Étape 2 : l’envoi des pièces justificatives requises
L’avis de contrôle comporte la liste des pièces justificatives à envoyer.
En règle générale, il sera demandé de communiquer :
- l’extrait K (l’équivalent de l’extrait Kbis pour les entreprises individuelles, y compris les micro-entreprises.) Vous pouvez l’obtenir facilement via la plateforme Monidenum.
- les livres des recettes et des achats de vos trois derniers exercices ;
- l’ensemble de vos factures et devis sur les trois derniers exercices de votre activité ;
- vos trois derniers avis d’impositions ;
- vos relevés de compte bancaire professionnel (ou dédié à votre activité).
Le plus souvent, l’examen porte sur les trois derniers exercices de l’entreprise. Par exemple, pour un contrôle réalisé en 2022, il sera demandé de fournir toutes les informations liées aux exercices 2019, 2020 et 2021. Il est donc essentiel de conserver soigneusement ses justificatifs. Nous vous donnons nos conseils à la fin de l’article pour rester organisé et limiter les risques de pertes.
Il vous manque des documents ? Mieux vaut être transparent et le signaler directement à l’agent de l’URSSAF. Ne vous avisez pas de fournir des renseignements inexacts ou de dissimuler des pièces… En effet, ceci pourrait être considéré comme un obstacle à contrôle. Il s’agit d’un délit passible de lourdes sanctions financières. Dans tous les cas, n’hésitez pas à faire appel à votre comptable pour vous aider à préparer la liste des pièces requises.
Étape 3 : l’examen des pièces justificatives par le contrôleur de l’URSSAF
Pour les micro-entrepreneur(e)s, le contrôle de l’URSSAF s’effectue sur pièces. À la différence d’un contrôle sur place, l’agent ne se déplacera pas dans vos locaux : il réalise son examen à distance, à partir des documents que vous lui avez communiqués.
La durée totale de l’examen est de trois mois maximum en micro entreprise.
Étape 4 : la réception de la lettre d'observations
À l’issue de l’examen, l’inspecteur de l’URSSAF vous transmet ses conclusions via une lettre d’observations.
Il y a trois possibilités :
- L’agent a conclu que tout était en ordre. Vous avez correctement déclaré et payé vos cotisations sociales.
- L’agent a constaté que vous avez payé un surplus de cotisations sociales. Dans ce cas, il effectuera un réajustement du montant des cotisations en votre faveur.
- L’agent a remarqué des incohérences dans vos déclarations. La lettre d'observation précise le motif de redressement ainsi que le montant à régulariser (ainsi que les éventuelles pénalités et majorations).