Si le droit français interdit de supprimer une facture de sa comptabilité, il est en revanche possible de la modifier ou de l’annuler grâce à une note de crédit.
À quoi sert-elle ? Comment votre entreprise peut-elle établir ce document comptable ? Qonto vous répond.
Lorsqu’une entreprise réalise une prestation de services ou vend un produit à un client, elle doit émettre une facture de vente. Ce document constitue une demande de paiement qui oblige le client à régler sa dette.
Si l’entreprise constate une erreur sur sa facture après qu’elle ait été réglée par son client, elle ne peut pas faire une modification ou l’annuler. Elle doit émettre une note de crédit.
Aussi appelé facture d’avoir, ce document permet de modifier légalement une facture de vente. Son rôle est aussi d’informer l’acheteur de la rectification ou de l’annulation de la facture initiale, et de l’éventuel remboursement à venir.
Grâce aux notes de crédit, l’entreprise peut annuler tout ou partie d’une facture de vente dans le respect de la réglementation française.
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La note de crédit diffère de la note de débit qui peut être émise par l’entreprise lorsque son client lui doit de l’argent.
La création d’une note de débit est utile pour :
Ainsi, la note de crédit permet de revoir le montant d’une facture de vente à la baisse tandis que la note de débit permet de le revoir à la hausse.
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Le client peut obtenir un remboursement ou un avoir valable sur son prochain achat.
Dans le premier cas, le remboursement correspond à une partie ou à la totalité du montant inscrit sur la facture de vente originale. Lorsque le paiement est remboursé en numéraire, la sortie d’argent comptant doit être renseignée sur la note de crédit. Elle correspond alors à un versement négatif.
L’entreprise peut aussi émettre un avoir valable pour une prochaine commande. Par exemple, si l’acheteur subit un retard de livraison, l’entreprise peut émettre une note de crédit (ou un avoir) d’un montant de 15 euros. Cette somme pourra être déduite de la prochaine facture du client.
La création d’une note de crédit est utile pour corriger ou annuler une facture de vente après qu’un client l’ait payée.
Elle est utilisée dans plusieurs situations, comme :
Une faute d’orthographe sur une facture ne justifie pas son annulation, sauf si elle empêche la compréhension d’un élément de la facture.
Si l’entreprise transmet une facture erronée à son client et que le paiement n’a pas encore été fait, il est possible de lui envoyer une facture rectificative.
Les règles de rédaction d’une note de crédit sont identiques à celles d’une facture classique.
L’entreprise doit insérer plusieurs mentions obligatoires dans ses notes de crédit, comme :
Le montant de la TVA doit également apparaître sur la note de crédit si elle figure sur la facture de vente initiale. Si la note de crédit, ou facture d’avoir, est établie pour corriger une erreur qui ne porte pas sur le prix de vente, il faut ajouter la mention « net de taxes ».
De même, l’entreprise doit faire figurer des informations spécifiques dans ses notes de crédit. Par exemple, il faut :
Ces éléments sont indispensables pour éditer des documents conformes à la réglementation et assurer la bonne gestion de la comptabilité de ses factures.
La note de crédit doit suivre un ordre chronologique.
Les notes de crédit peuvent être numérotées à la suite des factures de vente, selon la classification F001, F002, F003, etc.
L’entreprise peut aussi choisir une numérotation parallèle pour distinguer plus facilement ses notes de crédit de ses factures classiques. Dans ce cas, elles peuvent être nommées FA001, FA002, etc.
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Lorsque l’entreprise émet une note de crédit, elle doit la faire apparaître dans sa comptabilité. La comptabilisation de ces documents est généralement réalisée à la clôture de l’exercice comptable de l’entreprise.
Pour enregistrer l’émission d’une note de crédit en comptabilité, il faut :
Vous l’avez compris, la note de crédit est un document comptable pratique qui permet à l’entreprise de modifier une facture payée à la baisse.
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