Gestire le note spese aziendali

La nota spese aziendale è un documento che permette al dipendente o al lavoratore di avere un rimborso delle spese effettuate per fini aziendali. Si tratta di somme di denaro anticipate dal dipendente che sono soggette a rimborso spese. Il documento viene compilato dai dipendenti e consegnato al reparto amministrativo, affinché avvenga il controllo di spese sostenute e dei giustificativi di spesa e successivamente il rimborso di quanto dovuto.

Nel documento di nota spese aziendale compilato dal collaboratore vengono in particolare inseriti data e luogo della spesa, natura (o tipologia, come ad esempio: pranzo, cena, albergo, noleggio auto, tariffe telefoniche, ecc.), ammontare dell’importo, imposta di bollo ed eventuali annotazioni extra.

Affinché la nota spese aziendale possa essere accettata dovrà ovviamente esserci un preventivo accordo tra le parti circa la gestione delle modalità di gestione delle spese aziendali. Il rischio è infatti che, in caso contrario, l'azienda non ritenga valida la nota spese e che quindi non proceda al rimborso del dipendente.

Nelle note spese, che possono anche essere in formato elettronico (anche dette note spese dematerializzate), rientrano i costi relativi a viaggi e trasporti, vitto e alloggio, noleggio auto effettuato durante le trasferte e altre possibili tipologie di spese aziendali. A rendere possibile questa possibilità è l'utilizzo di un conto aziendale (un conto aziendale obbligatorio per alcune forme giuridiche).

Trattandosi di un documento valido ai fini fiscali e passibile di accertamenti da parte delle autorità competenti, alla compilazione delle note spese aziendali va prestata molta attenzione. La nota spese aziendale deve essere quindi correttamente compilata e secondo le specifiche modalità indicate dall'azienda. D'altronde i rimborsi rientrando nelle spese aziendali e devono quindi essere gestiti con molta attenzione.

Non solo i dipendenti devono prestare massima cura nel redigere il documento di nota spese, ma la stessa amministrazione aziendale dovrà essere attento in fase di verifica di dati e allegati fiscali della nota spese, inclusa l'effettiva  corrispondenza tra voci di spesa e relativi giustificativi di spesa.

Si parla di trasferta lavorativa ogni volta che il lavoratore si trova a dover svolgere la propria mansione lontano dalla sede aziendale. In tali circostanze l'azienda dovrà corrispondere al collaboratore un’indennità, come previsto dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro. Oltre al rimborso delle spese di viaggio e trasporto, delle spese di vitto e alloggio, devono anche essere corrisposte le spese per tutti gli altri extra relativi alla permanenza e alle trasferte effettuate (nota spese per trasferta).

I biglietti di viaggio o le carte di imbarco relative alle trasferte devono essere conservate o è comunque possibile chiederne una copia alla compagnia. Possono essere anche richiesti i rimborsi per le spese di agenzia relative alle prenotazioni, la copia per la nota di credito deve essere originale e conforme, rilasciata dalla Compagnia.

Il rimborso delle note spese può avvenire secondo tre modalità:

• Rimborso spese puntuale: nel caso di spese non documentate (mancanza del giustificativo di spesa) l'indennità giornaliera corrisposta è pari a 15.49 euro in Italia e 25.82 euro all’estero.

• Rimborso spese forfettario: Indennità giornaliera corrisposta come indennità pari a 46.48 euro in Italia e 77.47 euro all’estero.

• Rimborso spese misto: Indennità giornaliera corrisposta insieme alle spese di vitto e alloggio extra, pari a 30.99 euro in Italia e 51.65 all’estero.

Nel caso di rimborsi pari a quelli riportati nei tre scenari precedenti, questi non saranno per il collaboratore imponibili ai fini Irpef, cosa non valida nel caso di importi eccedenti rispetto a quelli indicati.

Abbiamo discusso nel dettaglio le diverse tipologie di note spese nell'articolo sui rimborsi spese aziendali.

I giustificativi di spesa sono tutti quei documenti, da allegare alle note spese, comprovanti le somme anticipate durante il viaggio. I giustificativi di spesa sono documenti fondamentali per ottenere il rimborso spese aziendali: una risorsa nel passato cartacea che richiedeva lo scambio di lunghe email. La legge prevede che la documentazione originale debba essere conservata con cura e che sia sempre possibile rilevare i dati e l’entità della spesa.

