Los gastos de limpieza: beneficios directos para las empresas

Cada empresa cuenta con un número de gastos fijos que pueden ser de mayor relevancia. Vamos a hablar de uno de estos gastos, el de limpieza, de su importancia en función de la actividad y de la forma correcta de contabilizar dicho gasto.

A día de hoy existen muchas empresas que no dan a este servicio la importancia que realmente tiene. Si bien se pone especial cuidado en las empresas abiertas al público, como tiendas, sitios de ocio y restauración, y lugares de servicios a terceros (sucursales bancarias, gabinetes profesionales, etc.), suele pasar desapercibido en oficinas sin tránsito público.

En los primeros casos, no es necesario resaltar la importancia de la imagen que se recibe del lugar. No es lo mismo comprar o consumir en un establecimiento limpio, ordenado, con buena ventilación e iluminación, que un lugar que aparente tener escasas medidas de higiene.

Dejando a un lado las distintas obligaciones legales, la limpieza, cara al público, es una buena tarjeta de presentación, ya que el cliente español prefiere realizar sus compras en un sitio limpio y en buenas condiciones de todo tipo.

Pero ¿qué pasa en las oficinas que tienen poco o nulo tránsito de personal ajeno a la empresa?

Toda empresa debe mantener unas condiciones óptimas para sus trabajadores. El orden, la limpieza y el mantenimiento adecuado de las instalaciones son muy importantes para los propios empleados, pues esto hace que aumente la comodidad y seguridad en el puesto.

Otros factores que determinan el bienestar del trabajador son las medidas higiénicas y los gastos energéticos destinados a la regulación de la temperatura ambiente (aire acondicionado y calefacción) y la iluminación.

Por norma general, la empresa tiende a economizar en los gastos fijos, siendo la limpieza uno de los menos considerados en diversos sectores, aunque sea de los más importantes.

Cuando una compañía considera la gran relevancia de estos servicios se plantea cómo puede optimizarlos de manera que no suponga una carga contable más.

Algo de tal relevancia no puede dejarse en manos de cualquiera, pero no se debe pasar por alto un proceso de selección que no suponga un coste deficiente o exagerado.

Algunas empresas dedicadas en exclusiva a lugares empresariales, ofrecen servicios gratis específicos al contratar el servicio durante un determinado período. De esta manera, sin ser las más económicas, sí pueden ser las que aligeren el gasto a largo plazo gracias a estas prestaciones sin cargo. No se trata de seleccionar solo la que presente el importe más económico, sino la que resulte más eficaz y así tener un resultado final satisfactorio.

Si se conoce a alguien que trabaje con alguna de ellas, se debe preguntar por el nivel de satisfacción con la misma, ya que la opinión de las personas es la mejor información de primera mano que se pueden tener.

Hay que añadir que esta empresa debe tener a los trabajadores de alta y poseer sus correspondientes seguros de accidente de convenio y responsabilidad civil. Además, otra garantía saber qué tipo de artículo y producto específico se va a utilizar.

Como todos los lugares de trabajo no tienen las mismas necesidades, se ha de valorar qué servicio es el más adecuado. De esta manera nos aseguramos que el servicio que se va a obtener encaja a la perfección con la verdadera necesidad de limpieza, higiene y mantenimiento en la empresa.

De esta forma, el dinero destinado a la partida está más que justificado. Además, siempre se puede llegar a un acuerdo respecto al plazo de pago de facturas e incluso a un descuento por pronto pago.

Por otra parte, las distintas empresas que hayan presentado presupuesto, pueden tener otros paquetes de productos y técnicas de mantenimiento adicionales, como la reparación de pequeños defectos o equipos de diferentes expertos que centren su dedicación al buen estado de las instalaciones, conservación de los inmuebles, diversos bienes, posibilidad de obtener el alquiler de maquinaria de específica para determinado trabajo en el inmovilizado dentro de su función y todo aquello que represente un valor añadido.

No se trata solo de que a nivel legal se deba hacer atendiendo a la política fiscal. La contabilidad ayuda a tu empresa a tener bajo control el gasto y poder tomar decisiones futuras sobre la eficacia del servicio con respecto al precio.

Las cuentas que van a intervenir en estas operaciones, según el plan contable español, son las siguientes:

• Subgrupo 41 - acreedores por prestaciones de servicio, en el Haber.
• Subgrupo 622 - reparación y conservación, en el Debe.
• Subgrupo 472 - IVA soportado, en el Debe.

En el caso del pago, el funcionamiento es muy similar. En este caso sería de la siguiente manera:

• Subgrupo 41 - acreedores por prestaciones de servicio, en el Debe.
• Subgrupo 57 - tesorería (banco o caja), en el Haber.