Inventario

Todo inventario está formado por tres partes diferenciadas, cada una con sus propias características:

• El activo, que incluye todos los recursos y bienes con valor económico que la empresa posee. Incluye elementos tangibles como el efectivo, los productos, la maquinaria, la logística, los equipos, los terrenos o los edificios, además de otros elementos intangibles como cuentas pendientes de cobro, patentes o marcas registradas. El activo se divide a su vez en activo fijo (artículos que permanecen en la empresa durante un periodo de tiempo más largo como, por ejemplo, terrenos, maquinaria o equipamiento empresarial) y activo circulante (que suelen desaparecer del inventario de la empresa con el paso del tiempo como, por ejemplo, materias primas, productos elaborados y saldos bancarios). Los activos son los recursos que un negocio usa para desarrollar sus actividad profesional y generar ingresos.
• El pasivo, que engloba las obligaciones y deudas de la empresa con terceros. Estas fuentes externas de financiación incluyen préstamos bancarios, deudas a proveedores e impuestos pendientes de pago, entre otros compromisos económicos. Los pasivos son una representación de la deuda asumida por un negocio para financiar su actividad profesional en pos de la adquisición de activos.
• Los fondos propios, también conocidos como patrimonio neto o capital, representan la porción de un negocio que pertenece a los accionistas o propietarios. Se calculan restando el pasivo total del activo total, y es un reflejo directo de la inversión de los propietarios en la empresa. Los fondos propios incluyen la totalidad del capital aportado por los accionistas, las ganancias acumuladas y cualquier otro tipo de reserva financiera.

Mención aparte merece el inventario de bienes muebles e inmuebles, que es un registro detallado de los activos físicos que posee una empresa. Estos activos se clasifican en dos categorías principales: muebles e inmuebles.

Los bienes muebles son aquellos activos físicos que pueden ser movidos o trasladados con facilidad, lo que incluye todos aquellos objetos, materiales y equipos que no estén anclados a un lugar específico. Algunos ejemplos de bienes muebles son:

1. Maquinaria y equipos: ordenadores, impresoras, maquinaria industrial, herramientas...
2. Mobiliario: sillas, escritorios, estanterías, archivos...
3. Vehículos: coches, furgonetas, camiones, motos...
4. Existencias: stock de productos y mercancías destinados a la venta o producción.

Los bienes inmuebles, por su parte, son activos físicos que no pueden ser trasladados con facilidad ni están anclados a un lugar específico. Algunos ejemplos de bienes inmuebles son:

1. Edificios y oficinas: cualquier tipo de instalación en la que se desempeñe la actividad profesional.
2. Terrenos: cualquier sección de tierra que pueda usarse para construir edificaciones o para fines específicos de la actividad empresarial.
3. Locales comerciales: un espacio de venta o alquiler con fines estrictamente comerciales.
4. Almacén: lugar de almacenamiento para productos o materiales de empresa.

El inventario de bienes muebles e inmuebles es fundamental para la gestión empresarial, ya que es una herramienta con la que obtener información sobre los bienes que posee la empresa, su ubicación, estado y costo. Esto facilita la logística de mantenimiento y la toma de decisiones sobre inversiones relativas a activos.

La primera forma de categorizar los diferentes inventarios que existen se refiere a la misma naturaleza del procedimiento. A este respecto, suele diferenciarse entre el inventario de activos, el inventario físico y el inventario contable.

El inventario de activos es el que ya ha sido tratado en el punto anterior y se refiere a la lista completa de todos los activos de una empresa, incluyendo tanto los bienes tangibles como los intangibles. Esto significa que este tipo de inventario no se centra solo en productos en stock, sino que también incluye equipos, maquinaria de producción, materiales, mercancías, terrenos, edificios, cuentas pendientes de cobro, inversiones, etc.

Por su parte, el inventario físico es el registro de todo aquello que se pueden contar, medir o pesar. En ocasiones, estos inventarios incluyen conceptos que permiten hacer una estimación por mucho que no sea exacta, pero es recomendable tener cuidado en estos casos y evitar desviaciones excesivas.

El inventario contable, por último, es el registro de los bienes inmateriales. Esto incluye, por ejemplo, las facturas y los extractos bancarios.

Existen diferentes metodologías a la hora de elaborar inventarios. Lo más habitual, sin embargo, es realizar el inventario a fecha de cierre, también conocido como inventario próximo a la fecha límite. Este registro se puede realizar con una desviación máxima de diez días, siempre teniendo en cuenta que la fecha límite suele ser el 31 de diciembre.

Evidentemente, el inventario puede empezar a elaborarse con anterioridad para evitar así sorpresas de última hora. En el caso del inventario físico, es posible realizarlo tres meses antes o hasta dos meses después de la fecha de referencia. En este eventual, es importante que el inventario se actualice o se vuelva a contear de forma consecuente.

