Chi deve fare la fattura elettronica? Tutti i dettagli!

Cos'è la fatturazione elettronica e cosa sono le fatture elettroniche? Cosa differenzia le normali ricevute dalle fatture elettroniche? Di cosa si tratta? Quando è entrato in vigore l'obbligo della fattura elettronica per imprese e professionisti? Sono necessari codici particolari come il codice fiscale per inviare la propria fattura elettronica B2B? Che formato devono avere le fatture in uscita per le imprese e i professionisti? Ci sono documenti da aggiungere alla fatturazione elettronica? Cosa cambia tra le fatture emesse e le fatture ricevute?

Facendo una breve ricerca su Google, si imbatte in numerose domande o dubbi. Per questo abbiamo pensato di scrivere questa guida, in modo tale da aiutarti a capire chi ha l'obbligo di fatturazione elettronica. Scopri con noi tutti i dettagli!

Quando è entrato in vigore l'obbligo di fatturazione elettronica in Italia? L'obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore per l'amministrazione pubblica nel 2014. Nel 2017 la fatturazione elettronica è diventata possibile per privati e nel 2019 è entrata in vigore l'obbligatorietà di fatturazione elettronica tra privati.

Chi deve fare la fattura elettronica e quali sono gli obblighi? Come funziona la fatturazione elettronica? Da chi un'impresa o un professionista può ricevere una fattura elettronica?Chi deve emettere la fattura elettronica? La fattura elettronica ha a che fare con il regime fiscale? Quando è entrata in vigore la normativa o la legge di riferimento? A partire dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata un obbligo non solo per tutto ciò che riguarda la Pubblica Amministrazione ma anche per operazioni B2B (ovvero Business to Business), come le operazioni tra partite IVA, e per le operazioni B2C (Business to Consumer) - come la consulenza di un professionista realizzato per una persona privata senza partita IVA. 

La dicitura fatturazione elettronica viene utilizzata per indicare un sistema digitale per l'emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture dei pagamenti e delle ricevute. Tale sistema ha ridotto tempi e costi normalmente associati alle fatture. Grazie alla fattura elettronica, è inoltre possibile tracciare in maniera più sicura i pagamenti. L’introduzione della fattura elettronica è legata sia alla semplificazione che alla volontà di trasparenza generale. Si tratta infatti di una procedura di vantaggio in termini di costi e tempistiche.

Il documento digitale riporta le informazioni normalmente presenti nelle fatture cartacee come importi, dati di mittente e destinatario e descrizione dei beni o servizi offerti. Chi deve fare la fattura elettronica? È un obbligo che spetta alle imprese, ma anche ai professionisti ed a qualunque professionista abbia una partita IVA.

In ogni caso - a prescindere dal settore - affinché le fatture elettroniche possano rispondere alla normativa vigente, è indispensabile adottare un formato che faccia uso del linguaggio XML (acronimo dieXtensible Markup Language). Fortunatamente, il mercato è ormai in grado di proporre diversi software per le fatture, o gestionali. L'obiettivo di questi software è facilitare il lavoro del reparto contabilità aziendale, provvedendo a trasformare i dati richiesti nel formato XML.

Il formato XML permettere di accedere facilmente ai dati contenuti nella fattura stessa e di facilitare la gestione contabile delle fatture elettroniche.

Per un'impresa o un professionista, scegliere un software per la fatturazione elettronica significa optare per l'economicità e per il risparmio di tempo. Un software di fatturazione può infatti aiutarti a gestire documenti e fatture relative al tuo business. Per un'impresa o per un professionista può essere anche molto vantaggioso scegliere un conto business in grado di semplificare non sono la quotidianità finanziaria ma anche quella contabile come Qonto.

Come anticipato, a partire dal 1° gennaio 2019 l'obbligo di emettere fattura elettronica - già in vigore dal 2014 per le operazioni che vedono coinvolta la Pubblica amministrazione - si è estesa alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi tra soggetti privati (professionista, partita IVA e consumatori finali) residenti sul territorio italiano. Sebbene questa sia la regola generale non mancano le eccezioni.

La legge di bilancio 2018 evidenzia dei soggetti non obbligati all'emissione di fatture elettroniche:

• Coloro che hanno il regime forfettario
• Coloro che applicano il cosiddetto regime dei minimi
• Coloro che realizzano cessioni di beni e prestazioni di servizio nei confronti di non residenti sia comunitari che extra comunitari.

Le fatture elettroniche comportano innanzitutto un abbattimento (meglio, un'eliminazione) dei costi diretti: niente più carta, toner e magazzini destinati alla conservazione dei documenti. Viene anche ridotto notevolmente il rischio di perdere, distruggere o manipolare le fatture. Risulta agevolata, infine, la ricerca e la consultazione dei singoli documenti; il risparmio di tempo e di risorse è evidente, soprattutto per le piccole imprese.

Inoltre la fatturazione elettronica consente di conservare in ottimo stato le fatture: si tratta di un modo per risparmiare carte, tempo e per ottimizzare la gestione della contabilità.

L'adozione di fatture elettroniche in ambito di imprese (B2B) ha reso fondamentale l'utilizzo della firma digitale, in particolare della firma elettronica qualificata. È quest'ultima a garantire, allo stesso tempo, origine del file (intesa come data e orario di realizzazione del file), identità di chi lo ha creato e contenuto del documento. Anche in questo caso sarà il software a provvedere automaticamente ad apporre la firma in calce al documento.

Per quanto concerne l'invio al destinatario, a entrare in gioco è il Sistema di Interscambio (conosciuto anche con l'acronimo "SdI") dell'Agenzia delle Entrate. Si tratta di un sistema informatico ideato appositamente per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche, sia nei confronti dei privati che della Pubblica Amministrazione.

È il Sistema di Interscambio a effettuare i controlli tecnici automatici e, successivamente, a recapitare il documento al destinatario grazie al codice SDI, che dovrà conservarla per un periodo di 10 anni. Una volta effettuati i controlli necessari e aver verificato la correttezza delle fatture, il Sistema di Interscambio SDI invia la fattura al destinatario e comunica - tramite ricevuta di recapito - all'emittente della fattura che l'invio è avvenuto.

Per un'impresa o per un professionista (anche titolare di partita IVA) tenuti ad emettere o a ricevere fatturazione elettronica, è di fondamentale importanza la firma digitale. La firma digitale può infatti richiedere un apposito dispositivo o strumento che può essere a pagamento. Nel mondo di oggi, trovare software o dispositivi di questo tipo può essere semplice.

Per conservare la fattura elettronica correttamente, è necessario attenersi alla normativa vigente. Per semplificare questo passaggio ci si può attenere a degli operatori specializzati o all'Agenzia delle Entrate.