Déplacement professionnel : quelle incidence pour l’employeur et ses collaborateurs ?

De nombreux salariés effectuent des déplacements professionnels quotidiennement. Ils sont nécessaires pour rencontrer de potentiels clients ou fournisseurs et développer l’activité de l’entreprise. Quelles sont les obligations de l’employeur en la matière ? Comment obtenir le remboursement de ses frais professionnels ? Comment les entreprises peuvent-elles opérer une meilleure gestion des déplacements de leurs collaborateurs ? Qonto vous répond.

Aussi appelés voyages d’affaires, les déplacements professionnels concernent les salariés qui exercent leur activité en dehors de leur lieu de travail habituel ou de leur domicile. Ces déplacements peuvent faire partie intégrante du quotidien d’un collaborateur ou être exigés ponctuellement par l’employeur.

En moyenne, la durée d’un déplacement professionnel varie de quelques heures à plusieurs jours. Le salarié doit toutefois passer moins de :

• 90 jours consécutifs en déplacement ;
• 180 jours par an à l’étranger pour le travail.

Au-delà, on parle d’expatriation ou de détachement, et non plus de déplacement professionnel. L’employeur doit alors réaliser un avenant ou une modification du contrat de travail.

Les trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels, à l’inverse de :

• les déjeuners d’affaires avec des clients ou des fournisseurs ;
• les chantiers ;
• la participation à un salon ou à un séminaire ;
• les grands déplacements effectués en France ou à l’étranger.

Les salariés sont souvent obligés d’engager des frais à l’occasion de ces déplacements qui doivent être remboursés par l’employeur.

En principe, le contrat de travail du salarié doit mentionner l’éventualité de déplacements professionnels. Néanmoins, les modalités du déplacement ne sont pas toujours spécifiées. Sans clause dédiée, la loi considère que l’accord du salarié est tacite.

Lorsque les déplacements professionnels sont amenés à être réguliers, il est préférable d’insérer une clause de mobilité professionnelle dans le contrat de travail. L’employeur peut alors définir la durée, la fréquence ou encore le périmètre géographique du déplacement professionnel.

L’entreprise peut également mettre en place une politique de voyage interne pour informer ses salariés sur :

• les modes de transport ou les fournisseurs à choisir ;
• les délais de remboursement des frais engagés ;
• les plafonds à ne pas dépasser ;
• les justificatifs à apporter ;
• la personne chargée de la procédure de remboursement.
  
  

Qu’ils figurent ou non dans le contrat de travail du salarié, les déplacements professionnels doivent toujours être remboursés par l’employeur.

Qu’ils travaillent dans le secteur commercial ou dans une entreprise du BTP, les salariés sont nombreux à partir en déplacement dans le cadre de leur travail. Ces voyages doivent être évoqués suffisamment tôt par l’employeur pour limiter leur impact sur la vie familiale.

Bien sûr, la situation n’est pas la même pour un déplacement professionnel effectué à quelques dizaines de kilomètres du lieu de travail ou à l’autre bout du monde. Pour éviter toute interprétation, l’employeur peut fixer les conditions des déplacements professionnels en amont, au sein d’une clause de mobilité.

Lors d’un déplacement professionnel, l’entreprise doit assurer la sécurité de ses salariés. Elle doit savoir où ils se trouvent, vérifier qu’ils sont conscients des risques éventuels et les informer de la procédure à suivre en cas de problème.

L’employeur doit disposer d’un service d’assistance pour localiser le salarié en déplacement et assurer sa protection, notamment en cas d’accident, de catastrophe naturelle ou d’instabilité politique.

Un salarié qui réalise des dépenses professionnelles dans l’intérêt de son entreprise lors d’un déplacement, et qui peut les justifier, doit être remboursé par son employeur. Ce remboursement ne peut pas être imputé sur son salaire.

Dans la limite des dépenses engagées, l’entreprise doit ainsi rembourser :

• les frais de transport ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de repas.

Le remboursement des frais de déplacement par l’employeur peut se faire de deux manières :

• au réel : le salarié est remboursé à hauteur des dépenses réellement engagées, sur présentation de justificatifs ;
• au forfait : l’employeur rembourse son salarié à partir des barèmes fixés par l’Urssaf.

C’est l’employeur qui décide de rembourser les dépenses professionnelles au réel ou via le versement d’une indemnité forfaitaire. Quelle que soit la solution choisie, il doit l’appliquer dans les mêmes conditions à tous ses collaborateurs. En effet, une différence de traitement est considérée comme discriminatoire par le Code du travail.

Lorsqu’un salarié se sert de sa voiture personnelle dans le cadre de son activité professionnelle, il engage des frais kilométriques qui donnent droit au versement d’une indemnité spécifique. Appelée indemnité kilométrique, elle permet de compenser le coût d’utilisation du véhicule personnel du salarié.

