Recouvrement des factures impayées : mode d’emploi

52 jours : c’est le délai moyen de paiement des factures en France. Première cause de faillite des entreprises françaises, les factures impayées affectent particulièrement les PME, souvent dépendantes de leur trésorerie.

Les lettres de relance pour factures impayées sont devenues le quotidien d’un grand nombre de chef(fe)s d’entreprise qui se retrouvent parfois contraints de lancer une procédure de recouvrement judiciaire.

Les mesures prises par l’État, comme le plafonnement des paiements à 60 jours ; la mise en place de contrôles plus réguliers et la publication des amendes infligées par la DGCCRF (Direction Générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) ne suffisent pas toujours à enrayer le phénomène.

Les factures impayées et les retards de paiement mettent en péril la compétitivité et la survie de nombreuses entreprises françaises, qui se voient obligées de fonctionner à flux tendu chaque mois.

Mais alors, comment éviter les factures impayées, ce véritable fléau financier des TPE/PME ? Explications.

Un impayé désigne une facture qui n’a pas été réglée dans les délais impartis.

Or, comme le précise bien l’article 2284 du Code civil : « Quiconque s'est obligé personnellement, est tenu de remplir son engagement sur tous ses biens mobiliers et immobiliers, présents et à venir ».

Concrètement, cela signifie qu’un débiteur doit exécuter son obligation de règlement, au risque d’être poursuivi et de faire l’objet de saisies.

Pour cela, sa créance doit remplir trois critères. Elle doit être liquide, certaine et exigible.

• Une créance est liquide lorsque sa valeur monétaire est facilement déterminable. Autrement dit, son montant apparaît clairement sur un devis et/ou sur une facture.
• Une créance est certaine lorsque son existence est incontestable. Pour cela, elle doit être prouvée par un justificatif (facture, devis ou contrat signé).
• Et enfin, une créance est exigible lorsque le délai de paiement est écoulé.

Selon les articles L441-10 et suivants du code de commerce, le délai de paiement par défaut est de 30 jours à compter de la réception du bien ou de la réalisation de la prestation. Ce délai s’applique dans le cadre des relations entre professionnels, en BtoB.

Pour une raison ou pour une autre, vous pouvez décider d’accorder un délai supplémentaire à votre client. Mais attention : celui-ci ne pourra pas excéder 60 jours à compter de l’émission de la facture et devra impérativement être précisé dans le devis et/ou le contrat. En l’absence de mention, c’est le délai par défaut qui s’applique.

En cas de factures impayées, votre premier réflexe doit être d'appeler votre client, de manière informelle, pour lui indiquer qu'il est en retard sur ses paiements. Vous apprendrez peut-être que le virement est en cours, le comptable en vacances, ou encore que le site de leur banque est hors service, et donc que ce retard de paiement n'est pas intentionnel. 

La relance amiable vous permet de garder de bonnes relations avec vos clients, surtout si vous êtes amenés à travailler avec eux de façon régulière.

Malgré vos relances à l'amiable, votre client fait la sourde oreille et vous n'avez toujours aucune trace d'un virement quelconque ? Il est temps d'officialiser les choses et d'envoyer une lettre de relance pour facture impayée à votre client. 

Vous pouvez aller jusqu'à trois lettres de relance, qui préviennent votre client que sa dette est arrivée à échéance et que vous pourriez lancer une procédure judiciaire en cas de non-paiement. Ces lettres de relance sont à but informatif et n'ont pas d'effets juridiques immédiats.

Vous n’avez toujours pas obtenu de réponse satisfaisante de la part de votre client ? À ce stade, il convient de lui faire parvenir une lettre de mise en demeure. C’est la dernière étape avant d’engager des poursuites judiciaires.

La mise en demeure d'un client a des conséquences juridiques. Il s’agit d’un document formel qui doit comporter des mentions obligatoires pour être considéré comme valable.

Par exemple, il faut impérativement inclure la mention « mise en demeure » dans le document (dans l’en-tête ou dans l’objet, dans l’idéal).

C'est seulement après avoir envoyé la lettre à votre client, que vous pourrez, ou non, lancer une procédure de recouvrement judiciaire.

Si vous êtes arrivé à ce stade, c’est que vos relances et tentatives de règlement à l’amiable n’ont malheureusement pas porté leurs fruits.

La prochaine étape ? La procédure de recouvrement judiciaire.

La procédure de recouvrement judiciaire a pour but d'obliger votre client à régler sa créance, alors que les relances servent à l'inciter à vous payer, de son propre chef.

Sachez qu’il existe trois procédures différentes :

• l'injonction de payer ;
• le référé provision ;
• l'assignation en paiement.

