Votre client a déjà payé sa facture et vous venez de vous rendre compte qu’elle contient une erreur ? Quand une telle situation se produit, il n’existe qu’une solution : émettre une facture d’avoir. Qu’est-ce que c’est ? Comment éditer une facture d’avoir et comment l’intégrer à la comptabilité de son entreprise ? Qonto vous répond.
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Il est strictement interdit de supprimer ou d’annuler une facture émise en France. Le risque ? Être accusé de fraude fiscale. En effet, sortir une facture de sa comptabilité peut être considéré comme un délit de fraude fiscale puni d’une amende de 500 000 euros et 5 ans d’emprisonnement.
De même, la loi anti-fraude à la TVA en vigueur depuis le 1er janvier 2018 interdit toute modification des données renseignées sur une facture après la date de son émission.
Ainsi, une facture d’avoir est un document comptable qui permet de supprimer ou d’annuler une facture de vente classique. Cette facture rectificative est établie par l’entreprise pour indiquer au client qu’il bénéficie d’une réduction commerciale ou d'un remboursement.
La facture d’avoir constitue une reconnaissance de dette détenue par l’entreprise à l’égard du client. Elle lui permet d’être remboursé partiellement ou totalement, ou d’utiliser son avoir pour réaliser un prochain achat.
En Suisse et en Belgique, la facture d’avoir est appelée « note de crédit ».
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La facture d’avoir peut être utilisée pour :
La facture d’avoir permet de rectifier une erreur qui a été constatée sur une facture de vente déjà payée par le client.
Cette erreur peut porter sur plusieurs éléments de la facture, comme :
Si la facture de vente présente un montant plus important que celui qui avait été prévu initialement, la facture d’avoir vient corriger le trop-perçu et rétablir la situation en comptabilité.
Par exemple, si vous avez envoyé une facture de 600 euros à votre client au lieu de 500 euros, vous ne pouvez pas procéder à une annulation. Vous devez établir une facture d’avoir pour rembourser les 100 euros de trop-perçu.
Si vous avez envoyé une facture erronée à votre client et que ce dernier ne l’a pas encore réglée, vous pouvez lui transmettre une facture rectificative.
Certaines situations nécessitent d’accorder un geste commercial à son client. C’est par exemple le cas si vous êtes en litige avec votre client et que vous voulez éviter l’annulation de sa commande ou pour compenser un retard de livraison.
Pour intégrer ce geste commercial en comptabilité, il faut établir une facture d’avoir commerciale. Vous pourrez ainsi proposer une remise, un rabais ou un escompte pour améliorer l’expérience de votre client et regagner sa confiance.
Si vous vendez un produit ou un service à un client et qu’il n’en est pas satisfait, il peut vous en demander le remboursement. La facture d’avoir permet ainsi de respecter son droit de rétractation.
De même, de nombreuses entreprises utilisent l’argument marketing du « satisfait ou remboursé », ou du « retour » sans frais. Deux notions qui nécessitent l’utilisation d’une facture d’avoir puisque le client a déjà effectué son paiement.
Une fois que le paiement du client est annulé sur le plan comptable, vous pouvez le rembourser par virement bancaire ou lui proposer un bon d’achat du montant de la facture par exemple.
Vous avez vendu des produits ou des marchandises à l’un de vos clients mais vous êtes en rupture de stock ? Pour conserver de bonnes relations avec vos plus fidèles clients, il est préférable d’éditer une facture d’avoir.
Vous permettrez ainsi à votre client de se tourner vers un autre fournisseur et de conserver une bonne image de votre entreprise.
Pour faire une facture d’avoir, il faut :
Comme toute pièce comptable, la facture d’avoir doit contenir plusieurs éléments obligatoires, comme :
Pour bien différencier vos factures d’avoir de vos factures de vente classiques, il faut aussi :
L’ensemble des ces informations est indispensable pour assurer la bonne gestion de la comptabilité de vos factures et produire des documents conformes à la réglementation.
Vous pouvez trouver un modèle de facture d’avoir en ligne, à télécharger au format Word ou Excel, ou utiliser un logiciel de facturation comme Qonto pour établir vos factures en quelques clics.
Comme les factures de vente classiques, les factures d’avoir doivent être établies dans l’ordre chronologique, matérialisé par une numérotation continue.
Vous pouvez :
Par exemple, si vos factures de vente sont numérotées selon la classification F001, F002, F003, etc., vos factures d’avoir peuvent être numérotées F004, F005, etc. Elles peuvent aussi adopter une numérotation parallèle et être nommées FA001, FA002, FA003, etc.
Le choix entre ces deux options dépend de la fréquence à laquelle votre entreprise établit des avoirs.
Si la TVA apparaissait sur votre facture de vente initiale, elle doit aussi apparaître sur votre facture d’avoir. Les informations qu’elle contient doivent être les mêmes que la facture initiale, TVA comprise.
Si vous souhaitez récupérer la TVA, votre facture d’avoir devra indiquer :
Si votre facture d’avoir est établie pour rectifier une erreur qui ne porte pas sur le prix, par exemple pour modifier la désignation du produit, vous devez ajouter la mention « net de taxe ». Cette mention suffit puisque le calcul de la TVA qui avait été fait sur la facture initiale est juste.
Vous pourrez limiter les erreurs en vous aidant d’un logiciel de comptabilité ou en sollicitant l’aide d’un expert-comptable.
Vous savez désormais en quoi consiste une facture d’avoir, et comment en produire une.
Vous cherchez un outil pour faciliter les émissions de vos documents comptables ?
Avec Qonto, vous obtenez bien plus qu’un logiciel de facturation. Intégré à votre compte professionnel, notre outil vous permet de créer vos factures en quelques clics et d’encaisser plus rapidement vos clients grâce à un processus de paiement simplifié.
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