Con la dematerializzazione delle note spese il processo è divenuto più semplice e più sicuro poiché i documenti possono essere custoditi sia fisicamente che online, grazie ai sistemi che permettono di gestire le note spese aziendali in modo più snello seppur al contempo corretto e duraturo. Non sarà più quindi necessario inviare lunghe email e conservare fogli di carta con il rischio di perderli. I documenti seguono comunque un processo di conservazione dettato dall’Agenzia delle Entrate poiché trattasi di file rilevanti dal punto di vista fiscale. Questi, per essere ritenuti idonei, devono essere immodificabili, integri ed autentici.

Con la dematerializzazione delle note spese è divenuto molto più facile ed intuitivo gestire le note spese aziendali. Il processo per la gestione e conservazione di tutte le informazioni deve seguire però delle fasi precise:

• Formazione del giustificativo informatico: in questa prima fase avviene l’acquisizione del documento informatico. È possibile fotografare il documento grazie al tablet o allo smartphone, è opportuno che questo sia perfettamente chiaro e leggibile. Il tutto deve essere fatto con un’applicazione idonea all’acquisizione del documento che lo renda, come previsto dalla legge, immodificabile. Una volta che l’immagine è stata acquisita si può procedere alla compilazione del documento in ogni sua parte.

• Formazione della nota spese: una volta che il dipendente ha preparato la nota può accedere al suo account con le credenziale fornitegli. A quel punto è possibile sottoscrivere quanto attestato e procedere all’invio al reparto amministrativo dell’azienda per i dovuti controlli.

• Controllo e approvazione: giunti al termine del processo, il comparto aziendale addetto procede alla verifica dei dati riportati e, laddove vi sia riscontro positivo, emette una nota di pagamento a favore del dipendente. In seguito i file saranno da questi conservati in modo idoneo per eventuali controlli. La gestione delle note circa le spese aziendali non è affatto facile. È per questo che le aziende devono dotarsi di sistemi, di software per la verifica e la conservazione a norma.

Con Qonto la nota spese aziendale è ancora più semplice di una normale nota spesa dematerializzata! Tutto ciò che i collaboratori dovranno fare è utilizzare la propria carta di debito aziendale. Dopo aver effettuato una spesa basterà cliccare sulla notifica ricevuta sul proprio smartphone per poter allegare la foto della ricevuta/scontrino fiscale in un click (scanner in-app) e aggiungere eventuali annotazioni.

Infine, grazie alla customizzazione ex-ante di tipologie e tetti di spesa per ogni singolo collaboratore e all'accesso diretto alle spese aziendali dei propri collaboratori e dei relativi giustificativi di spesa, il reparto amministrazione avrà un controllo in tempo reale delle spese di trasferta dei propri dipendenti.

Qonto ti permette dunque di evitare le fasi di formazione e quella di controllo e approvazione della nota spese. Niente di più facile!

La falsificazione delle note spese è illegale ed è causa di licenziamento. Qualora un dipendente manometta un documento relativo ad una trasferta per aumentare l’indennità da corrispondergli inerente costi di viaggio, vitto, alloggio o biglietti è possibile che questi venga licenziato in tronco per giusta causa.

Il dipendente ha la possibilità di dimostrare attraverso scontrini fiscali la cifra spesa per biglietti relativi a viaggi e spostamenti, pagamenti di vitto e alloggio, oltre ad eventuali extra. Tuttavia non mancano casi in cui i collaboratori tendano a gonfiare gli importi dovuti. Questo comportamento oltre ad essere causa diretta di licenziamento è punibile secondo la legge   in quanto trattasi di frode vera e propria. Per questo motivo è perseguibile anche a livello giuridico.

Con Qonto elimini il rischio di falsificazione delle note spese. Grazie alle notifiche in tempo reale, alla registrazione di tutti i movimenti e al caricamento dei giustificativi di spesa, manterrai sempre il controllo delle spese aziendali dei tuoi collaboratori. In questo modo risparmierai un enorme quantità di tempo delegando la gestione dei pagamenti ma senza perdere il controllo!

La gestione delle note spese aziendali non è molto facile, per una serie di fattori. In primis i controlli che devono essere fatti sia sui dipendenti che utilizzano la nota spese che su quelli che invece presentano le spese sostenute con carta di credito aziendale. Verificare che non vi siano manomissioni, che i documenti siano stati elaborati correttamente e poi la conseguente archiviazione degli stessi è un lavoro molto delicato.

