Rimborso carburante: come ottenerlo?

I dipendenti che effettuano trasferte con un'auto aziendale, si trovano spesso a dover richiedere il rimborso carburante: questo accade quando la propria azienda non fornisce delle carte carburante o dei buoni benzina. Il rimborso carburante è un'indennità (rimborso spese) che viene data da un'azienda ad un dipendente quando quest'ultimo anticipa il denaro per il rifornimento di carburante durante una trasferta lavorativa all'interno del comune della sede lavorativa o al di fuori.

Il rimborso carburante non deve essere confuso con i rimborsi chilometrici, sebbene possano sembrare simili. Spesso la gestione dei rimborsi può apparire noiosa e complicata, ma esistono servizi che ti consentono di ottimizzare la contabilità aziendale. Qonto ti consente di automatizzare molte delle operazioni contabili quotidiane. Tu carichi una foto del giustificativo e l'app rileva automaticamente l'importo e l'aliquota IVA e allega il tutto alla transazione corrispondente.

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Affinché il datore di lavoro provveda al rimborso spese carburante, è necessario che il dipendente mostri la necessaria documentazione, ovverosia le note spese e i relativi giustificativi di spese (fatture e scontrini) aziendali. Si tratta della documentazione necessaria per qualsiasi altra tipologia di rimborso analitico (ovverosia a piè di lista).

Per rimborsare l'intero importo anticipato dal dipendente, il datore di lavoro deve accertarsi che l'importo sia stato realmente speso per il carburante durante una trasferta con auto aziendale.

A differenza del rimborso carburante (il quale solitamente è analitico), il rimborso forfettario è un compenso monetario erogato da un'impresa nei confronti dei collaboratori indipendentemente dalla spesa anticipata. Si tratta di una quota stabilita con anticipo e solitamente definita dai contratti collettivi.

Come anticipato, il rimborso chilometrico non coincide con il cosiddetto "rimborso carburante". Quest'ultimo non è altro che il rimborso analitico (o a piè di lista) delle spese anticipate dal dipendente per pagare il carburante durante una trasferta lavorativa effettuata con macchina aziendale. Al contrario, il rimborso chilometrico è l'indennità restituita al dipendente quando quest'ultimo effettua una trasferta lavorativa con un proprio veicolo.

Si tratta di un tipo di rimborso volto a restituire non solo le spese di carburante, ma anche un importo in relazione all'uso di un proprio veicolo e non di un veicolo aziendale. Il datore di lavoro può agevolmente documentarsi su modalità e prezzi del rimborso spese auto grazie alle tabelle in essere stilate ed aggiornate dall'ACI. Vediamo allora in questa semplice ma esaustiva guida cos'è un rimborso chilometrico e come si calcola rimborso km dell'auto tabelle alla mano.

Quando si parla di rimborso chilometrico entrando in gioco vari aspetti tra cui:

• la proprietà del mezzo di trasporto;
• il tipo di carburante usato;
• i km percorsi;
• la normativa;
• la tassazione e la deducibilità;
• la tipologia del veicolo;
• il comune nel quale è realizzata la trasferta.

La somma che deve essere rimborsata varia, quindi, in base agli aspetti citati.

Per calcolare il rimborso chilometrico sono necessarie le Tabelle ACI: ogni anno l'istituto pubblica ed aggiorna i parametri di riferimento che prendono in considerazione ad esempio:

• marca e modello dell'auto;
• tipo di alimentazione del veicolo;
• categoria del veicolo.

Come anticipato, per calcolare un rimborso chilometrico è necessario consultare le tabelle ACI: uno strumento che consente di calcolare velocemente i costi necessari per realizzare un viaggio in relazione ai km, alla tipologia di veicoli e ai prezzi del carburante aggiornate (benzina, gasolio o metano).

Le tabelle ACI vengono pubblicate e rettificate (come accaduto nell'anno corrente, ovverosia nel 2020) sulla Gazzetta Ufficiale dell'Agenzia delle Entrate sono aggiornate ogni anno e sono accompagnate da un software che consente di velocizzare il calcolo. Per poterlo utilizzare è necessario inserire correttamente tutti i dati relativi alle spese di viaggio, i quali vengono forniti dal dipendente: devi solo registrarti al sito dell'ACI (nel quale trovi tutte le informazioni necessarie). L'utilizzo delle tabelle e del software ACI è la soluzione ideale per capire in maniera semplice e rapida l'importo da dover restituire al lavoratore dipendente sotto forma di rimborso chilometrico.