Cómo mejorar la comunicación con tu contable

Es final de trimestre, tocas el timbre de tu contable y le esperas en la puerta con una bolsa llena de facturas. ¿Suena antiguo, verdad? Pues eso era bastante habitual en el día a día de la experta contable a la que entrevistamos, Claryss Lefort.

En los últimos años, la digitalización ha cambiado completamente la contabilidad. Es más, con la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica pasará a ser obligatoria para las empresas a partir de finales de 2025.

Estos avances tienen como objetivo mejorar la relación entre contables, empresas y administraciones públicas. Como responsable de tu empresa, puedes apoyarte en tu contable para adaptarte a todo lo nuevo que está por venir.

Con estos cambios que se acercan, ¿cómo podrías optimizar la comunicación con tu gestor contable? ¿Cuáles son las mejores prácticas a adoptar? Claryss Lefort, fundadora del despacho de contabilidad EARN, nos da las respuestas para poder orientarte.

Hay muchos prejuicios sobre la profesión del contable. Hoy en día, su función todavía se asocia simplemente con una obligación legal. Pero lo que pocos emprendedores saben es el valor añadido que les pueden aportar las reuniones con su gestor.

Durante sus ocho años en el despacho, Claryss Lefort sintió una verdadera necesidad de crear conciencia sobre este tema.

Y es que, un experto o experta contable, además de asesorarte en temas financieros, puede ofrecerte consejos valiosos, optimizar tus operaciones y guiar tu empresa hacia un crecimiento sostenible. Según Claryss Lefort, los contables deberían dar mayor visibilidad sobre las funciones de su rol.

Para escribir este artículo, le pedimos a Claryss Lefort que nos indicara cómo podemos tener una relación beneficiosa con nuestro gestor.

La mayoría de los expertos contables tienen sus propios métodos de comunicación. Sin embargo, tienes mucho que ganar si empiezas a optimizar tus procesos. Aquí te dejamos cinco lineamientos que puedes comenzar a implementar desde ahora.

El primer paso cuando contratas a un contable es firmar una carta de encargo. Es un contrato escrito que detalla las obligaciones de cada parte. Contiene información como la duración del contrato, el coste de sus honorarios, el detalle de los servicios proporcionados o las condiciones de terminación. También puede especificar los métodos de comunicación entre el cliente y el experto o experta contable.

Generalmente, es elaborada por el profesional contable y presentada al cliente para su aprobación. Antes de firmar el contrato, puedes hacer preguntas y sugerir ajustes. Te aconsejamos que compartas claramente tus expectativas desde esta fase inicial de la colaboración.

Para comunicarte con tu contable, es importante definir los canales de comunicación preferentes. ¿Emails, Slack, WhatsApp, Google Meet? Usar diferentes herramientas puede hacer que se generen conversaciones paralelas que no harán más que dispersar la información. Te aconsejamos limitarte a uno o dos canales e incluso dejar en claro los objetivos que se persiguen en cada uno: por ejemplo, Slack para intercambios que requieren de inmediatez o urgencia y correo electrónico para peticiones formales o consultas.

Para optimizar los intercambios, una solución práctica es usar una plataforma de gestión financiera con acceso de lectura para la persona encargada de la contabilidad. Con la cuenta de negocios de Qonto, tu gestor puede recopilar tus recibos y datos financieros de forma autónoma.

En cualquier caso, usa herramientas de comunicación con las que te sientas cómodo. Si no dominas las herramientas que te propone tu gestor, no dudes en decírselo.

Para establecer tus estados financieros, tu contable necesita justificantes: facturas, informes de gastos, estados de cuenta bancarios, etc. Cuando la comunicación no es óptima, las empresas pueden olvidar proporcionar documentos a último minuto.

Además del estrés y la pérdida de tiempo que esto conlleva, esta situación genera errores contables. Y, estas irregularidades pueden exponerte a multas y la pérdida de tus beneficios fiscales. Para evitar esto, te recomendamos guardar tus justificantes y tus datos contables en un solo lugar.

