Scan facture comptabilité : comment procéder dans son entreprise ?

L’archivage, la tenue et le tri des factures constituent un travail de longue haleine, à la charge de toute société. Depuis peu, les normes de conservation des factures ont été mises à jour particulièrement en ce qui concerne la numérisation des pièces comptables et fiscales. Les entreprises désirent de plus en plus être soulagées de la lenteur du papier, au bénéfice de la facturation électronique. Scanner ses factures devient alors la solution la plus simple pour faciliter la comptabilisation, la gestion des factures et permettre la reprise de contrôle de vos flux de trésorerie.

La facture désigne une pièce fondamentale pour l’entreprise. Elle est obligatoire pour de nombreux processus : comptabilité, fiscalité, gestion commerciale, etc. De ce fait, il est important de la conserver précieusement aussi bien pour des raisons juridiques que pour les besoins de l’entreprise. L’automatisation des factures d’une entreprise est d’une grande utilité et elle permet de :

• Gagner du temps

Les factures une fois scannées sont numérisées et stockées dans les données comptables de l’entreprise. Au besoin, vous les retrouverez plus facilement grâce au classement des documents par nom, date, objet, etc.

• Sécuriser ses données et prévenir les pertes

Le scan des factures garantira beaucoup plus de sécurité à l’entreprise que le format papier, car le papier est susceptible d’être égaré. La numérisation des factures papier constitue donc une garantie pour les entreprises et elle leur permet d’éviter les risques de pertes et de conserver soigneusement ces factures qui sont primordiales pour l’ensemble de l’entreprise.

• Rassembler l’ensemble de ses données

Centraliser ces données comptables évite la lenteur qu’on constate dans le transfert et le traitement de certaines informations. Ceci ne peut être fait si vos factures sont en format papier. De plus, avec le scannage et la numérisation des documents, chaque collaborateur pourra avoir accès aux différents documents stockés dans le Cloud de l’entreprise même en étant à distance.

• Gagner de l’espace

En réalisant le scannage de vos factures, vous procédez à la réduction du volume de la paperasse et vous gagnez ainsi en espace. Donc au lieu de réaliser des photocopies de la facture original format papier et de les transférer aux différents intervenants, il suffit de la scanner et de la stocker sur votre serveur ou une application affectée. C’est aussi une attitude écoresponsable, car elle minimise le gaspillage du papier.

• Éviter la dégradation des documents

L’automatisation de vos reçus permet d’assurer la pérennité de l’information qu’ils comportent.

• Simplifier l’exportation des données

En ayant les factures sous forme numérique, il est plus facile d’exporter les documents et d’éviter les tâches laborieuses comme la saisie manuelle. Vous pourrez alors télécharger vos factures numériques pour les incorporer facilement à vos logiciels comptables de gestion des factures.

Pour la comptabilité d’une entreprise, détenir un logiciel scan facture comptabilité présente un avantage plus grand. En effet, le scannage des factures favorise l’automatisation de la comptabilité. Quand vos fournisseurs ou clients fournissent des documents numériquement, le logiciel de scan des factures fait automatiquement une proposition de traitement comptable. Vous n’auriez donc plus qu’à faire appel à votre expertise comptable et examiner la comptabilité. Vous travaillerez ainsi plus vite avec moins d’erreurs.

Le scannage permet aussi d’avoir une visibilité sur les dépenses de ses collaborateurs en mission, de même que la tenue de la comptabilité. En tant que responsable, on ne peut pas toujours surveiller le travail de ses employés encore plus si ses collaborateurs sont en mission loin du lieu de travail. Le scan et l’automatisation des factures et pièces comptables ainsi que leur stockage dans le Cloud permettent de surveiller l’avancement de la mission de vos collaborateurs.

Le scannage des factures exige l’utilisation d’un équipement spécifique : un scanner ou un appareil de numérisation en ligne équipé d’un logiciel pouvant lire, reconnaitre et traduire les contenus des factures de manière automatique et intelligente. Les logiciels de scannage de factures sont disponibles dans de nombreuses versions et vous pouvez en choisir selon les besoins de votre entreprise. Une fois le logiciel installé, les factures sont examinées suivant leur structure afin de déterminer chaque élément séparément : date de la facture, nom du fournisseur ou du client, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant toutes taxes comprises, etc.

À la fin du processus, le logiciel de scannage ajoute automatiquement les données comptables dans les logiciels comptables de l’entreprise. Mais avant tout investissement, il faudra s’assurer de la compatibilité de la solution de traitement comptable avec l’appareil de scannage ou de reconnaissance automatique des factures. Les factures scannées et numérisées doivent être des copies exactes en image et en contenu des factures format papier. Elles devront être stockées sous format PDF ou sous format PDF A/3 ISO 19005-3 et être assorties de l’une des sécurités électroniques (cachet serveur, signature électronique, empreinte numérique, etc.). En réalisant l’automatisation des factures en format papier, il faut garder les factures originales au cas ou il y aura des problèmes avec les fiscalités.

L’entreprise qui veut procéder à l’automatisation de ses factures de vente et d’achat distribuées en format papier a intérêt à réaliser la liste de tous les documents, livres, registres qu’elle est susceptible de montrer à l’administration lors d’un contrôle fiscal. Avant de commencer ce projet, le prestataire ou l’entreprise assujettie à la TVA devra se poser des questions sur l’opportunité de délivrer directement des factures de vente électroniques normalisées, plutôt que de numériser des factures format papier en vue de leur conservation.

En plus des économies d’impression et de courrier, les factures numérisées ne sont pas assujetties aux contrôles de la piste d’audit. De plus, ce format devient graduellement inévitable pour toutes les opérations réalisées avec la sphère publique. Bientôt, il sera étendu dans les échanges avec l’État, quelle que soit la taille de l’entreprise prestataire.

Les principaux acteurs concernés dans ce domaine sont les entreprises qui effectuent elles-mêmes leur comptabilité ou les experts-comptables qui tiennent la comptabilité de leur client et qui sont tenus de mener une comptabilité commerciale.

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