Comment se préparer à un contrôle de l’URSSAF en tant qu’auto-entrepreneur(e) ?

En tant qu’auto-entrepreneur(e), vous pouvez être soumis à un contrôle de l’URSSAF. La perspective d’un tel contrôle peut être angoissante. Si vous faites de votre mieux pour respecter vos obligations administratives, vous n’êtes pas tout à fait serein(e) pour autant. En effet, malgré votre vigilance, il peut arriver que certaines erreurs se glissent dans votre comptabilité. Rassurez-vous : les contrôles n’impliquent pas nécessairement des sanctions. Si vous avez bien déclaré votre chiffre d’affaires et payé vos cotisations sociales, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter.
Comment se déroule le contrôle de l’URSSAF ? Quelles sont les sanctions possibles en cas de non-respect des règles ? Et quels sont les bons réflexes à avoir pour bien l’anticiper ? Nous vous expliquons tout dans cet article. 

En tant qu’auto-entrepreneur(e), l’acronyme URSSAF vous est sûrement familier. Il s’agit de l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. Concrètement, c’est l’organisme chargé de collecter les cotisations sociales des entreprises pour le compte de l’État. 

C’est donc auprès de l’URSSAF que vous déclarez votre chiffre d’affaires et payez vos charges sociales, tous les mois ou tous les trimestres. 

Il peut arriver qu’elle réalise des vérifications pour s'assurer que vous vous acquittez bien de cette obligation. On parle alors de contrôle de l’URSSAF. 

Ici, il s’agira de vérifier le respect de vos obligations fiscales (le paiement de vos taxes et impôts…). Toutefois, notez que si vous avez déjà fait l’objet d’un contrôle fiscal, il est très probable que vous soyez également soumis à un contrôle de l’URSSAF par la suite.

Tou(te)s les auto-entrepreneur(e)s peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF. Dans la grande majorité des cas, il n’y a pas de raisons spécifiques et les entreprises sont sélectionnées aléatoirement. 

Toutefois, certaines raisons précises peuvent conduire à un examen de l’URSSAF. C’est notamment le cas si : 

Un contrôle de l’URSSAF se déroule en 4 étapes. 

Étape 1 : la réception de l'avis de contrôle 

Dans un premier temps, l’auto-entrepreneur(e) soumis à un contrôle de l’URSSAF reçoit un avis de contrôle à l’adresse de domiciliation de son entreprise. Cet avis est envoyé au minimum 15 jours avant la date de l’examen.  Toutefois, il peut arriver que l’URSSAF ne transmette pas de courrier pour avertir du contrôle. C’est le cas s’il y a soupçon de travail dissimulé. 

Étape 2 : l’envoi des pièces justificatives requises 

L’avis de contrôle comporte la liste des pièces justificatives à envoyer. 

En règle générale, il sera demandé de communiquer : 

Le plus souvent, l’examen porte sur les trois derniers exercices de l’entreprise. Par exemple, pour un contrôle réalisé en 2022, il sera demandé de fournir toutes les informations liées aux exercices 2019, 2020 et 2021. Il est donc essentiel de conserver soigneusement ses justificatifs. Nous vous donnons nos conseils à la fin de l’article pour rester organisé et limiter les risques de pertes.

Il vous manque des documents ? Mieux vaut être transparent et le signaler directement à l’agent de l’URSSAF. Ne vous avisez pas de fournir des renseignements inexacts ou de dissimuler des pièces… En effet, ceci pourrait être considéré comme un obstacle à contrôle. Il s’agit d’un délit passible de lourdes sanctions financières. Dans tous les cas, n’hésitez pas à faire appel à votre comptable pour vous aider à préparer la liste des pièces requises.

Étape 3 : l’examen des pièces justificatives par le contrôleur de l’URSSAF

Pour les micro-entrepreneur(e)s, le contrôle de l’URSSAF s’effectue sur pièces. À la différence d’un contrôle sur place, l’agent ne se déplacera pas dans vos locaux : il réalise son examen à distance, à partir des documents que vous lui avez communiqués.

La durée totale de l’examen est de trois mois maximum en micro-entreprise.

À l’issue de l’examen, l’inspecteur de l’URSSAF vous transmet ses conclusions via une lettre d’observations.