Le remboursement des frais kilométriques est réalisé par l’employeur à partir de barèmes mis à jour par l’administration fiscale chaque année. Voici par exemple le barème kilométrique applicable aux voitures :

D’autres barèmes existent, applicables cette fois aux motos et aux scooters. Tous tiennent compte du :

• véhicule utilisé ;
• nombre de chevaux fiscaux ;
• kilométrage total parcouru en 1 an.

Les barèmes kilométriques n’incluent pas les frais de péage et de stationnement, ni les réparations mécaniques. De même, ils n’incluent pas les trajets réalisés en transports en commun. Toutes ces dépenses peuvent être remboursées par le biais d’une note de frais.

Lorsqu’un salarié doit manger en dehors de chez lui en raison de contraintes professionnelles, les dépenses engagées à ce titre peuvent lui être remboursées. La prise en charge des frais de repas peut se faire au réel ou à partir des barèmes établis par l’Urssaf.

Si le remboursement est effectué au réel, le salarié doit produire une note de frais en bonne et due forme, et fournir les justificatifs correspondants.

Si le remboursement est réalisé sur la base des barèmes de l’Urssaf, le salarié peut percevoir une prime de :

• 20,20 euros si son repas est pris au restaurant ;
• 9,90 euros dans le cas contraire.

Si le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour dormir à la fin de sa journée de travail, il effectue un grand déplacement. Dans ce cas, il a droit à une prime de déplacement qui couvre les frais de repas et d’hébergement avancés.

Pour bénéficier d’une indemnité de grand déplacement lors d’un voyage d’affaires, deux conditions doivent être réunies :

• le lieu de la mission doit être situé à plus de 50 km du domicile du salarié ;
• le trajet en transports en commun doit durer plus d’1h30.
  
  

À nouveau, la prise en charge des frais de repas peut être effectuée au réel, à partir des notes de frais présentées, ou au forfait. Dans ce cas, l’employeur applique les barèmes fournis par l’administration et verse au salarié :

• une allocation repas variant de 14,10 à 20,20 euros selon la durée du déplacement ;
• une allocation de logement et de petit-déjeuner de 36,10 à 69,50 euros en fonction de la durée de la mission professionnelle et du lieu du déplacement.

Lorsque l’employeur décide de rembourser les frais de déplacement de ses salariés au réel, ces derniers doivent fournir une note de frais à leur entreprise. 

Pour donner droit à remboursement, la note de frais doit comporter plusieurs informations, dont :

• l’identité du salarié ;
• la date à laquelle les dépenses ont été engagées ;
• leur nature ;
• le montant hors taxes et toutes taxes comprises à rembourser.

Établie au format papier ou digital, la note de frais doit toujours être accompagnée d’un justificatif, une facture ou un ticket de caisse par exemple. Ces documents permettent à l’employeur de vérifier la conformité des dépenses avant d‘indemniser le salarié.

Sauf disposition contraire fixée par l’employeur, les justificatifs doivent être apportés par le salarié dans les 3 années qui suivent la dépense réalisée. Une fois en sa possession, les justificatifs doivent être conservés et archivés pour être présentés en cas de contrôle de l’Urssaf.

En principe, un salarié qui refuse un déplacement professionnel peut être sanctionné, voire licencié. Même si aucune clause n’est intégrée dans son contrat de travail, un refus n’est pas toléré.

Il existe toutefois des exceptions. S’il fournit un justificatif, le salarié peut refuser un déplacement professionnel en cas de :

• circonstances familiales particulières, comme un décès ;
• risques trop importants, notamment si le déplacement a lieu dans un pays déconseillé par le ministère des Affaires étrangères ;
• problèmes de santé qui empêchent le déplacement.

De même, le salarié peut refuser d’effectuer le trajet si le déplacement professionnel se situe en dehors de la zone géographique indiquée dans la clause de mobilité de son contrat de travail.

La gestion des déplacements professionnels est une tâche chronophage et complexe, notamment lorsque de nombreux frais doivent être remboursés.

Elle peut aussi être source d’erreurs et entraîner des pénalités importantes en cas de contrôle fiscal. Pour éviter cela et vous conformer aux dispositions légales, vous pouvez vous équiper d’un outil de gestion des notes de frais.

Avec Qonto par exemple, le remboursement des dépenses engagées par vos collaborateurs est facilité et accéléré. En effet, ces derniers peuvent simplement soumettre leurs notes de frais sur leur application. De votre côté, vous pouvez refuser ou valider les demandes de vos salariés en un clic. Un avantage tant pour vous que pour vos collaborateurs qui n’ont plus à attendre le versement de leur salaire pour être remboursés de leurs frais professionnels. 

Qonto vous permet aussi de limiter le flux de notes de frais à traiter en fournissant une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi engager des dépenses sans avancer leurs fonds personnels. 

De votre côté, vous pouvez moduler le plafond de chaque carte de paiement et le type d’achat autorisé en fonction des besoins de vos salariés. Vous pouvez également suivre les dépenses réalisées en temps réel pour garder un contrôle total sur les finances de votre entreprise.

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