Note de frais kilométrique : comment ça fonctionne ?

Lorsque les salariés n’ont pas accès à une voiture de fonction, ils peuvent utiliser leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. En contrepartie, l’entreprise doit leur verser des indemnités dont les conditions et le montant sont encadrés par la loi. Cette indemnisation est soumise à la réalisation d’une note de frais kilométriques. De quoi s’agit-il ? Comment la préparer ? Comment optimiser la gestion des notes de frais kilométriques ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

Il arrive fréquemment qu’un salarié soit amené à utiliser son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions. Il engage alors des dépenses qui constituent les frais kilométriques. Ces derniers donnent lieu à un remboursement de la part de l’entreprise dans le respect du cadre légal défini par l’administration fiscale. On parle d’indemnités kilométriques.

Pour en bénéficier, le collaborateur doit établir une note de frais kilométriques qui vient confirmer la réalité du déplacement professionnel et le kilométrage effectué. Ce document permet d’estimer le montant des dépenses à rembourser au titre :

• des frais de carburant ;
• du coût de l’assurance automobile ;
• des frais d’entretien du véhicule ;
• du renouvellement des pneus ;
• de l’usure générale du véhicule.

En revanche, elle ne tient pas compte des dépenses engagées pour régler le péage ou le stationnement. Ces frais font l’objet d’un remboursement via une note de frais différente de celle qui porte sur les frais kilométriques.

Les notes de frais kilométriques ne concernent pas uniquement les déplacements en voiture. Elle prend aussi en compte les déplacements professionnels réalisés avec une moto ou un scooter.

Pour obtenir le remboursement de ses dépenses, le salarié doit créer sa note de frais kilométriques à partir d’un simple formulaire standardisé ou via un logiciel mis à sa disposition. Il doit l’accompagner de justificatifs qu’il devra conserver soigneusement.

Pour bénéficier d’un remboursement rapide, l’employé doit établir des notes de frais kilométriques en bonne et due forme. Puisque la loi n’impose rien, l’entreprise est libre de déterminer elle-même le contenu de ses notes de frais.

En pratique, plusieurs informations doivent néanmoins apparaître dans une note de frais kilométriques comme :

• l’identité du salarié et de l'entreprise ;
• la date du déplacement professionnel ;
• le motif du déplacement ;
• le nombre de kilomètres parcourus ;
• les lieux de départ et d’arrivée.

La manière de déterminer le kilométrage à indiquer est définie par l’entreprise. Elle peut faire de Google Maps la référence pour tous ses collaborateurs par exemple.

Une note de frais peut être établie au format papier dans la mesure où elle est lisible et où elle contient toutes les informations nécessaires.

Elle peut aussi être réalisée au format numérique, via un logiciel de gestion des notes de frais. La solution idéale pour éviter les erreurs. La plupart de ces outils bénéficient également de fonctionnalités avancées permettant à l’employeur de connaître la fréquence des voyages et le nombre de kilomètres parcourus à l’année.

Les notes de frais peuvent être réalisées de manière quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Tout dépend de l’organisation de l’entreprise et de la fréquence des déplacements professionnels.

Néanmoins, plus la production des notes de frais est régulière et moins l’entreprise risque de commettre des erreurs. En particulier si elle n’est pas dotée d’outils numériques pour accompagner la création et la gestion de ses notes de frais.

Le remboursement des frais kilométriques n’est pas automatique. Pour obtenir le versement de ses indemnités, le salarié doit en faire la demande en transmettant une note de frais à sa hiérarchie.

Cette dernière doit être accompagnée d’une facture ou d’un reçu indiquant la date du déplacement et son motif, ainsi que la distance parcourue.

Tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent bénéficier d’indemnités kilométriques, quels que soient leur statut ou leur rémunération, à condition d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer ses déplacements professionnels.

Télécharger un modèle de note de frais kilométriques est une bonne idée pour limiter les erreurs et les retards de paiement.

En effet, un modèle contient l’ensemble des champs que le salarié doit compléter, et indique parfois la liste des pièces à fournir en complément.

Voici notre modèle de note de frais kilométriques :

Vous pouvez l’utiliser tel quel, ou l’adapter en fonction de vos besoins. Pensez à faire un calcul différent si vous changez de véhicule en cours d’année.

En France, le remboursement des frais kilométriques par l’employeur repose sur des barèmes établis chaque année par l’administration fiscale. Ils se basent sur deux facteurs principaux, à savoir le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule utilisé.

Voici le barème à utiliser pour le calcul des indemnités kilométriques si vous vous déplacez en voiture :

Par exemple, si un salarié réalise 12 000 km à des fins professionnelles avec son véhicule de 6 CV, il génère (12 000 x 0,355) + 1 382 = 5 642 euros de frais kilométriques.

Le barème applicable aux motos en 2024 est le suivant :

Si un salarié parcourt 8 000 km avec sa moto de 4 CV pour son travail, il bénéficie d’indemnités kilométriques de 8 000 x 0,275 = 2 200 euros.

Voici le barème applicable aux déplacements en scooter :

Si un salarié effectue 2 000 km avec son scooter pour assurer sa mission professionnelle, il génère des frais kilométriques de 2 000 x 0,315 = 630 euros.

L’URSSAF fournit chaque année un barème des frais kilométriques mis à jour. Il permet aux entreprises d’estimer plus facilement le montant de l’indemnité kilométrique à verser aux salariés. Néanmoins, ce barème n’a pas toujours besoin d’être respecté.

En effet, lorsque sa convention collective le prévoit, l’entreprise peut verser un montant inférieur au barème établi par l’URSSAF. C’est toutefois un cas assez rare.

À l’inverse, l’employeur peut aussi indemniser ses collaborateurs sur la base d’un montant plus élevé, à partir d’un forfait mis en place par l’entreprise.

Dans ce cas, la tranche supérieure est considérée comme un avantage en nature par l’URSSAF. Elle est soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Cette situation est souvent plus coûteuse et donc, moins intéressante pour tout le monde.

La gestion des notes de frais kilométriques peut sembler lourde et fastidieuse. Il faut à la fois comptabiliser les notes de frais et rembourser les frais professionnels de chaque employé concerné. Une tâche qui peut rapidement être source d’erreurs.

Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un outil de gestion des notes de frais comme Qonto et en finir avec le traitement manuel des reçus de paiement de vos collaborateurs. Ces derniers peuvent simplement soumettre leurs notes de frais depuis leur application. De votre côté, il ne vous reste plus qu’à valider la demande pour procéder au remboursement de vos salariés.

Notre outil se charge d'effectuer automatiquement le calcul des indemnités kilométriques sur base du trajet réalisé ainsi que du véhicule utilisé. 

Qonto fournit également des cartes de paiement professionnelles à chacun de vos collaborateurs. Ils peuvent ainsi réaliser des dépenses sans avancer leurs fonds propres. Ils peuvent également scanner les justificatifs de paiement dans l’application, vous faisant gagner un temps précieux sur votre travail administratif.

De votre côté, vous pouvez visualiser en temps réel les dépenses réalisées par vos employés. Vous pouvez également déterminer et modifier le plafond de chaque carte en fonction des besoins de vos collaborateurs, sans avance de trésorerie, ni dépôt de garantie.

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