Cómo aumentar la productividad automatizando la contabilidad

7 min

25 julio 2022

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“El tiempo es oro”. Una antigua máxima que es aún más cierta para los autónomos, que literalmente venden su tiempo a los clientes. Un recurso, sin duda, limitado. Pero cuando empiezas como autónomo, no solo basta con ser experto en tu materia.

Ya seas un desarrollador, un community manager o un jefe de Recursos Humanos, te ves obligado a asumir el rol de vendedor y de jefe de tu negocio. Y aunque ambas son funciones accesorias pero vitales para tu empresa, también pueden robarte mucho tiempo. Es más, el tiempo disponible para dedicarte a estas tareas va disminuyendo con cada nueva tarea que te llega durante el mes.

La buena noticia es que existe una tecnología nueva y avanzada que te permite automatizar muchas de las tareas contables necesarias para el trabajo de un autónomo. Estas aportan poco valor al negocio y se pueden manejar a través de estas herramientas de gestión. Así puedes concentrarte en lo verdaderamente importante: tu negocio.

¿Qué es la contabilidad automatizada y cómo se configura? Descubre más en el siguiente artículo 👇

Contabilidad automatizada: ¿cómo funciona?

Antes de entrar en las buenas prácticas para mejorar la productividad, repasemos tus obligaciones contables como autónomo, incluidas las que se pueden automatizar.

¿Qué tipo de contabilidad es la idónea para autónomos?

Todo autónomo tiene obligaciones contables. Ya seas una microempresa, una empresa individual o si has creado una sociedad unipersonal (EURL or SASU), la contabilidad es inevitable. Estas obligaciones incluyen tareas como:

Registrar todos los cobros y desembolsos que afecten a las participaciones de la empresa en orden cronológico (compras, ventas, etc). Tu libro mayor recoge y organiza todas estas actividades.
Archivar los distintos documentos contables que justifican las transacciones (facturas, recibos de pago, etc). Ten en cuenta que esto aplica tanto para las facturas que envías como para las que recibes. Además, asegúrate de no perder los tickets de tus compras.
Crear un inventario al menos una vez al año para monitorizar la existencia y el valor de sus activos y pasivos.
Elaborar resúmenes contables anuales, que incluyan un balance, una cuenta de resultados y un anexo. Deberás crearlos para cada cierre de ejercicio.

Si eres un emprendedor independiente, te beneficiarás de unos requisitos contables simplificados. Lo único que necesitas es llevar un registro contable preciso de los pagos y las compras (si vendes mercancías).

¿Por qué automatizar tu contabilidad?

Si la contabilidad no es precisamente tu pasión, puede que automatizar tus tareas de contabilidad no cambie tu opinión sobre ellas. Pero te hará más eficiente.

¿Cómo funciona la automatización de la contabilidad? Todo se reduce a una función, la automatización robótica de procesos (RPA). ¿Y qué significa esto exactamente? Cualquier tarea recurrente es asumida por un robot directamente dentro del programa de gestión.

¿Qué tipo de tareas puede hacer este robot? Se encarga de varios procesos contables: los asientos contables, la categorización de los gastos, la sincronización de las transacciones, la declaración de las cargas sociales y del IVA, el envío de recordatorios a los clientes e incluso la creación de balances.

¿Y cuáles son los beneficios de la automatización? Básicamente que el robot se encargue de parte de tus asuntos contables en tu lugar. Esto significa que no tienes que dedicar tanto tiempo a la contabilidad como hasta ahora. Por no hablar de la importante reducción del riesgo de errores humanos al recolectar información de forma automática. Puedes estar tranquilo sabiendo que tus cálculos son correctos desde el principio. Tiempo ganado y errores evitados: productividad ganada.

Ahora que comprendes cómo funciona la automatización, es hora de darle utilidad en tu empresa.

