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Pour organiser un déplacement professionnel sereinement, il est nécessaire de préparer une feuille de route claire et détaillée. En effet, ce document nous aide à définir toutes les étapes du voyage, mais aussi à avoir une meilleure vision des objectifs qui lui sont associés.
Qu’est-ce qu’une feuille de route ? Que doit-elle contenir ? À quel moment faut-il la réaliser ? Et avec quel outil ?
Nous faisons le point dans cet article.
Commençons par l’essentiel. Qu’entend-on par déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel est un déplacement réalisé par un salarié ou un dirigeant en dehors de son lieu de travail habituel, pour les besoins de son activité.
Par exemple, il peut s’agir d’un rendez-vous avec un client, d’une participation à un congrès ou à un séminaire, de l’organisation d’un salon professionnel. On parle aussi de voyage d’affaires, notamment lorsque le temps de déplacement dépasse 24 heures.
La feuille de route est un outil de planification fréquemment utilisé dans les entreprises. Elle définit le plan d’action (c’est-à-dire toutes les étapes clés et les tâches à réaliser) pour atteindre un objectif.
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est un peu différent. La feuille de route est un document préparé en amont du voyage et remis aux salariés concernés.
Il trace un itinéraire détaillé et résume l’ensemble des grandes étapes du déplacement.
Bien qu’elle soit très utile, l’élaboration d’une feuille de route n’est pas obligatoire. Mais elle reste vivement recommandée.
Lorsqu’on parle de déplacement professionnel, les maîtres-mots sont organisation et anticipation.
Pour cela, il faut, bien sûr, créer une feuille de route. Celle-ci est réalisée à la fin de la préparation du voyage, une fois que toutes les réservations sont effectuées. Voyons les étapes clés qui interviennent en amont.
La première étape, avant la planification, est de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel.
Il convient aussi de se poser la question de la nécessité du déplacement et d’évaluer la balance bénéfice-coût. Un voyage d’affaires engendre en effet de nombreux frais pour l’entreprise (coût du transport, du logement, etc.).
Une fois que toutes ces questions ont été traitées, il faut commencer à dessiner les grandes lignes du projet.
Tous ces éléments doivent être très clairs : ils vous aideront à réaliser votre feuille de route, au moment venu.
Une fois que vous avez en tête l’itinéraire et la destination du voyage, il convient d’anticiper les frais de déplacement et d’établir un budget pour les notes de frais éventuelles.
Plusieurs postes de dépenses sont à prévoir, comme par exemple, les frais de transport, de logement, les frais de participation à un congrès ou séminaire.
Pour rappel, les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont exonérés de cotisations sociales et déductibles du résultat imposable de l’entreprise.
Dans l’idéal, mieux vaut réserver les transports (les billets de train ou d’avion par exemple), et l’hébergement si nécessaire, en avance afin de profiter de meilleures offres et d’optimiser son budget.
L’employeur doit assurer la prise en charge des frais de déplacement. Deux solutions sont possibles pour le paiement :
Le saviez-vous ? Avec Qonto, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépense et déposer leurs notes de frais en quelques clics sur leur application. Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous.
Vous pouvez aussi leur proposer des cartes de paiement physiques ou virtuelles 100% paramétrables. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel et vous gardez le contrôle sur les dépenses professionnelles réalisées en temps réel.
Vos salariés réalisent des trajets en voiture ? Vous pouvez leur attribuer une carte carburant pro, utilisable dans les stations-service.
Avant le jour du grand départ, pensez à vérifier que vos salariés sont bien couverts par l’assurance de votre entreprise pendant le déplacement, notamment s’il a lieu à l’étranger.
Vous avez finalisé toutes les réservations et le départ approche ? Il reste une dernière étape pour achever la préparation du voyage : la feuille de route.
La feuille de route n’impose pas de formalisme particulier. Ce n’est pas un document obligatoire, il n’y a donc aucune mention légale à ajouter. Toutefois, pour qu’elle soit la plus utile possible, il est recommandé d’être précis et exhaustif et de mentionner, à minima :
Vous pouvez présenter votre feuille de route sous la forme d’un tableau, pour plus de clarté.
Le déplacement professionnel a lieu à l’étranger ? Il est conseillé d’inclure une fiche d’informations pratiques sur le pays de destination à votre feuille de route.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour faire votre feuille de route de déplacement professionnel.
Il existe de nombreux modèles de feuilles de route de déplacement professionnel disponibles sur Internet, au format Word ou Excel. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer votre propre document.
Notion est un outil de gestion de projet très complet.
Vous pouvez tout à fait vous en servir pour créer et personnaliser votre feuille de route de déplacement professionnel. L’un des grands atouts de Notion, c’est qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Toutes les personnes concernées par le déplacement professionnel peuvent facilement éditer le document.
La feuille de route présente de nombreux atouts, que ce soit pour les collaborateurs ou pour l’entreprise.
Pour les salariés
Les déplacements professionnels peuvent être stressants. Il y a mille et une choses à penser. Où dois-je me rendre ? Qui dois-je rencontrer ? Dans quel objectif ? Et à quelle heure ? Quel sera le temps de déplacement total ? La feuille de route donne un cadre rassurant au salarié et l’aide à rester organisé.
La feuille de route lui permet aussi de gagner du temps. Un doute sur l’heure d’une réunion ? Il lui suffit de consulter le document pour avoir toutes les informations pratiques.
Pour l’entreprise
La feuille de route permet à l’entreprise d’avoir une meilleure vision sur les objectifs du déplacement professionnel. Il sera alors plus simple, a posteriori, de faire le bilan et de voir si le but visé a bien été atteint.
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