Fattura elettronica: guida per PMI e professionisti

Il formato elettronico è obbligatorio per legge e offre alcuni vantaggi interessanti:

• Risparmiare o eliminare totalmente la carta
• Gestire in maniera più rapida la documentazione, risparmiando tempo
• Ridurre il rischio di eventuali perdite di documenti
• Semplificare la gestione contabile, se combinato a un conto business come Qonto

A partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per le operazioni B2B (Business to Business) tra professionisti e imprese e B2C (Business to Consumer) rivolte ai consumatori.

Per gestire la fatturazione elettronica puoi scegliere di avvalerti del supporto di appositi programmi, sia a pagamento sia gratuiti.

Il requisito necessario per l'emissione di fatture elettroniche è disporre di un dispositivo elettronico (computer, smartphone, tablet) e di un apposito software per la fattura elettronica. I servizi di fatturazione elettronica oggi presenti sul mercato sono diversi. Tra questi si annoverano anche gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall'Agenzia dell'Entrate.

Per quanto riguarda i servizi di fatturazione elettronica offerti dalla pubblica amministrazione, hai tre soluzioni tra cui scegliere:

• da browser
• il software per computer
• l'app per tablet o smartphone chiamata Fatturae

Tutte e tre queste sono gratuite ma, stando a quanto dichiarato sul sito dell'Agenzia, si rivolgono ai soggetti che sono soliti emettere un numero contenuto di fatture.

In alternativa a questi hai diverse altre possibilità sviluppate e fornite da terzi, sia specifiche per l'emissione e la gestione delle fatture in formato digitale, sia con offerte più ampie.

Per iniziare a usare le fatture elettroniche non hai bisogno di alcuna guida alla compilazione. I dati da inserire nella fattura elettronica sono in pratica gli stessi della fattura cartacea con la sola aggiunta dell'indirizzo PEC, l'indirizzo telematico certificato del destinatario.

Tutte le fatture elettroniche vengono trasmesse attraverso un unico sistema: il Sistema Di Interscambio (SDI). Questo sistema funge da vero e proprio intermediario tra il mittente e il destinatario della fattura. Ma oltre a gestire la trasmissione, il Sistema di Interscambio verifica anche la correttezza formale delle informazioni inserite nei vari campi.

Nel caso in cui il sistema SDI individui degli errori all'interno di una fattura inviata, tu mittente riceverai una cosiddetta “ricevuta di scarto” con all'interno specificato il motivo per il quale la ricezione non è andata a buon fine. In questo caso non dovrai fare altro che correggere e rinviare la fattura elettronica.

Per quanto riguarda la conservazione, invece, come prevede la normativa sia chi emette la fattura elettronica sia chi la riceve è obbligato a conservarla elettronicamente. Per conservazione elettronica si intende un processo ben regolamentato che consente di mettere le fatture al sicuro, rendendone possibile la lettura in qualsiasi momento. Altrimenti rischi di incappare in sanzioni.

A supportare questo procedimento di conservazione elettronica sono degli operatori certificati. Anche l'Agenzia delle Entrate fornisce gratuitamente un servizio di conservazione elettronica a norma che serve per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il sistema SDI.

Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate solo ed esclusivamente tramite il Sistema Di Interscambio, altrimenti risultano non emesse. Oltre all'invio, il Sistema Di Interscambio SDI serve anche a:

• Verificare se nella fattura sono inseriti correttamente tutti i dati obbligatori ai fini fiscali e l'indirizzo telematico (PEC) al quale recapitare la fattura elettronica.
• Verificare che la partita IVA cedente/ prestatore e la partita IVA o il codice fiscale del cessionario/committente esistano realmente.
• Inviare la fattura al destinatario e comunicare all'emittente della fattura che l'invio è andato a buon fine fornendogli la ricevuta di recapito.