Fattura elettronica: guida per PMI e professionisti

4 min

25 gennaio 2022

Di Qonto Italia

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Come funzionano le fatture online?

Operando nel B2B o nel B2C hai con ogni probabilità l’obbligo di fatturazione elettronica. Il formato elettronico offre diversi vantaggi che puoi scoprire consultando questa breve guida alla fatturazione elettronica.

La fattura elettronica ha sostanzialmente lo stesso valore di una fattura cartacea. La principale differenza è che le fatture elettroniche sono in formato digitale XML (eXtensible Markup Language) e vengono compilate e inviate avvalendosi di supporti e sistemi informatici.

Differenze con la fatturazione ordinaria

La fattura elettronica si differenzia dalla fattura cartacea in quanto deve essere necessariamente compilata e scritta utilizzando un dispositivo elettronico (tablet, smartphone o computer) e dei codici appositi. Inoltre, l’invio della fattura elettronica al cliente avviene tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SDI).

I vantaggi della fatturazione elettronica

Il formato elettronico è obbligatorio per legge e offre alcuni vantaggi interessanti:

Risparmiare o eliminare totalmente la carta
Gestire in maniera più rapida la documentazione, risparmiando tempo
Ridurre il rischio di eventuali perdite di documenti
Semplificare la gestione contabile, se combinato a un conto business come Qonto

L’obbligo di fattura elettronica

A partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per le operazioni B2B (Business to Business) tra professionisti e imprese e B2C (Business to Consumer) rivolte ai consumatori.

Quando è obbligatoria la fattura elettronica e chi la deve usare?

L'obbligo di fatturazione elettronica è previsto per legge per tutte le società e i professionisti che operano sia nell'ambito della cessione di beni sia in quello della prestazione di servizi. Tuttavia sono presenti delle eccezioni per quanto riguarda l'obbligo di fatturazione elettronica:

Gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel regime di vantaggio
Gli operatori che rientrano nel regime forfettario
I piccoli produttori agricoli (già precedentemente esonerati dall'emissione di fattura)

Se lo desiderano, i soggetti esonerati possono comunque scegliere di ricorrere alla fatturazione elettronica.

Chi svolge attività in regime forfettario potrebbe presto diventare un soggetto obbligato a passare alla fatturazione elettronica. Questo obbligo dovrebbe entrare in vigore nel 2022.

Software per la fatturazione elettronica

Per gestire la fatturazione elettronica puoi scegliere di avvalerti del supporto di appositi programmi, sia a pagamento sia gratuiti.

Come emettere fattura elettronica: Agenzia delle Entrate o fornitori di servizi terzi?

Il requisito necessario per l'emissione di fatture elettroniche è disporre di un dispositivo elettronico (computer, smartphone, tablet) e di un apposito software per la fattura elettronica. I servizi di fatturazione elettronica oggi presenti sul mercato sono diversi. Tra questi si annoverano anche gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall'Agenzia dell'Entrate.

Per quanto riguarda i servizi di fatturazione elettronica offerti dalla pubblica amministrazione, hai tre soluzioni tra cui scegliere:

da browser
il software per computer
l'app per tablet o smartphone chiamata Fatturae

Tutte e tre queste sono gratuite ma, stando a quanto dichiarato sul sito dell'Agenzia, si rivolgono ai soggetti che sono soliti emettere un numero contenuto di fatture.

In alternativa a questi hai diverse altre possibilità sviluppate e fornite da terzi, sia specifiche per l'emissione e la gestione delle fatture in formato digitale, sia con offerte più ampie.

Compilazione ed emissione della fattura elettronica

Per iniziare a usare le fatture elettroniche non hai bisogno di alcuna guida alla compilazione. I dati da inserire nella fattura elettronica sono in pratica gli stessi della fattura cartacea con la sola aggiunta dell'indirizzo PEC, l'indirizzo telematico certificato del destinatario.

Come trasmettere e conservare le fatture elettroniche?

Tutte le fatture elettroniche vengono trasmesse attraverso un unico sistema: il Sistema Di Interscambio (SDI). Questo sistema funge da vero e proprio intermediario tra il mittente e il destinatario della fattura. Ma oltre a gestire la trasmissione, il Sistema di Interscambio verifica anche la correttezza formale delle informazioni inserite nei vari campi.

Nel caso in cui il sistema SDI individui degli errori all'interno di una fattura inviata, tu mittente riceverai una cosiddetta “ricevuta di scarto” con all'interno specificato il motivo per il quale la ricezione non è andata a buon fine. In questo caso non dovrai fare altro che correggere e rinviare la fattura elettronica.

Per quanto riguarda la conservazione, invece, come prevede la normativa sia chi emette la fattura elettronica sia chi la riceve è obbligato a conservarla elettronicamente. Per conservazione elettronica si intende un processo ben regolamentato che consente di mettere le fatture al sicuro, rendendone possibile la lettura in qualsiasi momento. Altrimenti rischi di incappare in sanzioni.

A supportare questo procedimento di conservazione elettronica sono degli operatori certificati. Anche l'Agenzia delle Entrate fornisce gratuitamente un servizio di conservazione elettronica a norma che serve per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il sistema SDI.

Sistema di interscambio (SDI) e fattura elettronica

Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate solo ed esclusivamente tramite il Sistema Di Interscambio, altrimenti risultano non emesse. Oltre all'invio, il Sistema Di Interscambio SDI serve anche a:

Verificare se nella fattura sono inseriti correttamente tutti i dati obbligatori ai fini fiscali e l'indirizzo telematico (PEC) al quale recapitare la fattura elettronica.
Verificare che la partita IVA cedente/ prestatore e la partita IVA o il codice fiscale del cessionario/committente esistano realmente.
Inviare la fattura al destinatario e comunicare all'emittente della fattura che l'invio è andato a buon fine fornendogli la ricevuta di recapito.