Informe de gastos

En este informe se incluyen los diferentes pagos y compras de un mismo empleado, todos ellos reflejados con claridad e incluyendo conceptos como la fecha, la descripción de la transacción, la cuantía monetaria y la categoría contable (en el caso de que opere). Este tipo de notas pueden incluir, además, otros detalles de gran valor informativo como el propósito del gasto o el método de pago utilizado en la transacción.

En la mayoría de las empresas, la reserva de viajes suele gestionarse de forma centralizada. Esto significa que dentro de la plantilla hay una persona responsable de reservar los vuelos, billetes de tren, coches de alquiler o alojamiento en hoteles. Sin embargo, es normal que existan gastos de diferente naturaleza que los empleados tienen que pagar en su día a día, ya se adelantando el importe o usando una tarjeta de empresa.

Estos gastos son posteriormente reembolsados por la empresa una vez recibe el informe de gastos. Si la administración no recibe una reclamación en forma de informe, no está obligada a realizar ningún tipo de abono. Ahí reside la principal importancia de este tipo de hojas. Dicho de otra forma, el reembolso de gastos sería la función primordial y el objetivo final del informe.

Pero existen otros motivos por los que el uso de este tipo de nota es beneficioso para la gestión de una empresa:

• Control contable. Estos informes permiten a una empresa saber de forma precisa cómo se utilizan sus recursos financieros. Analizar los patrones de gasto permite detectar áreas de mejora, reducir gasto superfluo y ajustar el presupuesto.
• Cumplimiento fiscal y legal. Un informe de gastos es un registro documentado y verificable de una transacción económica, y esto facilita el cumplimiento de las normas fiscales y legales.
• Toma de decisiones. Un buen análisis de este tipo de documentos puede servir a una empresa a la hora de tomar decisiones sobre sus políticas de gastos, estrategias comerciales y asignación de los recursos económicos.

En principio, cualquier empleado tiene derecho a reclamar los gastos que haya abonado durante el desempeño de su actividad profesional. Esto incluye a los trabajadores por cuenta ajena y por cuenta propia.

Sin embargo, por regla general, los gastos deben liquidarse en el marco de las condiciones del contrato de trabajo o de la normativa fiscal. Lo mejor es informarse de antemano sobre las disposiciones legales y los reglamentos internos de la empresa para así poder reclamar los gastos correctamente.

Un trabajador tiene derecho a reclamar todos aquellos gastos que se produzcan durante un viaje de negocios y/o que se hayan realizado dentro de un contexto profesional. Pueden ser, por ejemplo, los gastos de gasolina de un trayecto realizado con el coche personal de un empleado o los gastos adicionales de sus comidas durante un viaje.

Para estructurar correctamente los informes pertinentes, se suele diferenciar entre distintas categorías de gastos:

1. Viaje.
2. Transporte.
3. Alojamiento.
4. Comida y entretenimiento.
5. Suministros de oficina.
6. Representación y relaciones públicas.
7. Tecnología y comunicaciones.
8. Formación y desarrollo.
9. Médicos y salud.

Un informe solo debe incluir los gastos efectuados por el empleado que lo realiza. Si el empresario o el cliente han reservado un billete de avión, tren o autobús, por ejemplo, estos gastos no deben figurar en el informe.

Existen dos formas básicas de reclamar correctamente los gastos de un viaje de negocios: el cálculo a tanto alzado y el cálculo según los gastos reales incurridos.

En este caso, la empresa establece un monto fijo o un límite preestablecido para ciertas categorías de gastos como, por ejemplo, el alojamiento, las comidas o el transporte. Los trabajadores gastan esta cantidad fija para cubrir los gastos que se ajusten a esas categorías durante un viaje de negocios o durante el desempeño de su actividad profesional, sin necesidad de presentar recibos.

El cálculo a tanto alzado agiliza la gestión contable y optimiza el proceso de presentación y revisión de informes de gastos. Esto es de gran utilidad cuando los trabajadores realizan múltiples pagos pequeños y resulta complicado obtener recibos para todas las compras.

Pongamos como ejemplo una compañía que tiene una política de reembolso de comidas a tanto alzado de 50 € por día de viaje. En este caso, el trabajador registra 50 € por cada jornada en que efectuó gastos de comida y no necesita presentar recibos de las comidas realizadas.

