Refuser un déplacement professionnel : est-ce possible ?

Si les voyages d’affaires sont habituels pour de nombreux professionnels, d’autres peuvent se montrer réfractaires à l’idée de se déplacer, que ce soit pour quelques jours ou quelques heures. Est-il pour autant possible de refuser un déplacement professionnel ? Et si oui, quels sont les droits et les obligations à respecter en la matière ? Qonto répond à toutes vos questions.

Aussi appelé voyage d’affaires, un déplacement professionnel consiste à se déplacer pour exercer son activité en dehors des locaux de l’entreprise ou de son lieu de travail habituel. Par exemple :

• la participation à un événement particulier comme un salon, un séminaire ou un congrès ;
• la rencontre avec un partenaire commercial ou un fournisseur ;
• la visite d’un client ;
• un déplacement sur un chantier.

Un déplacement professionnel peut être effectué en région, sur le territoire national, ou à l’étranger. Réalisé suite à un ordre de mission, sa durée est variable.

Néanmoins, un salarié ne peut pas partir plus de 90 jours consécutifs ou plus de 180 jours par an en déplacement. Au-delà, l’employeur doit établir un avenant au contrat de travail pour spécifier ces conditions particulières.

L’employeur doit respecter certaines obligations vis-à-vis de ses salariés qui se déplacent pour un voyage d’affaires. Elles sont décrites dans l’article L4121-1 du Code du travail.

L’employeur doit notamment :

• assurer leur protection en apportant un minimum de confort et de sécurité à ses collaborateurs. Pour cela, il doit mettre en place un protocole de sécurité à respecter en cas de danger et offrir le cadre idéal pour que le salarié réalise sa mission (hébergement, transport, etc.) ;
• prendre en charge les frais engagés par ses salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels (frais de transport, de repas ou de logement), en mettant par exemple en place un système de gestion des notes de frais.

L’employeur doit aussi respecter un délai de prévenance. Il doit informer ses salariés dès que possible lorsqu’un déplacement est prévu pour qu’ils puissent s’organiser sur le plan personnel et professionnel.

Selon l’article 3.4.1 de l’Accord national du 26 février 1976, l’employeur doit informer ses salariés dans les meilleurs délais en fonction de la distance à parcourir, de la durée du déplacement et de son caractère habituel ou non.

Bien sûr, chaque situation est différente et le délai à respecter n’est pas le même si le salarié doit se déplacer à 30 km de son lieu de travail pour une journée ou à 150 km pendant plusieurs semaines.

En règle générale, un salarié doit respecter les demandes de son employeur et ne peut pas refuser un déplacement professionnel puisqu’il n’implique pas une modification de son contrat de travail. Et ce, même si la fonction occupée par le salarié ou son contrat de travail ne l’obligent pas à effectuer de déplacements.

En effet, le contrat de travail du salarié peut contenir une clause de mobilité. Elle permet à l’employeur de modifier le lieu de travail du salarié sans son accord. Néanmoins, l’existence d’une clause de mobilité n’est pas nécessaire pour organiser un déplacement professionnel et demander à son salarié d’y prendre part.

En principe, le salarié doit effectuer les déplacements qui entrent dans le cadre de ses activités professionnelles. Est-ce que cela signifie pour autant qu’il faut accepter tout type de déplacement ? Non.

La jurisprudence admet qu’un salarié puisse refuser un déplacement professionnel dans certaines circonstances, même si son contrat de travail contient une clause de mobilité. Pour cela, il doit invoquer une cause réelle et sérieuse comme :

• des problèmes médicaux ;
• des raisons familiales ;
• la non prise en charge des frais de déplacement ;
• des raisons de sécurité.

Ainsi, si l’état de santé du salarié est incompatible avec les circonstances du déplacement (moyen de déplacement utilisé, zone géographique, etc.), il a le droit de refuser un voyage d’affaires. Dans ce cas, il doit remettre un certificat médical à son employeur.

L’empêchement peut aussi être d’ordre familial pour le salarié. C’est principalement le cas lorsqu’il doit s’occuper de parents malades ou de ses enfants. Là encore, le salarié doit présenter des justificatifs sérieux et valables pour que son refus soit accepté.

Si l’employeur ne couvre pas la totalité des frais de déplacement engagés par le salarié à l’occasion de son voyage, ce dernier peut refuser de nouveaux déplacements professionnels.

La non prise en charge de ces dépenses par l’employeur est d’ailleurs un motif de refus qui a été validé par la Cour de cassation dans un arrêt du 21 mars 2012.

Enfin, si le déplacement professionnel représente un danger pour la santé physique ou morale du salarié, ce dernier a le droit de le refuser. C’est par exemple le cas lorsque le voyage est prévu dans un pays dangereux sur le plan géopolitique ou si la zone géographique en question présente des risques météorologiques.

Lorsqu’un salarié refuse un déplacement professionnel sans justificatif, ce refus est assimilé à une insubordination et constitue donc une faute grave. Le salarié s’expose alors à de véritables sanctions, parmi lesquelles :

• un blâme ;
• une mise à pied sans salaire ;
• une rétrogradation ;
• un licenciement pour faute.

L’ensemble de ces sanctions peut être contesté par le salarié qui doit alors se rendre devant le conseil de prud’hommes.

Si le refus du salarié est motivé par les raisons exceptionnelles citées précédemment, l’employeur ne peut prendre aucune sanction à son encontre.

Si les refus de partir en déplacement professionnel ne sont pas forcément nombreux, vos salariés peuvent néanmoins être inquiets à l’idée de ne pas être remboursés des frais engagés à cette occasion.

Pour éviter ces inquiétudes et motiver vos collaborateurs à se déplacer dès que nécessaire, il existe une solution : leur fournir une carte de paiement professionnelle.

Avec Qonto, vous pouvez en effet proposer ce moyen de paiement à vos salariés pour leur permettre de réaliser des dépenses professionnelles sans engager leur argent personnel. Ils n’ont donc plus besoin d’effectuer d’avance, ni d’établir une note de frais à chaque transaction. Un gain de temps pour eux, mais aussi pour vous.

La carte de paiement Qonto facilite la gestion des déplacements professionnels et des remboursements associés. Le tout sans nuire à votre trésorerie d’entreprise.

En effet, vous pouvez modifier le plafond de chaque carte en fonction des besoins, autoriser certains types de dépenses ou non, et suivre les transactions réalisées par vos employés en temps réel pour garder un contrôle total sur vos finances.

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