La importancia de la gestión de gastos de kilometraje y dietas

La correcta gestión de los gastos de locomoción o kilometraje y dietas es un tema que debe de ser tratado con especial interés. Estos dos conceptos suponen una importante salida de flujo económico, por lo que su gestión debe de ser muy tenida en cuenta para equilibrar positivamente el balance económico de una organización. Gestionar y controlar de manera eficiente estos gastos permite, además de beneficiarse de ventajas fiscales y financieras, maximizar los beneficios, mejorar la eficacia y ahorrar tiempo y costes.

Los pagos de dietas y kilometraje, también llamados gastos de manutención y transporte, son conceptos que hay que desglosar individualmente puesto que cada uno de ellos tienen unos valores predeterminados diferentes.

Este apartado engloba los costes de desplazamiento que un trabajador genera cuando ha de realizar su actividad profesional fuera del lugar de trabajo habitual (cuando tiene previsto lo que se conoce como un viaje de empresa)

• Combustible
• Billetes de tren, avión y autobús
• Facturas de taxis
• Peajes
• Bonos de transporte público
• Mantenimiento del vehículo

Aunque resulte obvio, no se consideran dietas de kilometraje las multas de tráfico y de aparcamiento ni los desplazamientos que el trabajador realice con el vehículo fuera de su ámbito y horario laboral en ese mismo viaje.

Este apartado hace referencia a los costes originados por la estancia del empleado fuera de su lugar de trabajo. Estas dietas, normalmente, son aprobadas por la política presupuestaria empresarial, así que se debe aportar la información necesaria para que estén debidamente justificadas.

• Estancias: Son los gastos relacionados con el alojamiento de los trabajadores durante su periodo de desplazamiento. Por tanto, serán facturas de hoteles o cualquier otro tipo de alojamiento por día.
• Gastos de manutención: facturas de restaurantes u otro tipo de establecimientos hosteleros.

Hablamos de dietas y kilometraje exentos de la retención del IRPF cuando se cumplen con una serie de obligaciones y límites:

• Transportes: Están exentos todos los desplazamientos fuera del lugar del trabajo habitual por motivos laborales. Esta excepción incluye tanto los costes que provienen del transporte público como del privado; en este último caso, se establece un límite de 0.19 céntimos por kilómetro.
• Dietas de manutención: Están exentas de IRPF siempre y cuando no se exceda la cantidad de 53.34 euros diarios en el territorio nacional. Para las dietas en el extranjero, la cuantía económica no debe superar los 91,35 euros diarios.

El caso de los autónomos merece una mención especial puesto que la Ley del impuesto sobre las rentas de las personas físicas no puede aplicarse a este colectivo. La razón es es que los ingresos del autónomo no provienen del rendimiento del trabajo sino de una actividad económica. Por tanto, tan solo es posible incluir en la facturación de autónomo gastos de dietas y kilometrajes si los costes repercuten directamente sobre el cliente. Estos conceptos serán un concepto más de la base imponible y se les debe aplicar el IVA y la retención correspondiente.

Para optimizar la gestión de las dietas de viajes, cada organización debe optar por el sistema que mejor se adapte a sus necesidades e intereses, en cuanto a la gestión de cada gasto.

Básicamente, existen tres modelos diferentes de gestión:

• Modelo fijo: en este modelo se renuncia al control exacto pero se reduce el trabajo y control de las hojas de cálculo al establecerse una cantidad fija.
• Justificación de los costes: El trabajador debe de justificar con facturas todos los gastos de transporte generados.
• Modelo mixto: Es un modelo en el que se utiliza los dos métodos anteriores. Es decir, es necesario justificar solo una parte de los gastos y se establece una cifra fija para determinados conceptos.

Independientemente de cual sea el modelo elegido, la forma más eficiente de llevar la gestión de un viaje empresarial es mediante la implementación de un software para la gestión de dietas y kilometraje, una herramienta específica que automatiza los procesos a la vez que aporta flexibilidad y control. Además, será necesario guardar toda la información y documentos relativos a estos gastos de viaje, manutención y estancia, por una cuestión legal.