Anche da un punto di vista economico, nel bilancio, le spese incidono notevolmente. L’impresa comunque al momento della compilazione del modello UNICO potrà calcolare l'ammontare dell’IVA e quindi il conseguente montante deducibile.

Il piano dei conti aziendale deve comunque essere redatto tenendo conto di queste spese, è per questo che le voci riguardanti l’indennità di trasferta devono essere riportate correttamente. Queste ineriscono il quadro salari e stipendi. Al fine di avere una rilevazione contabile strutturata anche per le spese di trasferta è utile sviluppare un piano e la classificazione delle note spese deve essere sviluppata tenendo conto anche di quelle che sono le spese deducibili da un punto di vista fiscale.

Le  spese aziendali deducibili sono relative ad alloggio (hotel e strutture in generale), vitto (bar, ristoranti, ma non spese di rappresentanza), varie (telefono, lavanderia), rimborsi chilometrici (per l’utilizzo dell’auto privata del dipendente), biglietti di viaggio e trasporto (treni, aerei, bus, traghetti, taxi, mezzi urbani, parcheggi e pedaggi). Queste andrebbero organizzate seguendo una linea ben delineata al fine di avere sempre chiare le uscite sostenute e soprattutto la modalità di rimborso selezionata e concordata con il dipendente.

Solitamente è il reparto contabile che si occupa di tutta la filiera, tuttavia oggi con gli strumenti che garantiscono una gestione note spese dematerializzata delle ricevute e delle note spesa è possibile affidarsi anche a sistemi esterni l'azienda che possano snellire il lavoro e renderlo più semplice e quindi ottimizzare le tempistiche di lavorazione e anche il peso complessivo che tale procedimento ha sull'impresa.

Semplifica tutto il processo di gestione delle note spese con l'app Qonto, sia in fase di esecuzione delle spese aziendali per i tuoi collaboratori, sia in fase di formalizzazione, approvazione e registrazione delle note spese.

Con carte di debito e con tetti di spesa pre-impostati non correrai alcun rischio di ricevere brutte sorprese. Inoltre, grazie alle nostre speciali funzionalità, i tuoi collaboratori potranno impostare l'ammontare dell'IVA nel momento stesso della registrazione della spesa con un solo click, rendendo il lavoro a valle estremamente più rapido.

Utilizzare Qonto per semplificare la gestione delle note spese ha diversi vantaggi:

Risparmi tempo nella gestione dei pagamenti quotidiani

Con Qonto hai carte di debito Mastercard per le spese aziendali tue e dei tuoi collaboratori. Pagamenti nei negozi e pagamenti online. In questo modo consenti al tuo reparto amministrativo e ai tuoi dipendenti di risparmiare tempo nella gestione delle note spese.

Elimini l’anticipo di liquidità dei dipendenti e controlli le spese in tempo reale

Con Qonto deleghi la gestione dei pagamenti, ma non il controllo. L'utilizzo delle carte Mastercard Qonto da parte dei tuoi collaboratori è limitato a permessi e tetti di spesa personalizzati, che decidi tu e vengono monitorate in tempo reale (grazie alla ricezione di e-mail e notifiche push da parte degli admin). Grazie ad un conto business Qonto, multi-utente e multi-carta, ottieni maggiore flessibilità per la tua azienda e snellisci le procedure amministrative.

Monitori le spese e effettui analisi entrate e uscite

L'app di Qonto ti permette di monitorare e tenere sotto controllo in tempo reale tutte le spese effettuate con le carte associate al conto. Il risultato è lo snellimento delle procedure interne e del tempo investito nella gestione delle note spese ed un migliore monitoraggio ed analisi delle spese aziendali, grazie all'auto-categorizzazione delle transazioni effettuate con carta e alla possibilità di aggiungere fino a tre tag per movimento in entrata e in uscita.

Archivi digitalmente ed in tempo reale i giustificativi di spesa

I tuoi dipendenti possono caricare, subito dopo una spesa, il giustificativo di spesa (scontrino, ricevuta o fattura) direttamente sulla App Qonto, grazie al nostro scanner in-app. Basta una foto!

Inoltre è possibile aggiungere ad ogni spesa una nota personale, che sarà visibile agli admin, alla funzione amministrativa e al commercialista della tua azienda.