La gestione dei costi aziendali

Ogni azienda, grande o piccola che sia, si pone degli obiettivi che annualmente deve raggiungere: per questo motivo, diventa fondamentale una corretta gestione dei costi e delle spese. La gestione dei costi aziendali permette di comprendere l'andamento monetario complessivo, misurare i risultati conseguiti, analizzarli nel tempo, fare previsioni di budget, indirizzare le risorse in modo da essere più produttivi e competitivi, monitorare i flussi di cassa, ridurre gli sprechi di tempo e valutare la possibilità di esternalizzare - outsourcing - alcune attività produttive. In questo modo si possono abbattere i costi e gli sprechi. Si tratta di un controllo di gestione accurato e minuzioso particolarmente utile.

Ogni costo ha per l'azienda un valore economico, che permette di quantificare le risorse che l'impresa ha dovuto affrontare per raggiungere un determinato obiettivo. E’ quindi indispensabile conoscere le varie tipologie di costo, al fine di ottimizzare e rendere il più efficiente possibile le risorse impiegate per il raggiungimento di un determinato obiettivo. In generale, possiamo semplificare dicendo che i costi più comuni sono quelli relativi alle attività produttive, alla vendita, agli acquisti di materie prime (come prodotti o strumenti), alle imposte da bollo sulle note spese, ai rimborsi aziendali, alle imposte, ai canoni di locazione di uffici o laboratori, alle attività commerciali e di marketing, ed - se abbiamo dei dipendenti - al personale. I costi, nello specifico, possono invece essere distinti in 3 macro categorie: costi fissi, variabili e semi-variabili.

Per comprendere come gestire al meglio i costi aziendali, bisogna analizzare accuratamente le differenze tra le spese che ogni attività imprenditoriale affronta. Si tratta di un'analisi di dati che può migliorare davvero gestione e risultati. Differenziamo quindi 3 grandi macro categorie di base da avere e tenere sotto controllo:

• Costi fissi: non variano nel tempo, indipendentemente dall'attività produttiva dell'azienda. Tra questi rientrano ad esempio gli stipendi dei dipendenti, i contratti assicurativi o di fornitura per determinati servizi.
• Costi variabili: questi costi possono invece variare in maniera proporzionale al variare dell'attività economica. Ad esempio nel momento in cui un'azienda coinvolta in un processo produttivo si trovi a dover aumentare la produzione.
• Costi semi-variabili: questa tipologia di costo è costituita da una parte fissa e da una variabile.

L'insieme dei costi fissi e variabili è rappresentato dai costi totali. Un'ulteriore classificazione è rappresentata dai costi diretti e indiretti. I costi diretti sono facilmente individuabili poiché si riferiscono ad un determinato oggetto di costo, cioè ad un unico prodotto, come ad esempio i costi per attrezzatura, spese per le trasferte, lo stipendio dei dipendenti. I costi indiretti gravano invece su più oggetti di costo, non sono riconducibili direttamente ad una determinata attività aziendale, come ad esempio l'affitto dell'ufficio, i costi amministrativi, la connessione internet.

Con un conto corrente business 100% online come Qonto, ogni impresa ha la possibilità di gestire facilmente la propria contabilità ottimizzandola e consentendo l'accesso in sola lettura al contabile o commercialista aziendale. Il conto corrente Qonto è gestibile direttamente da app, sia da computer che da telefono, che ti consente di monitorare in qualsiasi momento il saldo del conto e di categorizzare le spese. Con Qonto hai la possibilità di avere delle carte di debito Mastercard nominative. Si tratta di uno strumento utile soprattutto per tutte quelle PMI che necessitano di innovazione, intuitività e di tenere costantemente sotto controllo le spese (ad esempio le spese relative alle trasferte, ai costi telefonici, ecc.).

Per poter ridurre i costi della propria attività è necessario prima di tutto analizzare, in un determinato lasso di tempo, i costi che l'azienda ha dovuto sostenere e quali sono state le spese eccessive. Per fare ciò, occorre anche scegliere di allocare le risorse dell'azienda verso attività più redditizie, tenendo sotto controllo i flussi di cassa, ricorrendo se necessario all'outsourcing, eliminando attività che non sono remunerative per la quantità di tempo che richiedono. Per ridurre le spese, ottimizzare la gestione aziendale e fare una corretta pianificazione, occorre in generale individuare e capire quali costi non sono necessari al raggiungimento degli obiettivi aziendali in relazione ai ricavi: solo così è possibile fare un'analisi e una pianificazione efficace.

Per l'azienda riveste un ruolo di fondamentale importanza per l'azienda il coinvolgimento dei dipendenti: chi quotidianamente porta avanti il business aziendale, cioè dipendenti e collaboratori. Essendo sempre a contatto diretto con le attività dell'impresa, i lavoratori possono fornire un punto di vista utile e concreto su quali sono i costi più rilevanti, come ottimizzarli o eliminarli del tutto. Il suggerimento di un dipendente può essere particolarmente prezioso e rilevante per un titolare di azienda.

Uno dei sistemi più adottati dalle aziende per contenere e ridurre i costi aziendali è la cosiddetta "esternalizzazione", definita in inglese outsourcing. Questa permette all'azienda di delegare ad un'altra azienda una determinata parte della propria attività (produttiva, amministrativa, finanziaria). Solitamente l'azienda in questione è altamente specializzata in quella determinata attività imprenditoriale (in relazione al mercato e al settore di riferimento) e riesce quindi a fornire un servizio eccellente ad un costo moderato, sicuramente inferiore rispetto a quello che l'azienda avrebbe dovuto sostenere. Per poter consolidare partnerships e contatti di questo tipo, occorre fare un'analisi di mercato e capire quali sono le imprese più esperte.

Una volta completata l'accurata analisi dei costi sostenuti, bisogna considerare gli obiettivi che la nostra attività vuole raggiungere. La gestione dei costi, le conseguenze che da questa hanno luogo - come ad esempio la scelta di allocare risorse economiche in una determinata attività produttiva - devono essere valutate sempre nell'ottica del raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Oggigiorno sono molte le aziende che decidono di affidare il controllo dei costi e delle spese aziendali a software specifici, pensati per supportare le imprese di ogni dimensione. Questi programmi permettono di ottimizzare ed automatizzare la gestione economica dell'azienda, aiutando l'imprenditore a prevedere i costi in un determinato arco di tempo. La business intelligence è oggi la soluzione migliore al controllo di gestione, prevedendo una costante analisi di aspetti altrimenti non facilmente individuabili.