C’est la démarche la plus adaptée aux petits litiges, car elle est rapide et peu coûteuse. Vous n’avez pas besoin d’y consacrer trop de temps, d’argent ou d’énergie. Il vous suffit de remplir le formulaire d'injonction de payer CERFA n° 12946*01 disponible sur le site du Service Public puis de l’envoyer au Président du tribunal de commerce dans lequel votre client est domicilié.

N’oubliez pas d’y joindre toutes les pièces justificatives prouvant votre créance comme :

• la facture ;
• le devis signé ;
• une copie de la lettre de mise en demeure et de son accusé de réception.

Vous pouvez aussi inclure vos échanges d’e-mails et vos messages de relance pour démontrer vos tentatives de résolution à l’amiable.

Une fois votre demande acceptée, vous allez recevoir ce que l’on appelle une injonction de payer à faire signifier à votre client par voie d’huissier.

Cela veut tout simplement dire que vous allez devoir transmettre l’injonction à votre client par l’intermédiaire d’un huissier. Cette opération coûte en moyenne 50 €, somme qui vous sera remboursée par le débiteur en même temps que l’impayé.

Celui-ci dispose ensuite d’un mois pour s’opposer à l’injonction. En cas d’opposition, une audience sera organisée (le plus souvent en huis clos, dans le bureau du juge). La présence d’un avocat n’est pas obligatoire.

Votre facture impayée met votre trésorerie en péril et vous souhaitez récupérer votre créance le plus rapidement possible ? Dans ce cas, vous pouvez opter pour la procédure de référé provision. Il s’agit d’une procédure d’urgence.

Ici, le débiteur ne se voit pas accorder de délai d’un mois pour s’opposer à l’injonction. Une audience a lieu dans les plus brefs délais, à l’issue de laquelle le juge rend un jugement définitif.

Notez toutefois que vous devez obligatoirement vous faire assister par un avocat si votre créance est supérieure à 10 000 €.

Il s’agit de la procédure la plus longue, la plus complexe, mais aussi la plus couteuse. Dans la grande majorité des cas, une audience formelle se tient devant un tribunal, dans le respect du principe du contradictoire. Concrètement, ceci signifie que chaque partie est entendue et représentée par un avocat, si nécessaire.

Le juge rend sa décision au terme du procès, après avoir écouté les arguments de chacun et examiné le dossier sous toutes ses coutures.

Il n'existe pas de solution miracle pour éviter les factures impayées, le secret, c'est l’anticipation.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise pour protéger vos arrières et sécuriser votre trésorerie.

Il existe de nombreux logiciels de facturation qui donnent la possibilité de dématérialiser les devis et factures, et de les centraliser au même endroit. Les logiciels de facturation, sont souvent des outils collaboratifs, qui permettent aux équipes d'utiliser les mêmes modèles de devis et de factures, mais aussi de conserver un exemplaire de tout ce qui a été envoyé aux clients. 

Ainsi, vous pouvez identifier rapidement les retards de paiement des factures et anticiper vos relances. Cette vue d'ensemble sur vos devis et factures, vous permet aussi d'évaluer le chiffre d'affaires potentiel de l'entreprise. Si vous vous apercevez qu’une erreur s’est glissée sur l’une de vos factures, vous pouvez alors établir une facture rectificative et la renvoyer à votre client.

La plupart des logiciels de facturation permettent de mettre en place des relances automatiques par e-mail. À vous de déterminer le contenu et la fréquence des envois. 

Grâce à ces relances automatiques, vous allégez la charge de travail de votre équipe comptable (ou la vôtre) et vous restez dans les temps pour relancer vos clients. Vous pouvez tout à fait programmer un e-mail de rappel de paiement, une semaine avant la date butoir par exemple. Tout est paramétrable via votre logiciel de facturation, qui est souvent synchronisé avec votre compte pro.

La mise en place d'une politique de pénalités de retard peut inciter vos clients à vous régler dans les délais impartis. Les pénalités de paiement représentent souvent un pourcentage de la facture concernée. 

Précisez sur chaque facture le montant et les conditions qui s'appliquent. Vous pouvez aussi envisager de récompenser les bons payeurs et proposer 1 ou 2 % de remise immédiate si le paiement de la facture est effectué dans les 10 jours, par exemple.

L’affacturage (ou factoring) est un dispositif de financement et de recouvrement des créances.

Concrètement, l’entreprise va céder ses factures client en attente de règlement à une société spécialisée dans l’affacturage, que l’on appelle l’affactureur (ou le factor). L’affactureur prend en charge le recouvrement des créances et supporte le risque d’impayés. Pour les entreprises, il s’agit donc d’une solution très intéressante pour se prémunir contre les incidents de paiement.

Ce dispositif a tout de même un coût, car en contrepartie, le factor prélève une commission d’affacturage qui se situe aux alentours de 0,2 à 2 % du montant TTC des factures cédées en moyenne.

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