Aumenta la productividad automatizando tu contabilidad

Si dejas tu contabilidad para final de mes, vas a estresarte, entre hacer malabarismos con el trabajo, los montones de recibos y las idas y venidas con tu contable. Aquí es donde la automatización empieza a hacer su magia.

En vez de hacer toda la contabilidad de una vez, unos días- o para ser honestos, unas horas antes del plazo, puedes dedicar unos segundos cada día a hacerla. Y tu programa de contabilidad se encargará del resto. Es un trabajo rápido y bien hecho.

Preparar tu contabilidad usando tu cuenta profesional

¿Cómo? Primer paso: encontrar una cuenta bancaria profesional que te permita hacer tu contabilidad, con la ayuda de funciones como:

Categorización de los gastos. Para poder manejar tu contabilidad y hacer la declaración del IVA, tú o tu contable necesitáis clasificar las transacciones de la empresa en diferentes categorías. Gracias a la robotización, cualquier movimiento en tu cuenta de empresa es automáticamente categorizado. Ya sean gastos (comida, transporte, impuestos, alquiler de oficinas, etc) o ingresos (ventas, reembolsos u otros ingresos). Si alguna vez la categoría fuese incorrecta, puedes cambiarla con solo un clic. Durante el proceso, el algoritmo va aprendiendo y puede anticipar mejor las futuras transacciones similares. Incluso más allá de una perspectiva puramente contable, categorizar tus gastos te da una visión detallada de tus transacciones tipo por tipo, permitiéndote analizar la actividad de la empresa.

Cotejar recibos por email. Antes, cada vez que hacías una compra desde tu cuenta de empresa, tenías que pensar en guardar el ticket de compra en una carpeta específica para que tu contable lo tuviera a mano cuando hiciera falta. Si te olvidabas alguna vez de guardarlo, no tenías más remedio que escanear las transacciones de la cuenta para localizar los gastos que no tenían ese comprobante de compra. ¿Y si pudieras cargar tus recibos directamente desde la transacción correspondiente, desde tu cuenta de empresa? Así tendrías una visión clara de qué partidas tienen sus recibos y cuáles no (todavía). Incluso si este paso no fuera totalmente automático, seguirás ahorrando tiempo. Puedes escanear tus recibos en papel para que no tengas que conservar la versión en papel. Están certificados por la aplicación y tienen el mismo valor legal. Esto ya es un gran paso pero puedes ir aún más lejos. Con Qonto puedes asignar el recibo correcto a la transacción automática que corresponda. Y en lugar de tener que descargar los recibos como archivos adjuntos para añadirlos en la aplicación de tu cuenta de empresa y adjuntarlos a la partida correcta, puedes reenviar los recibos por correo electrónico a tu dirección de correo electrónico específica. El robot escaneará el recibo de correo electrónico para localizar la información necesaria y lo adjuntará a la transacción correcta automáticamente.

Detección automática del IVA. Una de las tareas contables más comunes es la declaración del IVA. Como autónomo, esto se aplica a tu negocio si superas un determinado umbral o si eliges un estatus legal alternativo. Si tienes contable, suelen ser ellos los que se encargan del IVA. Y puedes ayudarle a organizar tu papeleo de este tipo con la automatización. Una vez que subas tu recibo a tu cuenta de empresa, el robot puede leerlo y automáticamente detectar el IVA y el importe de la compra asociado. Dos datos clave que le serán útiles cuando lleguen sus plazos mensuales o trimestrales.

Integraciones contables. Poder integrar de forma nativa tus recibos con su partida correspondiente en tu extracto de la cuenta facilita mucho la preparación del papeleo para la gestión de tu contable. Lo bueno es que esta acción también se puede automatizar. ¿De qué se trata? Es una conexión informática entre la cuenta de empresa y tu programa de contabilidad. Adiós a las exportaciones de Excel. Tus transacciones y los recibos se almacenan automáticamente. Las encontrarás directamente en tu programa de contabilidad, sin mover un dedo.