En este segundo caso, el empleado tiene el deber de presentar a la empresa todos los recibos y facturas de los gastos que haya realizado durante el período cubierto por el informe pertinente. La hoja debe presentar los gastos de forma detallada e indicar no solo el monto exacto, sino también la fecha y la naturaleza de la transacción.

Este modelo ayuda a realizar una gestión precisa y detallada de todos los gastos. Además, proporciona a la empresa una visión más clara sobre la forma en la que se usan los recursos financieros para identificar patrones de gasto e implementar mejoras administrativas en el futuro.

Cuando se rellena un informe de gastos, deben tenerse en cuenta todos los costes relacionados con tu viaje de negocios o con el desarrollo de tu actividad profesional. A continuación tienes algunas de las categorías contables más comunes.

A la hora de reclamar gastos, los gastos de transporte o de viaje suelen ser el bloque más importante. Independientemente del medio de transporte al que haya recurrido el trabajador, la empresa tiene el deber de reembolsar todos los gastos que hayan sido necesarios para que el empleado llegue a su destino y regrese. El requisito imprescindible es que el trabajador haya incurrido realmente en los gastos presentados.

Si la empresa ha reservado un billete de avión, tren o autobús, estos gastos no se incluyen en el informe. Lo mismo se aplica a la reserva de un coche de alquiler y a los desplazamientos con el coche de empresa. Sin embargo, en este último caso, los gastos de gasolina, aparcamiento, reparaciones o asistencia en carretera cuentan como gastos reembolsables.

Los gastos de transporte incluyen tres grandes categorías:

1. Transporte público. En el caso de que el empleado use el transporte público (autobús, tren, metro, etc.) para sus desplazamientos de empresa, tiene derecho a recibir un reembolso del coste total de sus tickets de viaje. Para ello, es necesario adjuntar en el informe los recibos y comprobantes de pago pertinentes.

2. Kilometraje. Si un trabajador utiliza su propio vehículo para sus desplazamientos empresariales, tiene derecho a solicitar el reembolso de los gastos de kilometraje. Para ello, sin embargo, es necesario que el empleado realice un registro detallado de los trayectos e indique la distancia recorrida, el propósito del viaje y las fechas en las que ha sido realizado. Cada empresa establece su propia tarifa de reembolso por kilómetro recorrido.

3. Gasolina. En el caso de que el trabajador utilice su propio vehículo en nombre de la empresa, también tiene derecho a ser reembolsado con los gastos de gasolina. Para ello, deberá realizar un informe y adjuntar los recibos de las estaciones de servicio en las que parase para repostar.

Los gastos de alojamiento incluyen todos los pagos de hoteles, hostales, pensiones y otro tipo de alojamientos como pisos, apartamentos o habitaciones a través de servicios como, por ejemplo, Airbnb. El trabajador puede reclamarlos como gastos si los ha pagado él mismo por adelantado.

A diferencia de otros tipos de gastos, el alojamiento se reembolsa íntegramente. No obstante, es necesario tener en cuenta los posibles requisitos de la empresa o el cliente, ya que muchas compañías limitan el importe de los gastos de alojamiento y, en ese caso, sólo reembolsan el importe hasta ese tope.

En el caso de que la compañía ofrezca al trabajador una estancia en un piso de empresa o en una habitación en una instalación de la empresa durante el viaje de negocios, no será posible reclamar su reembolso. Al fin y al cabo, el empleado no ha pagado nada en este caso.

En el contexto de un viaje de negocios o en una jornada de trabajo fuera de la oficina, la empresa debe pagar las comidas del empleado. En este caso, el reembolso suele hacerse en forma de dietas de manutención o dietas diarias.

No obstante, los gastos también pueden reclamarse individualmente presentando los informes correspondientes. Cada compañía tiene su propia política de dietas, por lo que es necesario conocer los acuerdos de empresa, convenios colectivos o contratos de trabajo necesarios para la elaboración del informe de gastos.

Para reclamar el reembolso de los gastos adicionales de comida, existe un importante requisito previo: la duración del viaje de trabajo o de la ausencia del domicilio ha de superar las ocho horas. Esto significa que se considera viaje de empresa cualquier viaje o trayecto que supere la duración de una jornada laboral.

