Top 10 des meilleures applications de notes de frais en 2025

Gérer les notes de frais manuellement, c’est long, fastidieux, source d’erreurs et totalement évitable. Heureusement, il existe des applications capables de scanner un reçu, automatiser les demandes de remboursement, appliquer votre politique de frais et transmettre les données au service comptable. Le tout en quelques clics.

Mais comment choisir la meilleure application de notes de frais ? Découvrez notre comparatif des 10 solutions les plus performantes en 2025.

Plusieurs applications de notes de frais sont disponibles sur le marché. Voici les 10 meilleures d’entre elles :

• Qonto ;
• N2F ;
• Jenji ;
• Evoliz ;
• ONexpense ;
• Expensya ;
• Concur ;
• Izyfrais ;
• Rydoo ;
• Cleemy.

Qonto est une solution de gestion des dépenses complète qui permet de gérer les notes de frais plus facilement. Grâce à son module inclus dans les forfaits Business et Enterprise, vous divisez par 4 le temps de traitement des notes de frais.

Plus besoin de jongler entre tableurs, e-mails ou applications tierces : tout est centralisé dans une interface unique.

Les salariés peuvent créer une note de frais en quelques clics depuis leur application mobile. Il leur suffit de photographier un reçu pour initier automatiquement une demande de remboursement.

Côté gestion, les circuits de validation personnalisables permettent aux managers de contrôler les demandes par équipe. Une fois la note de frais approuvée, le remboursement est effectué sous 48 h en moyenne, directement sur l’IBAN renseigné par le collaborateur.

L’outil permet aussi de fournir des cartes de paiement aux collaborateurs pour éviter les avances de frais, et propose des fonctionnalités pensées pour les services comptables :

• synchronisation avec plus de 50 outils ;
• regroupement des dépenses par étiquettes personnalisées ;
• accès en lecture seule pour le comptable.

En résumé, Qonto s’adresse aux dirigeants d’entreprise qui souhaitent offrir une expérience employé fluide, tout en visualisant leurs dépenses professionnelles en temps réel.

N2F est un éditeur français spécialiste de la gestion des notes de frais. Forte de plus de 800 000 utilisateurs à travers l’Europe, l’application séduit par sa polyvalence et son adaptabilité.

L’un de ses atouts ? Le mode hors connexion qui permet à vos collaborateurs de créer une note de frais via l’application mobile, même sans réseau. Une fois connecté, l’outil télécharge automatiquement les justificatifs de notes de frais sur la plateforme web.

Pensée pour les voyageurs d’affaires, N2F prend en charge :

• 170 devises avec conversion au taux de change officiel ;
• 11 langues ;
• un mode "ultra-pressé" qui permet d’enregistrer une dépense en un clic.

L’application reconnaît automatiquement les données grâce au scan intelligent, et :

• calcule les indemnités kilométriques ;
• produit des reportings dynamiques ;
• archive les justificatifs ;
• permet l’export comptable et la récupération de la TVA.

Jenji est une application de notes de frais française qui combine intelligence artificielle et personnalisation pour automatiser la gestion des dépenses professionnelles. Elle est utilisée par des entreprises de tous secteurs, de la TPE aux grands groupes.

L’application mobile permet aux collaborateurs de créer une note de frais en prenant simplement une photo du reçu. L’intelligence artificielle de Jenji extrait automatiquement les données utiles grâce à la reconnaissance optique et classe les dépenses en temps réel.

Jenji permet de :

• paramétrer des plafonds de dépenses ;
• définir une politique de frais ;
• importer des factures ;
• générer un export comptable par csv ;
• connecter l’outil au logiciel Silae paie.

Les justificatifs numérisés sont stockés dans un coffre-fort numérique certifié, avec archivage à valeur probante.

Evoliz est une application de notes de frais intégrée à un outil de facturation et de gestion comptable. Son module de notes de frais est disponible à partir de la formule « Banana Split » (32 € HT/mois).

Grâce à son application mobile, les utilisateurs peuvent :

• photographier leurs justificatifs ;
• créer des notes de frais en quelques secondes, même hors connexion ;
• suivre les dépenses en temps réel.

Le système permet de classer les dépenses par client ou projet, et de les exporter vers des outils comptables. Les workflows de validation assurent un circuit fluide pour le remboursement des salariés, avec alertes automatiques des notes de frais en attente.

ONexpense est une application mobile simple et intuitive, idéale pour les professionnels qui souhaitent dématérialiser leur gestion des notes de frais.

Les collaborateurs n’ont qu’à photographier leur ticket de caisse. L’OCR intégré extrait automatiquement les informations essentielles pour éviter les erreurs de saisie.

Les dépenses peuvent ensuite être classées puis envoyées en PDF, CSV ou Excel au service comptable.

Le logiciel prend en charge :

• le calcul des indemnités kilométriques ;
• l’archivage conforme des justificatifs ;
• la personnalisation des circuits de validation ;
• les intégrations avec les principaux logiciels de comptabilité.

Expensya est une solution de gestion des dépenses professionnelles qui s’adresse à toutes les entreprises, de l’entrepreneur indépendant aux multinationales. Elle est accessible via une application web et mobile.

L’automatisation est le maître mot chez Expensya. La solution permet :

• la saisie automatique des dépenses ;
• le paramétrage précis des circuits de validation ;
• la mise à jour automatique des barèmes de frais kilométriques ;
• l’émission d’ordres de mission ;
• les remboursements au forfait.

