Modifier ou annuler une facture à l’aide d’une facture rectificative

Faute de frappe, oubli d’une mention, erreur de prix… en tant qu’entrepreneur(e), il vous est peut-être déjà arrivé de commettre une erreur au moment d’établir votre facturation. Face à l’une de ces situations, il est nécessaire d’éditer une facture rectificative. Celle-ci permet de modifier une facture déjà émise. Découvrez comment corriger une erreur de facturation à l’aide d’une facture rectificative.

La loi interdit la modification et la suppression des factures en raison du principe d’inaltérabilité des opérations enregistrées dans votre logiciel de facturation et de l'obligation de continuité de la numérotation des factures. Aucune rupture dans la numérotation n’est acceptée.

Ces deux principes permettent d’assurer la traçabilité de l’activité de votre entreprise.

Lorsque vous recourez aux services d'un logiciel de facturation, vous pouvez faire des factures provisoires. Celles-ci peuvent faire l'objet d'une annulation ou d'une modification puisqu'elles n'ont pas été validées définitivement.

De ce fait, en cas d’erreur sur une facture, vous devez réaliser une facture rectificative ou la facture d’avoir.

La facture rectificative concerne une facture fournisseur validée contenant une erreur. En pratique, la facture fournisseur a été envoyée au client, mais celui-ci n'a pas encore effectué le paiement.

Si la facture fournisseur a été payée par le client, il est nécessaire de recourir à un autre document : la facture d’avoir.

En effet, vous devez émettre une facture d’avoir dès lors que la différence entre le montant de la facture initiale et la facture rectificative est négative. Celle-ci permet de rembourser votre client.

La facture rectificative sert à remplacer et à annuler une facture incorrecte.

La facture rectificative n’est requise que si vous avez déjà envoyé la facture à votre client. Si vous avez connaissance de l’erreur avant l’envoi de ce document comptable, vous pouvez vous contenter d'éditer une nouvelle facture.

La facture rectificative prend la forme d’une facture classique avec les mêmes mentions obligatoires auxquelles s'ajoutent des informations spécifiques. À savoir :

• la correction des éléments erronés ;
• le numéro de la facture initiale et sa date d'émission ;
• la mention « annule et remplace la facture n° ».

Cette nouvelle facture a une numérotation propre. En effet, elle n’a pas le même numéro que la facture originale.

La facture d’avoir, également appelée note de crédit, est comme une facture rectificative, sauf qu’elle a un montant négatif.

Elle permet d’annuler tout ou partie de la première facture. Elle doit comporter :

• les mentions obligatoires (identité du vendeur et de l'acheteur, taux de TVA, prix total, etc.) ;
• les informations de la facture initiale (numéro et date) ;
• la mention « avoir » ;
• la mention « net à déduire » à la place de « net à payer ».

La facture d’avoir a son propre numéro de facture. Il peut suivre la numérotation de vos factures classiques ou avoir une numérotation distincte.

Vous pouvez par exemple avoir recours à la facture d’avoir lorsque :

• vous avez oublié une remise ou un rabais au client ;
• votre client annule la vente ;
• votre client renvoie une partie des marchandises ;
• vous vous êtes trompé dans le prix ou sur la TVA à payer.

Lorsque votre entreprise a acquitté de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à l’occasion d’une opération qui a été annulée ou modifiée, elle peut la récupérer à l’aide d’une facture rectificative ou d’une facture d’avoir.

Dans cette situation, vous disposez de deux options :

• demander le remboursement de TVA ;
• renoncer à la récupération de la TVA.

Pour vous faire rembourser la TVA, la facture d’avoir doit comporter certaines mentions dont :

• la mention « hors taxes » ;
• le montant de la TVA correspondante ;
• les références de la facture d’origine.

À l’inverse, lorsque vous décidez de renoncer à la récupération de la TVA, la facture d’avoir doit indiquer la mention « net de taxes ». Cette mention indique que la remise accordée est sans TVA.

Lorsque votre entreprise a appliqué le mauvais montant de TVA sur la facture d’origine, elle doit comptabiliser la rectification de TVA en passant les écritures comptables suivantes :

• débiter le compte 411 « Clients » ;
• créditer le compte 4458 « TVA facturée aux clients sur rappel ».

Lors du rappel de la TVA à payer, elle pourra :

• débiter le compte 4458 « TVA facturée aux clients sur rappel » du montant de la TVA refacturée ;
• débiter le compte 6717 « Rappels d’impôts » pour la partie de TVA demeurant à la charge de votre entreprise ;
• créditer le compte 44551 « TVA à décaisser ».

Par contre, votre entreprise doit effectuer une autre opération comptable si elle ne peut pas refacturer la TVA à son client :

• débiter le compte 6717 pour la totalité de la TVA collectée redressée ;
• créditer le compte 4455 « TVA à décaisser ».

Si votre entreprise doit payer des pénalités à l’administration fiscale, elle a besoin de comptabiliser les données de cette charge exceptionnelle :

• débiter le compte 6712 « Pénalités, amendes fiscales et pénales » ;
• créditer le compte 4486 « État - charges à payer ».

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