Quels justificatifs pour ses notes de frais ?

Lorsqu’un salarié engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, il doit produire une note de frais pour en obtenir le remboursement. Ce document administratif doit être accompagné de justificatifs qui témoignent de la réalité des frais réglés. Découvrez quels sont les justificatifs que vos salariés doivent fournir pour une bonne gestion des notes de frais.

La note de frais est un document établi au format papier ou digital par un salarié ou un indépendant qui a engagé des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle. Elle permet de justifier la réalité des frais engagés pour en obtenir le remboursement auprès de l’employeur.

Une note de frais peut concerner plusieurs types de dépenses comme :

• les frais de transport ;
• les frais de restauration ;
• les frais d’hébergement.

La note de frais doit comporter certaines informations comme :

• le nom du collaborateur concerné ;
• la nature de la dépense ;
• la date et le montant de la dépense (HT, TTC et TVA le cas échéant) ;
• le moyen de paiement utilisé.

Pour que les dépenses engagées soient prises en charge par l’employeur, il faut qu'elles :

• aient été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise ;
• soient raisonnables et proportionnées ;
• soient justifiées.

Ce dernier point est essentiel. Des notes de frais transmises à l’employeur sans justificatifs ne peuvent pas aboutir à un remboursement.

Les justificatifs de notes de frais permettent aux salariés d’obtenir le remboursement de leurs frais réels. Quant à l’employeur, il peut justifier les indemnités réglées et bénéficier d’une exonération de cotisations sociales. Il faut donc que ces justificatifs soient correctement établis et transmis à l’employeur.

En effet, toute note de frais doit être accompagnée d’un justificatif qui peut prendre la forme d’une facture ou d’un reçu en principe. Ce document peut être établi au format papier ou électronique.

Le justificatif fourni doit mentionner :

• le nom du fournisseur :
• la date de la dépense ;
• le montant et la TVA le cas échéant ;
• la description des frais engagés.

Fournir des justificatifs en plus des notes de frais est essentiel vis-à-vis de l’administration fiscale, et notamment de l’Urssaf qui peut opérer un contrôle au sein de l’entreprise. En effet, les justificatifs sont des pièces comptables essentielles qui prouvent la conformité des dépenses réalisées et remboursées.

Facture et reçu sont deux notions souvent confondues. Elles n’ont toutefois pas le même objet.

En effet, la facture constitue un document comptable qui prouve qu’une prestation a bien été réalisée. En revanche, elle ne prouve pas qu’un paiement a été effectué, sauf si elle comporte la mention « payée » ou « acquittée ».

Le reçu est quant à lui un document qui est délivré au collaborateur après qu’il ait effectué un paiement pour le compte de son entreprise. Le reçu est un justificatif valable sur le plan fiscal.

Les justificatifs à fournir varient en fonction du type de dépense réalisée par le salarié. En effet, certaines dépenses nécessitent de fournir plus de détails que d’autres.

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour réaliser un déplacement professionnel, il a droit au versement d’une indemnité kilométrique. Ce collaborateur doit néanmoins fournir une note de frais assortie d’un justificatif indiquant :

• l’objet du déplacement professionnel ;
• l’adresse du lieu visité ;
• le nombre de kilomètres parcourus ;
• le type de véhicule utilisé et sa puissance fiscale.

Il doit également fournir une photocopie de sa carte grise pour que l’entreprise puisse vérifier la véracité des informations communiquées.

Lorsque le salarié a effectué un déplacement pour le compte de son entreprise, il a également droit au remboursement de ses frais de transport. Pour être remboursé, il doit fournir une note de frais accompagnée de justificatifs tels que :

• un billet de train ou d'avion ;
• la facture en cas de location d’un véhicule ;
• le ticket de péage ou les reçus de carburant s’il a utilisé une voiture de fonction.

Que ce soit à l'occasion d’un déplacement à proximité de son lieu de travail ou d’un voyage d’affaires à l’autre bout du pays, le salarié a besoin de manger. Il va engager des frais de repas que l’employeur doit rembourser.

Il doit alors fournir une note de boulangerie, une note de supermarché ou un ticket de restaurant pour prouver sa dépense.

S’il a invité un partenaire commercial ou un client à déjeuner dans le but de développer une relation professionnelle, la note de frais de restaurant du salarié doit comporter les informations suivantes :

• la fonction du salarié au sein de l’entreprise ;
• le nom du salarié et de ses collègues ;
• l’identité de l’invité et sa fonction ;
• le nom de l’entreprise pour laquelle il travaille ;
• l’objet de la rencontre.

Lorsque le salarié est en mission pour son entreprise et qu’il ne peut pas rentrer chez lui pour la nuit, il engage des frais d’hébergement. La note de frais fournie à l’entreprise doit alors comporter des indications comme :

• le nombre de nuits ;
• la catégorie de la chambre.

De nombreux justificatifs de notes de frais papier sont abîmés ou perdus. C’est un véritable problème car leur conservation est essentielle que ce soit pour obtenir le remboursement de frais professionnels ou pour prouver leur conformité en cas de contrôle fiscal.

Lorsque le collaborateur ne peut pas fournir de justificatif pour ses notes de frais, deux solutions sont possibles. En effet, l’entreprise peut :

• refuser systématiquement les notes de frais qui ne sont pas accompagnées d’un justificatif, même si le salarié semble être de bonne foi ;
• accepter une alternative comme un reçu de carte bancaire, un duplicata de facture ou une attestation sur l’honneur d’une note de frais.

Cette dernière solution est toutefois à éviter car elle est chronophage pour les services administratifs de l’entreprise. De plus, elle peut aboutir à un redressement fiscal si elle est employée trop fréquemment.

Toutefois, la réglementation a évolué pour simplifier la gestion des notes de frais et des pièces justificatives. Aujourd’hui, ils font l’objet d’un processus de dématérialisation qui permet d’améliorer leur archivage.

Avec Qonto, la gestion des notes de frais et des justificatifs associés est simplifiée. Vos collaborateurs peuvent soumettre une note de frais en quelques clics, directement depuis leur application. Il ne vous reste plus qu’à les valider et procéder au remboursement des dépenses engagées.

Qonto offre un autre avantage : grâce aux cartes de paiement que vous pouvez fournir à vos salariés, le flux des notes de frais est réduit. À chaque dépense effectuée avec leur carte, vos collaborateurs reçoivent une notification sur leur application et peuvent prendre en photo leur justificatif de paiement.

Grâce à la technologie de reconnaissance dont est dotée notre application, les informations sont automatiquement enregistrées dans notre système. Les justificatifs sont conservés et la TVA est calculée directement. Grâce à l’archivage électronique de vos justificatifs, vous gagnez du temps et de l’espace de stockage.

Chaque dépense et chaque reçu sont centralisés dans un seul et même endroit pour une meilleure visibilité des frais engagés par vos salariés. Un atout pour vous faire gagner un temps précieux dans le suivi de votre trésorerie d’entreprise. 

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