También existe el inventario por muestreo, en el que el registro se elabora sobre la base de un muestreo. En esta metolodogía, es importante seguir un procedimiento matemático reconocido. Este método se utiliza para estimar el valor total de un inventario en una empresa o almacén sin necesidad de hacer un recuento exhaustivo de todos los elementos físicos. En lugar de contar los artículos uno a uno, el muestreo utiliza una muestra representativa para realizar una estimación precisa del costo total del inventario.

Por último, existe el llamado inventario permanente, en el que el inventario no sólo se realiza una vez al año en la fecha de referencia, sino de forma periódica. También conocido como sistema de inventario perpetuo o continuo, es un registro constante y actualizado de las existencias de producción o bienes de un negocio. En este caso, el seguimiento detallado de entradas y salidas se realiza en tiempo real, lo que permite obtener información precisa sobre las existencias disponibles en todo momento.

Es necesario que una empresa realice su inventario de forma periódica para así mantener un estricto control sobre sus propios activos. Ahora bien, ¿cada cuánto hay que elaborarlo?

Tanto la frecuencia como el enfoque del inventario dependerá directamente de las necesidades, características y objetivos de cada empresa. En el caso de los inventarios físicos, lo más habitual es que se elaboren una vez al año, aunque ciertos negocios pueden verse obligados a una mayor frecuencia en el caso de que manejen productos perecederos o de alta rotación. Por su parte, los inventarios contables (es decir: la gestión de los registros contables) suelen realizarse de manera continua y en tiempo real.

Más allá de la frecuencia de los inventarios, ¿cuál es la época más favorable para este tipo de procesos? De nuevo, esto varía según la naturaleza de cada empresa. Para negocios con alta temporada de ventas o con periodos de mayor demanda, es conveniente elaborar inventarios justo al cerrar un período de bajas ventas y demanda, evitando así interrupciones en la actividad profesional. Lo más habitual, sin embargo, es hacer coincidir el inventario con el final del año fiscal y así aprovechar para preparar informes anuales que ayuden a comprender la situación financiera de la empresa.

Una última pregunta: ¿cómo realizar correctamente un inventario? Dependerá de la naturaleza del mismo. Si vas a realizar un inventario físico, aquí tienes un paso a paso que puede servirte de guía:

1. Planificación: organiza tus procesos con anterioridad, asigna responsables de la supervisión del stock y el almacén y define qué equipo será necesario para su correcta elaboración.

2. Selección del método: ¿permanente, periódico, por muestreo? Decide qué tipo de inventario se adapta mejor a tus necesidades empresariales.

3. Etiquetado: identifica y etiqueta de forma clara todos tus productos, bienes y mercancías, y así evitarás confusiones a la hora de contabilizar el stock.

4. Registro: realiza un conteo físico que sea lo más preciso posible y, a continuación, registra cada uno de tus artículo. En este punto, puedes recurrir a la ayuda de formularios y sistemas online con los que optimizar el proceso.

5. Reconciliación: confirma que la información de los registros contables coincide con la del registro físico. Si no es el caso, deberás realizar los ajustes necesarios para corregir cualquier tipo de desviaciones.

Si lo que vas a realizar es un inventario contable, estos consejos te resultarán de mucha ayuda:

• Diseña un sistema de inventario permanente en el que los registros contables se actualicen de forma automática para reflejar las transacciones en tiempo real.
• Usa un software online de gestión de inventario para optimizar todo el proceso.
• Realiza ajustes periódicos para reconciliar los registros contables con el inventario físico y corregir cualquier tipo de discrepancia.

Para finalizar, a continuación tienes toda una serie de directrices que puede servirte para realizar un inventario de la forma más correcta posible:

1. Mantén registros precisos y actualizados de todas las transacciones incluidas en el inventario, ya sean estas compras, ventas, devoluciones, ajustes o transferencias. Recurre a un buen software online de contabilidad que te ayudará con el seguimiento y actualización en tiempo real.
2. Usa un sistema de identificación único. Cada artículo de tu inventario debe tener un código o número de identificación único. De esta forma, el conteo final será mucho más sencillo y evitarás errores.
3. Etiqueta y clasifica todos los activos. Un etiquetado claro con el número de identificación único de todos los artículos es de vital importancia a la hora de realizar correctamente tanto el conteo físico como el registro contable.
4. Revisa periódicamente y realiza los ajustes necesarios. Concilia con frecuencia los registros contables y el inventario físico para detectar discrepancias.
5. Ten cuidado con la obsolescencia. Ajusta el valor de todos aquellos productos obsoletos o en peligro de caducar.
6. Considera los inventarios cíclicos. Además del registro anual, pondera la viabilidad de otros inventarios cíclicos periódicos que te ayudarán a tener un control continuo y preciso.
7. Realiza auditorías regulares. Asegúrate de que los procedimientos y registros son precisos y cumplen de forma estricta con las políticas empresariales.
8. Respeta la normativa legal y contable. Comprueba que tu inventario cumple con las regulaciones y normativas contables y fiscales pertinentes.