5 consigli per ottimizzare la gestione delle spese

Gestire le spese aziendali non è semplice.

Siamo sicuri che anche tu hai passato più di un weekend a rivedere e approvare le note spese dei tuoi collaboratori e a studiare le linee guida aziendali, per capire se le spese rispettassero o meno il protocollo. E di certo ti sarà capitato più di una volta di accorgerti troppo tardi che il budget era stato sforato, non è vero?

Ancora oggi molte aziende (e forse anche la tua) hanno a che fare con questo tipo di problemi. E, di conseguenza, sprecano tempo, energia e denaro.

Per fortuna abbiamo la soluzione! Un metodo completo e veramente efficace per semplificare la gestione delle spese.

La buona notizia? Si tratta di qualcosa che puoi mettere in pratica a partire da oggi stesso!

In questo articolo, ti spieghiamo tutto quello che c'è da sapere per ottimizzare la gestione delle tue spese aziendali.

... in modo da evitare ogni possibile equivoco.

Partiamo dall'inizio: una policy per la gestione delle spese.

In mancanza di un chiara policy aziendale, è impossibile gestire le spese in maniera efficace e in una prospettiva di lungo termine.

Si tratta di un documento che codifica e riassume tutte le regole utili a normare la gestione delle spese aziendali:

• definisce le spese ammissibili,
• fissa un massimale per ogni tipo di spesa,
• stabilisce i termini temporali entro cui devono essere forniti i giustificativi,
• riporta quali informazioni è necessario riportare per ogni spesa.

Una policy per la gestione delle spese deve essere chiara, precisa e comprensibile. Dovrebbe contenere delle linee guida efficaci a cui ognuno, a ogni livello dell'organizzazione, possa far riferimento in caso di dubbi o perplessità. L'obiettivo è che tutti siano informati allo stesso modo, così da evitare incomprensioni o attriti.

Per questo, la policy deve essere redatta in modo comprensibile a tutti e non deve lasciare spazio alle interpretazioni. Un metodo efficace potrebbe essere quello di coinvolgere i collaboratori nella stesura di queste regole, chiedendo loro commenti e revisioni fino a quando non si giunge a un documento finale, che sia chiaro a tutti.

Non sai da dove iniziare né sai quali informazioni includere nel documento? Niente paura, abbiamo creato un modello di policy personalizzabile che ti sarà utile come guida per muovere i primi passi. Puoi scaricarlo cliccando qui.

... e di' pure addio alle ricevute cartacee.

I tuoi dipendenti utilizzano la carta di credito personale per effettuare pagamenti aziendali?

Oppure usi un'unica carta per tutte le spese della tua azienda?

Nessuna delle due è una soluzione ottimale!

Nel primo caso, i tuoi collaboratori si trovano a dover anticipare delle spese e ad aspettare i relativi rimborsi, elaborando le note spese e dedicando così un sacco di tempo ad attività ripetitive e poco strategiche.

Nel secondo caso, sei sottoposto a continue richieste di utilizzo della carta aziendale da parte del tuo team e ti troverai a dover condividere dati sensibili per messaggio o via email. Un problema sia dal punto di vista logistico sia da quello della sicurezza.

Per fortuna, ci sono alcuni metodi di pagamento che possono risolvere questo problema.

Scenario 1: Giulia è una commerciale della filiale di Torino e almeno due volte al mese si reca dai clienti della regione. In queste occasioni, ha necessità di acquistare i biglietti del treno e le capita spesso di invitare a pranzo qualche potenziale nuovo cliente.

In questo scenario, Giulia deve far fronte a delle spese ricorrenti.

La soluzione più adatta, in questo caso, è l'assegnazione di una carta aziendale personalizzabile, il cui uso può essere predefinito e limitato in anticipo sia per quanto riguarda il tetto massimo di spesa, sia per la durata nel tempo.

In questo modo tu potrai mantenere il controllo sulle spese e i tuoi collaboratori non dovranno più anticipare soldi per l'azienda. Un vantaggio per tutti.

In Qonto ti offriamo carte personalizzabili che ti permetteranno di:

• impostare limiti di spesa predefiniti, su base giornaliera, mensile o per transazione;
• limitare l'uso della carta ad alcuni giorni della settimana o ad alcune fasce orarie;
• limitare i pagamenti online o all'estero.

Scenario 2: Francesca è l’Head of Product di Qonto. Qualche mese fa è andata a Lione per partecipare alla conferenza Go Entrepreneurs. Era la prima volta in cui aveva occasione di partire per una trasferta di lavoro e quindi non disponeva di una carta.

La carta Instant usa e getta offerta da Qonto è perfetta per gestire questo tipo di spese occasionali.

