Indemnité kilométrique : comment la calculer ?

Il arrive fréquemment que les salariés d’une entreprise se servent de leur propre véhicule pour effectuer des déplacements professionnels. Ces derniers engagent un coût qui peut être remboursé par l’employeur, aux frais réels ou sous la forme d’une indemnité kilométrique. Quelles sont les conditions pour être remboursé ? Comment sont calculés les frais kilométriques ? Quels sont les outils efficaces pour les gérer ? Qonto vous dit tout. 

L’indemnité kilométrique représente le montant remboursé par l’entreprise au salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Elle vient dédommager le collaborateur des frais d’utilisation de son véhicule personnel (usure, dépenses de carburant, coût de l’assurance annuelle, etc.). En France, le remboursement des frais kilométriques par l’employeur se fait à partir d’un barème émis chaque année par l’administration fiscale.

Le moyen de transport utilisé peut être une voiture, un deux-roues (scooter, moto) ou un vélo. Le salarié ne bénéficie d’aucune indemnisation si ses trajets sont réalisés en train, en avion ou en taxi. Dans ce cas, l’entreprise effectue un remboursement au titre des frais réels, sur présentation d’un justificatif comme un billet d’avion par exemple. Les frais de péage et de parking peuvent également être remboursés de cette manière.

Le salarié peut déduire les frais kilométriques engagés de ses impôts sur le revenu. Cet avantage fiscal vaut pour tous les employés, sans distinction de statut ou de niveau de rémunération.

Les indemnités kilométriques ne concernent que les déplacements réalisés dans un cadre professionnel, avec un véhicule personnel. Tous les collaborateurs sans distinction peuvent bénéficier des indemnités kilométriques. Il faut toutefois qu’ils soient propriétaires du véhicule concerné. Il ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise : c’est l’identité du salarié qui doit être mentionnée sur la carte grise.

Le remboursement des frais de déplacement est subordonné à la présentation obligatoire d’un justificatif qui doit être joint à la note de frais kilométrique. 

Ce dernier doit présenter les éléments suivants :

• le motif professionnel du déplacement ;
• la date ;
• la distance parcourue en kilomètres ;
• la puissance fiscale du véhicule.

Si l’ensemble de ces conditions est respecté, le collaborateur peut bénéficier d’une indemnisation sur la base du barème des frais kilométriques, s’il se rend au restaurant avec un client par exemple.

En principe, il n’est pas possible de bénéficier d’indemnités kilométriques pour des trajets personnels réalisés entre le domicile et le lieu de travail.

Dans certains cas, les trajets quotidiens peuvent toutefois être pris en charge, notamment lorsque le salarié ne peut pas prendre les transports en commun en raison de ses horaires de travail ou s’ils ne lui permettent pas de s’y rendre.

Pour bénéficier d’une indemnisation, l’employé doit démontrer que l’usage de sa voiture personnelle est absolument nécessaire. De même, il ne doit pas transporter un collègue qui bénéficie lui-même de ce remboursement.

Au titre des frais professionnels, le salarié a deux options pour calculer la déduction fiscale à laquelle il a droit au moment de sa déclaration d’impôt. Il peut bénéficier de la déduction forfaitaire de 10 % ou de la déduction des frais réels en application du barème des frais kilométriques.

En principe, le salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 % sur ses revenus imposables. Elle s’applique automatiquement, mais est plafonnée à 12 829 euros. S’il a engagé de nombreux frais dans le cadre de son activité professionnelle, il est plus intéressant d’opter pour les frais réels. Dans ce cas, il peut utiliser le barème de l’indemnité kilométrique pour bénéficier d’un avantage fiscal plus important.

Chaque année, le fisc publie un barème kilométrique, un ensemble de données qui permettent de calculer le montant des indemnités auxquelles a droit le salarié. Ce dernier varie en fonction du nombre de chevaux du véhicule, de sa puissance fiscale et des kilomètres parcourus.

Pour l’année 2023, le barème applicable aux voitures est le suivant :

Le barème applicable aux scooters (< 50 cm3) :

Depuis 2016, les trajets réalisés à vélo donnent droit au versement d’indemnités kilométriques, même dans le cadre d’un déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Ce versement se fait par le biais du «forfait mobilités durables».

Le remboursement des frais est effectué sur la base de 25 centimes par kilomètre parcouru, dans la limite de 700 euros par an et par employé. Toutefois, l’employeur n’a pas l’obligation de verser une indemnité kilométrique pour les trajets effectués à vélo.

Il n’est pas toujours évident de calculer avec justesse l’indemnité kilométrique due. Pour faciliter cette tâche, il existe des outils de gestion qui déterminent avec précision les kilomètres parcourus par les véhicules grâce à un GPS intégré. Ces outils offrent un véritable gain de temps tout en limitant le risque d’erreur.

Il en existe plusieurs comme IK Generator. Il s’agit d’une application mobile qui calcule automatiquement les distances réalisées et le montant des indemnités kilométriques à partir de l’adresse de départ. L’indemnisation est évaluée à partir du carnet d’adresses de l’utilisateur qui peut le renseigner intégralement. Des tableaux de bord sont générés pour permettre une visualisation et un classement des destinations.

IK Manager est une autre application qui facilite la gestion des indemnités kilométriques en quelques clics. Le calcul s’opère de façon automatique lorsque l’utilisateur enregistre les dates, le lieu de départ et d’arrivée, le type de véhicule, etc. Elle se base sur les informations mémorisées pour évaluer l’indemnité kilométrique. Cette application est aussi équipée d’un système d’alerte pour limiter et éviter les oublis.

Enfin, Izika est un logiciel très performant qui permet de calculer automatiquement l’indemnité kilométrique à partir de l’agenda de l’utilisateur. L’outil se sert de la synchronisation des agendas en incluant tous les déplacements professionnels.

En plus des solutions citées précédemment, l’entreprise peut s’équiper d’un outil de gestion de notes de frais comme Qonto. Notre solution permet à vos collaborateurs de soumettre leurs notes de frais et d’y joindre un Scan de leurs reçus de paiement pour obtenir le remboursement des frais engagés plus rapidement. En effet, il vous suffit d’un clic pour traiter et valider les demandes de vos salariés. Un atout pour garantir leur satisfaction et fidéliser vos équipes.

Qonto vous permet aussi de leur fournir des cartes carburant pro. Grâce à elles, vos salariés peuvent effectuer des dépenses de carburant dans la station de leur choix sans avancer leur argent personnel. Ils peuvent aussi s’en servir pour régler des dépenses liées à l’alimentation, à la restauration, aux transports ou à l’hébergement.

De votre côté, vous pouvez fixer et modifier librement les plafonds, alimenter les cartes et visualiser les dépenses de chaque salarié en temps réel pour un meilleur suivi des frais kilométriques engagés. Un véritable gain de temps pour votre entreprise qui évite les erreurs potentielles de remboursement, le tout sans avance de trésorerie ni dépôt de garantie.

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