Il y a trois possibilités :

 

Les conclusions de l’agent de l’URSSAF vous semblent injustifiées ? Sachez que vous avez le droit de contester sa décision. En effet, vous disposez de 30 jours à compter de la réception de la lettre d’observations pour faire part de votre désaccord. C’est ce que l’on appelle la période contradictoire. 

L’agent de contrôle dispose d’un délai de 60 jours pour vous répondre et préciser si sa décision est maintenue. Il communique ensuite sa décision finale à l’URSSAF qui établit un rapport final de contrôle. Vous êtes en désaccord avec le rapport final de contrôle ? Vous avez deux mois pour vous y opposer dans le cadre d’un recours à l’amiable. Il faudra alors saisir la Commission de Recours à l’Amiable (CRA), qui statuera sur votre dossier. Cette procédure est gratuite. Vous souhaitez contester le verdict de la CRA ? Sachez qu’il vous reste une dernière voie de recours. En effet, vous pouvez vous adresser au pôle social du tribunal judiciaire dans un délai de deux mois suivant la réception de la décision de la Commission. 

Suis-je à jour dans mes déclarations ? Ai-je bien conservé toutes mes factures ? D’ailleurs, suis-je sûr que mes documents comptables sont bien conformes aux exigences légales ? En tant qu’auto-entrepreneur(e), il arrive de se sentir submergé par toutes ses obligations administratives et financières. Et la perspective d’un contrôle de l’URSSAF peut alors devenir une source de stress. Voici quelques clés pour rester organisé et être en règle, quoi qu’il arrive. 

1. Bien déclarer son chiffre d’affaires 

La déclaration du chiffre d’affaires est l’une des principales obligations en micro-entreprise. C’est à partir de celle-ci que l’URSSAF calcule le montant de vos cotisations sociales. Vous devez donc être particulièrement rigoureux lorsque vous déclarez votre revenu. 

De la même manière que pour votre chiffre d’affaires, soyez rigoureux avec vos déclarations de TVA. Le contrôleur de l’URSSAF ne regardera pas toujours vos données liées aux paiements des charges fiscales, mais il faut savoir qu’un contrôle de l’URSSAF est souvent suivi (ou précédé) d’un contrôle fiscal. Alors, mieux vaut toujours consciencieux pour éviter les mauvaises surprises.

2. Conserver ses documents justificatifs 

Bonne nouvelle : sous le régime de la micro-entreprise, vos obligations fiscales sont ultra simplifiées. 

Concrètement, cela signifie que vous devez uniquement : 

L’ensemble de ces documents doit être soigneusement conservé. Comme nous l’avons vu : ils vous seront demandés en cas de contrôle de l’URSSAF.
 
Or, l’archivage de ces documents n’est pas toujours facile. Surtout lorsque l’on sait que la plupart des pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans. Toute cette paperasse finit bien souvent par envahir les bureaux… ou se retrouve entassée dans de gros classeurs.
 
Pour faciliter votre organisation, Qonto vous propose de dématérialiser vos justificatifs. Ainsi, en tant qu’auto-entrepreneur(e), vous pouvez rattacher vos factures à vos transactions entrantes. Celles-ci ont alors la même valeur juridique que leurs versions papier. Vous limitez le risque de perte et gagnez de l’espace. Et vous pouvez facilement les trouver sur votre application en cas de contrôle.
 
3. Ouvrir un compte pro pour son activité

Chaque entrepreneur(e) doit ouvrir un compte dédié à son activité si son chiffre d’affaires annuel est supérieur ou égal à 10 000 € pendant deux années consécutives.

Dans tous les cas, les créateurs et créatrices d’entreprise ont tout intérêt à ouvrir un compte professionnel pour gérer leurs finances au quotidien.
 
Lors d’un contrôle, l’utilisation d’un compte professionnel simplifie grandement le travail de l’agent de l’URSSAF. En effet, les transactions liées à l’activité sont bien différenciées des transactions personnelles. De votre côté, vous n’avez pas à jongler entre différents relevés de compte et vous gagnez en sérénité.
 
Chez Qonto, nous proposons un compte pro pour micro-entreprise complet et facile à prendre en main. L’ensemble de vos dépenses et de vos recettes sont claires et lisibles, en un coup d'œil. Vous avez aussi la possibilité de catégoriser vos dépenses, avec des libellés, et pouvez facilement exporter vos transactions. En cas de contrôle, c’est un vrai gain pour vous et pour l’agent de l’URSSAF.