Factures non conformes : en quoi ça consiste ?

Les factures non conformes constituent un risque pour les entreprises. En effet, elles peuvent entraîner de lourdes sanctions et compromettre la réputation d’une société lorsqu’elles ne sont pas repérées à temps. Alors, qu’est-ce qu’une facture non conforme ? Quelles sont les sanctions encourues et comment les éviter ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

Toute entreprise qui propose des produits ou des services doit transmettre des factures à ses clients pour formaliser et documenter la transaction commerciale. La facture est un document fondamental pour le suivi comptable, fiscal et financier.

Toutefois, elle ne doit pas être faite n’importe comment. Comme le souligne le Ministère de l’Économie et des Finances, elle doit répondre à « certaines contraintes de contenu, définies par les textes et notamment le Code de commerce ». En effet, il y va de sa valeur juridique.

Pour faire une facture conforme, il faut intégrer certaines mentions obligatoires, comme :

• le nom et l’adresse des parties ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• la quantité et la dénomination précise des produits ou services ;
• le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuellement consenties ;
• la date d'échéance du règlement ;
• les pénalités en cas de retard ;
• l'adresse de facturation, si elle est différente de celle du client ;
• le numéro du bon de commande le cas échéant.

La facture doit également respecter un certain formalisme. Elle doit par exemple :

• être délivrée selon une échéance donnée (au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services, sauf cas spécifiques) ;
• être conforme à l’éventuel bon de commande auquel elle est associée ;
• respecter un ordre de numérotation chronologique.

Que se passe-t-il lorsque ces contraintes ne sont pas respectées ? Par exemple, lorsque certaines informations sont manquantes ou erronées ? Dans ce cas, la facture est dite « non conforme ».

En cas de contrôle, le non-respect des règles de facturation peut entraîner deux types de sanctions potentielles :

• des sanctions fiscales ;
• des sanctions pénales.

L’entreprise peut être sanctionnée par le paiement de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Le montant de cette amende est plafonné au quart du montant de la facture émise.

Si l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, l’entreprise s’expose à une amende dont le montant est égal à 50 % du montant total des factures concernées.

Enfin, si la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) n’est pas indiquée sur la facture, l’entreprise ne pourra pas la déduire du montant de ses achats professionnels. L’oubli de cette ligne peut donc être préjudiciable.

Le dirigeant d’une entreprise responsable d’une ou plusieurs factures non conforme(s) peut écoper d’une amende maximale de 75 000 euros.

S’il récidive au cours des deux années suivantes, le montant de l’amende est doublé. Elle peut donc atteindre la somme de 150 000 euros.

Certaines mesures préventives peuvent être prises pour éviter les sanctions liées aux factures non conformes. Par exemple :

• maîtriser les obligations légales et l’évolution des réglementations en matière de facturation ;
• dématérialiser ses process grâce à un logiciel de facturation adapté pour réduire le risque d’erreurs ;
• mettre en place un contrôle interne robuste : les audits réguliers et la mise en place d'une piste d’audit fiable (PAF) renforcent la fiabilité des processus de facturation et permettent de prouver l’authenticité de ses documents à l’administration fiscale.

La réforme de la facture électronique, qui entrera en vigueur à partir de 2026, promet de changer la donne en matière de conformité des factures et de traçabilité des transactions.

En effet, elle devrait :

• accélérer la digitalisation de l’émission et de la réception des factures au sein des entreprises ;
• permettre une réduction considérable du nombre d’erreurs grâce à des processus automatisés.

La plupart des factures non conformes devraient par ailleurs être automatiquement rejetées par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Elles l'auraient également été par le portail public de facturation (PPF), mais le développement de cette plateforme a été abandonné par le gouvernement. 

Attention, la facturation électronique n’éliminera pas totalement le risque d’établir une facture non conforme. Les erreurs pourront toujours survenir à divers stades du processus, par exemple :

• lors de la saisie des données ;
• au cours de la sélection des bons paramètres fiscaux ;
• en raison de problèmes techniques (erreurs de transmission, dysfonctionnements des systèmes informatiques, etc.).