciati negli estratti conto.)

Se sei curioso di avere maggiori informazioni sulle opportunità di semplificazione e di automazione delle attività contabili messe a disposizione da Qonto, puoi approfondire qui.

Definisci un calendario delle scadenze fiscali

Per un professionista o per un'azienda, indipendentemente dalle dimensioni, è importante assicurarsi di versare correttamente e in tempo tasse e tributi. Tenere sotto controllo le scadenze ed averne consapevolezza ti aiuterà a prevedere i flussi di cassa (evitando di pagare multe in caso di ritardo).

In conclusione, una buona gestione della contabilità ti permetterà di conoscere in tempo reale la situazione finanziaria della tua azienda e ti garantirà di avere una chiara visione del presente, che è il presupposto per investire con successo nel futuro.

Rispondere alle domande che ti abbiamo elencato in questo articolo è un primo passo per la costruzione di una strategia aziendale e un business plan efficaci: un punto di partenza verso sfide e successi ancora più grandi.