Come funziona la carta Instant usa e getta?

Come le carte virtuali, le carte usa e getta possono essere usate per fare acquisti online oppure in negozio, aggiungendole a Google Pay o Apple Pay. Rispetto a quelle virtuali, però, le carte usa e getta hanno una speciale caratteristica: hanno un limite di utilizzo nel tempo, solitamente legato a un solo acquisto.

Con le carte usa e getta, quindi, hai la possibilità di pre-impostare un preciso limite di spesa e definire una data di scadenza per la validità della carta.

... per mantenere il controllo sulle spese del team.

Sergio dirige un’impresa di costruzioni e si trova a dedicare molto tempo ed energie alla gestione finanziaria della sua attività, dovendosi spesso destreggiare fra imprevisti ed esigenze differenti.

A dicembre, per esempio, ha dovuto far fronte ad alcune spese occasionali come organizzare un pranzo di Natale per i suoi dipendenti e assumere un consulente per aggiornare il sito web dell’azienda.

A ciò si sono aggiunte le spese ricorrenti, come il noleggio delle attrezzature e l’acquisto di materiale per i suoi cantieri. Senza ovviamente dimenticare le tasse e gli stipendi.

Per Sergio non è semplice quantificare con esattezza il budget necessario per far fronte a queste spese. Quando controlla il conto aziendale, vede dei soldi in uscita ma fatica a ricostruire l’esatto flusso relativo alle spese. Potrebbe farlo manualmente, ma ciò richiederebbe un sacco di tempo.

Se ti riconosci in questo scenario, non preoccuparti: non sei certo il solo! Molte imprese fanno fatica a mantenere la giusta visibilità sui flussi di cassa.

La soluzione migliore per evitare questo problema è stabilire dei budget chiari e definiti per ogni progetto e pensare di aprire dei conti multipli.

Cosa significa, in pratica?

Aprire dei conti multipli con IBAN dedicato ti permette di depositare su ogni conto il budget assegnato a un determinato progetto o team. In questo modo, ogni spesa viene facilmente categorizzata ed è più semplice mantenere una chiara visibilità sui flussi di cassa, in tempo reale.

In questo modo, sarà più facile evitare il rischio di superare i budget allocati.

... per essere sempre in regola, qualunque cosa accada.

Fra i solleciti ai ritardatari e il tempo necessario a collegare i giustificativi alle relative transazioni, sono molte le ore che il reparto contabile deve dedicare ogni mese alla raccolta delle ricevute e alla gestione delle note spese.

Per fortuna, esiste una soluzione efficace per rendere il processo decisamente più fluido: la dematerializzazione dei giustificativi e la loro archiviazione in un database digitale.

Non ci sarà più bisogno di conservare per anni gli scontrini cartacei, in grossi e ingombranti faldoni, con il rischio di perderli o di danneggiarli.

Anche i tuoi dipendenti potranno beneficiare di questa novità: a loro basterà fare una foto degli scontrini e caricarli in una sezione dedicata dell’app Qonto.

E non finisce qui! Per semplificare ulteriormente la gestione della tua contabilità, ti offriamo funzionalità avanzate come il rilevamento automatico dell’IVA e la certificazione delle ricevute con valore probatorio.

Più semplice di così!

... per concentrarti su ciò che conta veramente per il tuo business.

Spesso i manager faticano a delegare la gestione delle spese e si trovano a fare i conti con il timore di perdere il controllo.

La conseguenza? Si trovano sommersi di task amministrativi, ripetitivi e dallo scarso valore strategico, come l’approvazione delle richieste di pagamento per ogni singola spesa del team.

In realtà, la gestione delle spese aziendali dovrebbe essere uno sport di squadra!

Con i giusti strumenti a disposizione, è possibile delegare alcune operazioni ai tuoi collaboratori, in totale sicurezza.

Per esempio, in Qonto abbiamo introdotto il ruolo di Manager: una nuova e utile funzione che ti permette di assegnare questo ruolo ad alcuni collaboratori, permettendo loro di occuparsi di alcune specifiche operazioni, come la revisione e l’approvazione delle richieste di pagamento o la creazione e l’impostazione delle carte.

Una gestione delle spese collaborativa è un vantaggio per tutti. I progetti si muovono più velocemente e i dipendenti si sentono più autonomi, e quindi più motivati. Tu invece puoi risparmiare tempo prezioso e dedicarlo ad attività più strategiche per la crescita del tuo business.

Questi 5 consigli ti aiuteranno a gestire le spese aziendali in modo più semplice e veloce.

Dai la carica al tuo business, puoi iniziare subito!