Expensya permet aussi de commander des cartes de paiement physiques ou virtuelles, évitant aux employés d’avancer le montant de leurs dépenses. Les plafonds sont personnalisables, pour un meilleur contrôle budgétaire.

Intégrée à SAP, Concur est la solution privilégiée des ETI et grands groupes (> 700 salariés) pour gérer la totalité de leurs frais professionnels.

L’application mobile permet aux employés de photographier leurs justificatifs et de soumettre leurs notes de frais en quelques clics.

De leur côté, les managers disposent d’une interface web centralisée pour valider ou refuser les dépenses, et enclencher la procédure de remboursement des notes de frais.

L’outil propose :

• la classification automatique des dépenses ;
• la gestion de tous types de frais (déplacements professionnels, factures fournisseurs, etc.) ;
• des workflows de validation adaptés aux grandes structures.

Izyfrais est une application conçue pour les indépendants, les TPE et les PME. Ses fonctionnalités sont simples, et uniquement tournées vers la gestion des notes de frais.

L’application mobile permet de :

• scanner les justificatifs avec son smartphone ;
• envoyer les justificatifs par courrier pour numérisation ;
• classer et retrouver les dépenses grâce à un moteur de recherche intégré ;
• personnaliser les types de frais.

Cette solution permet aussi l’archivage sécurisé des documents et l’export comptable des notes de frais. De même, le calcul des frais kilométriques et la récupération de TVA sont inclus.

Rydoo est une application qui automatise la gestion des frais professionnels dans plus de 130 pays. Elle s’adresse aussi bien aux startups qu’aux grandes entreprises, avec une attention particulière à la conformité locale et à l’expérience utilisateur.

Cet outil permet de :

• scanner les reçus via l’application mobile ;
• gérer les indemnités journalières et kilométriques ;
• valider les notes de frais en temps réel ;
• intégrer une politique de gestion des dépenses personnalisée ;
• détecter les anomalies et les fraudes grâce à l’intelligence artificielle ;
• générer des rapports détaillés pour un meilleur suivi financier.

Cleemy est le module de gestion des notes de frais proposé par Lucca, éditeur spécialisé dans les logiciels RH. Il est particulièrement adapté aux entreprises ayant déjà recours à d’autres solutions Lucca (Timmi, Poplee, etc.).

Cette application de notes de frais propose :

• la dématérialisation à valeur probante des justificatifs ;
• la saisie automatique des données grâce au scan intelligent ;
• le calcul des frais kilométriques ;
• la détection des anomalies ;
• la personnalisation des workflows de validation.

Cleemy est disponible au prix de 5,70 € HT/mois par utilisateur.

Adopter une application de notes de frais, c’est faire un bond en avant en termes de productivité. Fini les tableaux Excel, les reçus égarés, les e-mails de relance ou les erreurs de calcul.

Les avantages de cet outil sont nombreux :

• gain de temps sur la saisie des notes de frais, leur validation et leur traitement ;
• vision en temps réel des dépenses ;
• réduction du risque d’erreurs et de fraudes grâce aux règles automatisées ;
• conformité légale via l’archivage à valeur probante ;
• diminution des délais de remboursement.

Le gain d’autonomie est net pour les collaborateurs. Ils peuvent créer une note de frais, suivre son traitement, et recevoir un remboursement rapide, sans attendre de rentrer au bureau.

Pour l’entreprise, utiliser un logiciel de notes de frais signifie :

• une réduction des coûts ;
• une meilleure maîtrise budgétaire ;
• une expérience collaborateur améliorée.

Pour choisir la meilleure application de notes de frais, vous devez d’abord considérer la taille de votre entreprise. Certaines solutions sont pensées pour les indépendants ou les TPE, tandis que d'autres sont conçues pour répondre aux exigences des groupes internationaux. Vérifiez que l’application peut s’adapter à votre structure.

Assurez-vous également que les fonctionnalités proposées sont suffisantes pour votre entreprise. En plus de la gestion des notes de frais, vous pouvez accéder à :

• des workflows de validation automatisés en fonction de votre politique de dépenses ;
• un compte professionnel avec des cartes de paiement ;
• la possibilité d’éditer des factures ;
• de multiples intégrations ;
• des options d'exportation pour faciliter les décisions stratégiques et la réconciliation comptable.

Vous devez ensuite examiner plusieurs critères :

• la facilité d’utilisation : l’application doit permettre à chacun (salariés, managers, comptables) de créer, valider et rembourser une note de frais en quelques clics ;
• l’intégration avec vos outils comptables pour fluidifier les échanges de données ;
• la sécurité des données : optez pour une plateforme avec stockage sécurisé et archivage à valeur probante ;
• le coût : comparez les formules proposées selon vos usages ;
• la réactivité du support client : une assistance rapide et compétente est essentielle en cas de blocage ;
• la réputation de l’éditeur : tournez-vous vers un prestataire reconnu, qui propose des mises à jour régulières et un accompagnement sur le long terme.

En résumé, choisissez une application de notes de frais qui répond réellement à vos besoins, qui s’intègre dans vos outils existants, et qui offre une expérience utilisateur soignée.

Vous souhaitez centraliser la gestion des frais professionnels et simplifier vos remboursements ? Qonto vous accompagne avec une solution de gestion des notes de frais complète et intuitive, pensée pour les entrepreneurs et leurs équipes. Essayez-la sans plus attendre