¿Cuál es la finalidad de esta automatización? Un final de mes sin estrés - todo se prepara con antelación. Perderás menos tiempo en tu contabilidad y no sufrirás con los plazos. Está todo controlado.

Automatizar tus declaraciones contables con el contable SaaS

Por lo general, se recomienda usar un programa de contabilidad para gestionar eficazmente la contabilidad. ¿Por qué? Usar hojas de cálculo de Excel para clasificar las ventas de los clientes y documentos de Word como plantillas de facturas tiene sus limitaciones. Este programa es más fácil y rápido porque todo está preconfigurado. Y aún más importante, tienes todas las garantías de que tu empresa cumple todas las obligaciones legales al pie de la letra.

Si has preparado tu contabilidad en tu cuenta de empresa, ya habrás ganado mucho tiempo. Gracias a su conexión automática con tu programa de contabilidad, todos tus movimientos y recibos de banco aparecen ahí al momento. La automatización puede agilizar aún más el proceso para reducir tu carga de trabajo.

Cálculo automático de las cargas sociales y el IVA. Ya seas tú o tu contable el que haga este paso, es sin duda un trabajo tedioso. Una vez que todas tus transacciones están integradas en tu programa de contabilidad, tienes que dedicar tiempo a calcular el importe de las cargas que debes al Estado. Por un lado, tienes las cargas sociales de la Seguridad Social. Y por otro lado, el IVA, si estás sujeto a retención. Por suerte, tu programa de contabilidad es capaz de calcular esas cantidades por ti. Puede darte un informe en tiempo real de cuánto debes en cargas e impuestos, gracias a su integración en vivo de las transacciones de tu negocio. Esto es muy positivo para cuando tengas que hacer las declaraciones. Y también puede darte buena visibilidad del estado de tus asuntos a lo largo del tiempo.
Declaraciones automáticas. Dependiendo del tipo de tasas que tengas que pagar (IRPF, IVA), necesitarás hacer declaraciones mensuales, trimestrales o incluso anuales en el sitio web correspondiente. Pero gracias a tu programa de contabilidad, puedes automatizar esta tarea para que se envíe en tu nombre. No es necesario cambiar de interfaz, encontrar tu contraseña o preguntarte qué campos hay que rellenar. Solo relájate y deja que el robot haga el trabajo por ti.

3. Proyecciones financieras. Otra forma en la que la automatización puede simplificar el funcionamiento de tu empresa: las proyecciones financieras. Gracias a los datos que tu programa de contabilidad recoge, puede generar automáticamente gráficos y tablas para que los revises, sin tener que introducir los detalles a mano. Es más, puede usar datos antiguos para predecir mejor el futuro del negocio. Así te adelantes a lo que pueda pasar en los próximos meses y respondes en consecuencia. 💡 ¿Cuáles son las mejores herramientas para automatizar tu contabilidad como autónomo? Aquí las más útiles: Para una cuenta de empresa: Qonto, la cuenta profesional que impulsa a los autónomos. Puedes ejecutar tus tareas contables con el piloto automático, ahorrándote mucho tiempo.

En cuanto a los programas de contabilidad. Estas 3 herramientas están hechas especialmente para autónomos y te permiten automatizar tu proceso contable. Freebe es para autónomos y microempresas. Y nuestro socio Acasi está destinado a todos los autónomos, sean microempresas o empresas.

No solemos hacernos autónomos para llevar la administración y la contabilidad. Sí, es una obligación. Pero el proceso no tiene que ser complicado. Gracias a la automatización de tu contabilidad, ahorras tiempo en las tareas recurrentes que no aportan valor añadido a tu empresa. Y así puedes concentrarte en lo que es más importante: tu empresa.

¿Quieres impulsar tu negocio como autónomo? Empieza por conseguir una cuenta bancaria profesional que se adapte a tus necesidades.