Con Qonto, puedes hacerlo fácilmente. Solo tienes que importar tus justificantes o hacerles una foto. Tu cuenta los almacena y detecta automáticamente la información que se debe transmitir al contable, como la tasa de IVA, la naturaleza de la operación o incluso la fecha y el monto de tus gastos. Claryss Lefort recomienda especialmente esta funcionalidad a sus clientes.

Para mejorar la comunicación con tu contable, es importante tener en cuenta tu calendario contable y fiscal. En caso de duda, puedes consultar este calendario anual resumido. Cuanto más anticipes tus fechas límite, más podrás proporcionar todos los justificantes a tiempo.

Recuerda que, además de asegurar tu cumplimiento legal, tu contable puede ayudar a tu empresa a tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, podría ser financieramente beneficioso para ti cambiar tu estatus legal o modificar tu régimen fiscal. En estos casos, una decisión tardía puede costarte miles de euros.

Por lo tanto, te recomendamos asegurar a tu gestor una visibilidad en tiempo real de tu situación contable. Puedes hacerlo desde la cuenta Qonto con la generación de paneles de control y reportes financieros en tiempo real.

En la mayoría de los casos, tu contable te propondrá herramientas para facilitar el intercambio de información. Sin embargo, podrías necesitar recursos adicionales para facilitar tu organización. No dudes en optimizar tu propio conjunto de herramientas. Aquí hay algunos ejemplos de herramientas de pre-contabilidad:

• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets): a menudo se usan para rastrear transacciones, gastos e ingresos de manera simple antes de integrarlos en el software contable principal. Sin embargo, con este sistema aún tendrás que ingresar algunos datos manualmente.
• Software de gestión de gastos de viaje: estas herramientas permiten a los empleados presentar de forma online sus gastos para la empresa (ya sea en viajes, material de oficina, u otras acciones), facilitando así la recopilación de gastos de negocios y su integración en el proceso contable.
• Aplicaciones móviles para escanear recibos: te permiten tomar fotos de recibos y convertirlos en archivos electrónicos facilitan la gestión de justificantes de gastos.
• Software de gestión de facturas: estas herramientas te permiten crear, enviar y rastrear facturas de clientes. También pueden facilitar la gestión de proveedores y la organización de sus facturas.
• Soluciones financieras todo en uno: reúnen en un solo lugar todas las funcionalidades que necesitas para tu pre-contabilidad. Con Qonto, puedes gestionar todas tus tareas, desde la emisión de facturas hasta el control de tus gastos.

En resumen: al automatizar la mayor cantidad de tareas posible, podrás pasar de una comunicación basada en la urgencia a una comunicación proactiva con contable. De esta forma ganas tiempo para poder debatir temas más estratégicos.

La ley sobre la obligación de la facturación electrónica está a punto de cambiar los hábitos de los empresarios. Te concierne si tu empresa está sujeta al IVA y opera en España. Y eso, incluso si ya no usas el formato papel. De hecho, surgirán nuevas plataformas y procedimientos.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico, que está condicionada al consentimiento de su destinatario y que, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Para que una factura electrónica cumpla con los requisitos legales y se considere que tiene valor probatorio, debe cumplir unos criterios específicos: debe poder garantizar su integridad, legibilidad y autenticidad.

• Integridad: debe ser imposible modificar o manipular el documento.
• Autenticidad: se deben certificar los datos de la factura, así como la identidad de su emisor.
• Legibilidad: la factura debe estar en un formato legible en cualquier momento, por cualquier sistema y por los propios humanos.

Inicialmente está prevista como obligatoria para 2025. Para más información, puedes consultar nuestro artículo: Factura electrónica obligatoria: ¿cómo te afectará?

Desde el anuncio de la ley, las asesorías y gestorías contables y fiscales se están preparando para ayudar a sus clientes a cumplir con estas nuevas exigencias legales. Es muy probable que los despachos más avanzados en su transformación digital vayan a la vanguardia.

Ese es, en cualquier caso, el camino que tomó Claryss Lefort al fundar el suyo. Para facilitar los intercambios con sus clientes, se mantiene constantemente al tanto de las nuevas tecnologías.