En España, se diferencian tres tipos de dietas de gastos adicionales en comida:

• Dietas de manutención, que cubren los gastos de alimentación del trabajador mientras está en viaje laboral. Suelen dividirse en desayuno, almuerzo y cena, con tarifas diarias fijas definidas por la empresa para cada comida. Las tarifas varían dependiendo de la ciudad y el país visitado, y se calculan a partir del coste medio de las comidas en esos lugares.
• Dietas sin pernoctación. Estas dietas cubren cualquier tipo de viaje de negocios que el trabajador realice en su mismo lugar de residencia y que no haga necesaria la pernoctación en un lugar diferente. En este caso, las comidas que no puedan realizarse en el espacio de trabajo habitual deberán ser reembolsadas.
• Dietas con pernoctación. En el eventual de que el empleado necesite pasar una noche o más fuera de su lugar de residencia habitual, la empresa deberá abonar las dietas con pernoctación. Este tipo de dietas incluyen el reembolso de las comidas y otros gastos adicionales relativos al alojamiento.

Otros gastos que pueden incluirse en el informe de gastos son:

1. Tasas de aparcamiento.
2. Peajes.
3. Entradas.
4. Gastos de comunicación (como, por ejemplo, Internet y teléfono en el hotel).
5. Gastos de seguro de equipaje.
6. Gastos de pequeños regalos para clientes.

Muchas empresas facilitan a sus empleados plantillas para los informes de gastos. También se pueden encontrar en internet numerosas plantillas y formularios para preparar y presentar este tipo de hojas. Un ejemplo sencillo sería el que sigue:

Nombre del empleado: Mario Giménez

Fecha del viaje: 1-2 de marzo de 2023

Motivo del viaje: Asistir a la Feria MWC (Mobile World Congress) en Barcelona

Comprobantes adjuntos:

1. Billete de avión (ida y vuelta)
2. Factura del Hotel Fira Barcelona (1 noche)
3. Recibos de los restaurantes
4. Recibo del taxi
   
   

[Nombre del empleado y firma]

[Fecha de presentación del informe]

Los autónomos tienen la obligación legal de declarar sus gastos de viaje como gastos profesionales en la correspondiente Declaración de la Renta anual. Para ello, todos los gastos de viajes de negocios deben documentarse y presentarse a la Agencia Tributaria.

Si los gastos de viaje han sido reembolsados por clientes, deben contabilizarse como ingresos profesionales sujetos al IVA. En este caso, los autónomos también pueden utilizar las plantillas de sus clientes para preparar el informe de gastos pertinente.

Para no perder de vista los recibos y los conceptos ya contabilizados, es necesario tener en cuenta dos consejos básicos:

1. Mantener un registro perfectamente ordenado de todos los gastos.
2. Conservar una copia escaneada de todos y cada uno de los recibos.

A continuación tienes una lista con una serie de consejos que te ayudarán a realizar correctamente tus informes de gastos:

• Utiliza herramientas digitales, aplicaciones y software de gestión contable para simplificar y optimizar la elaboración de tu informe. Algunas de estas herramientas incluyen funciones como el escaneo de recibos o la categorización automática de los gastos.
• Conserva todos los tickets, recibos y comprobantes de los gastos que hayas abonado en tus viajes laborales o desempeñando tu actividad laboral. Comprueba que los documentos son legibles y válidos, ya que serán el corazón de tu informe.
• Realiza un registro detallado de todos los gastos. Categoriza los gastos siguiendo la política de tu empresa y teniendo en cuenta la naturaleza del pago, ya sea transporte, alojamiento, comida, etc. Adjunta una pequeña descripción de cada gasto para facilitar la comprensión de tu hoja.
• Registra los datos de forma correcta, incluyendo conceptos como la fecha del gasto, el lugar, el propósito o cualquier otra información que pudiera resultar relevante.
• Entrega el informe dentro de los límites temporales establecidos por la empresa. Presentar una hoja fuera del plazo estipulado por la compañía significa que los gastos no serán reembolsados.
• Asegúrate de cumplir con la política de gastos de tu empresa. Sigue las directrices de gastos establecidos por tu compañía y sé consciente de los posibles límites de cada categoría, además de los requisitos para su correcto reembolso.
• Nunca incluyas gastos personales. El informe de gastos debe limitarse a los gastos relativos a los viajes laborales o al desempeño de la actividad profesional de los empleados de una empresa.
• Sé transparente y honesto. No intentes ocultar o manipular información, porque esto podría empeorar tu relación con la compañía.
• Revisa tu informe antes de entregarlo y verifica que toda la información es precisa y correcta.
• Comunica cualquier incidencia a los responsables de la gestión de gastos de tu empresa.