Comment faire une facture ?

Les entreprises doivent savoir comment faire une facture. En effet, la facture leur permet de réclamer le paiement à leurs clients pour le produit vendu ou pour la prestation réalisée. Celle-ci doit respecter certaines conditions pour être conforme. Découvrez comment créer des factures en règle afin de sécuriser votre activité.

Une facture est un document comptable. Elle est émise par un vendeur ou un prestataire lors de la vente d’un bien ou d’un service auprès d’un professionnel ou d’un particulier. Elle permet à une entreprise ou à un entrepreneur d’exiger le paiement de la somme due.

Traditionnellement, la facture était en papier. Toutefois, de plus en plus d’entreprises ont recours à la facture électronique. Celle-ci est même devenue obligatoire pour les contrats conclus avec le secteur public.

Dès 2026, cette obligation sera étendue aux entreprises établies en France et assujetties à la TVA pour leurs opérations nationales entre professionnels (BtoB).

La première fonction d’une facture est de formaliser la livraison d’un bien ou d’une prestation. Elle a un rôle probatoire pour le vendeur. Elle lui donne le droit de réclamer le paiement dans les conditions prévues dans le contrat ou le devis.

D’autre part, la facture a une fonction commerciale puisqu’elle reprend les conditions de vente. Elle mentionne les produits et les prestations fournies, les quantités, les différents prix et les conditions de règlement.

Enfin, la facture tient également un rôle important en comptabilité et en fiscalité. Elle est un justificatif comptable pour établir les comptes annuels de l’entreprise et justifier les rentrées d’argent auprès de l’administration fiscale.

En effet, une entreprise peut démontrer la véracité des comptes et notamment les montants qu’elle a déclarés pour le calcul des impôts et des cotisations sociales.

Il existe différents types de factures pour s’adapter aux situations que peuvent traverser les entreprises dont :

• la facture classique ;
• la facture d'avoir ;
• la facture rectificative ;
• la facture d'acompte ;
• la facture de situation.

La facture classique est le document comptable qui détaille la nature, le prix et la quantité des achats de marchandises et des prestations de services. Vous devez obligatoirement en émettre une dès que vous réalisez une vente.

Une des factures courantes dans le monde des affaires est la facture d’avoir. Celle-ci intervient lorsque votre client a déjà effectué le règlement de la facture classique alors qu’elle nécessitait une modification, une réduction du montant à payer.

Elle agit comme une reconnaissance de dette qui permet à votre client d’obtenir le remboursement partiel ou total de la première facture. Elle a donc un montant négatif. Elle doit mentionner la facture qu’elle annule ou modifie.

Afin de modifier ou d’annuler une facture, vous pouvez opter pour la facture rectificative. En effet, il est interdit de supprimer ou de modifier une facture.

De ce fait, en cas d’erreur, vous devez vous tourner vers la facture rectificative. Celle-ci doit comporter :

• la mention « annule et remplace la facture » ;
• le numéro et la date de la facture non conforme ;
• les mentions obligations de l’ancienne facture ;
• les erreurs corrigées.

La facture rectificative remplace la facture originale.

La facture d’acompte sert à obtenir un acompte de la part de votre client avant la réalisation de la vente ou de la prestation. Cette facture atteste donc du premier versement effectué par le client. La somme versée est déduite du montant total à payer.

La facture d’acompte doit mentionner la date du versement, le montant réglé et le numéro de la facture.

La facture de situation, ou facture d’avancement, vous donne la possibilité d’étaler le règlement d’une prestation de services dans le temps.

Vous devez respecter quelques conditions pour créer une facture en règle :

• éditer la facture en français ;
• présenter le montant à régler en euros ;
• établir la facture en deux exemplaires (un pour le client et un pour vous).

Aujourd’hui, vous avez le choix entre la facture en version papier et la facture électronique. Toutefois, l’e-facture va progressivement devenir obligatoire.

Il existe de nombreux logiciels de facturation en ligne, gratuits ou payants, pour vous aider dans la création et la gestion de vos factures clients.

Dans le cadre de la généralisation de la facture électronique, vous pourrez également créer vos factures sur le portail public de facturation, sur une plateforme de dématérialisation partenaire ou via un opérateur de dématérialisation.

Les formats acceptés seront CII, UBL et Factur-X. Toutefois, il sera possible de transférer une facture au format PDF et de la convertir.

Étant un élément de preuve à forte valeur juridique et un justificatif comptable, la facture doit comporter de nombreuses mentions obligatoires comme :

• l'identification de la facture ;
• l'identification du client ;
• l'identification du vendeur ;
• les éléments de la vente ;
• les éléments sur le prix ;
• les conditions de paiement.

Zoom sur les mentions obligatoires sur la facture.

Chaque facture doit mentionner :

• le numéro de la facture ;
• la date d’émission de la facture.

La numérotation des factures doit suivre un ordre chronologique.

Les mentions liées à l’identification de l’acheteur comprennent son nom ou sa dénomination sociale, son adresse et son numéro SIREN.

Son numéro de TVA intracommunautaire est à mentionner s’il est redevable de la TVA et que la facture concerne une opération réalisée en dehors de la France. 

Les mentions relatives à l’identification du vendeur sont les suivantes :

• la dénomination sociale ;
• le numéro du Registre du commerce et des sociétés pour un commerçant ;
• la forme juridique et le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social ;
• le numéro SIREN ;
• le numéro de TVA intracommunautaire.

De nombreuses informations sur les conditions de vente sont à insérer telles que :

• l’adresse de facturation si elle est différente du siège social de l’acheteur ;
• l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation ;
• le numéro d’un éventuel bon de commande ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• la catégorie de la vente (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) ;
• le détail de chaque produit ou prestation (nature, marque, référence, matériaux, main d’œuvre, dénomination) ;
• le décompte de chaque produit ou prestation (quantités, prix unitaire hors taxes et prix total).

Lorsque votre produit est soumis à la garantie de conformité, elle doit être mentionnée sur la facture.

Une facture ne doit pas seulement indiquer le prix à payer, mais aussi :

• le prix catalogue hors TVA (prix unitaire ou taux horaire) ;
• le montant total à payer hors taxes et toutes taxes comprises (TTC) ;
• le taux de TVA ;
• les éventuelles majorations et réductions de prix.

Lorsque vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, la facture est hors taxes et vous devez mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». C'est notamment le cas pour une auto-entreprise ayant opté pour la franchise en base de TVA.

Afin d’obtenir le règlement et d’être conforme, la facture doit mentionner :

• la date de paiement ;
• les conditions d’escompte ;
• l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits si cette option est choisie ;
• le taux des pénalités en cas de retard de paiement et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros.

Vous êtes dans l’obligation d’émettre une facture lorsque votre client est un professionnel quel que soit le montant de la facture.

En revanche, pour un particulier, la facture est seulement obligatoire dans quatre cas :

• le client réclame une facture ;
• il s’agit d’une vente à distance ;
• vous effectuez une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• il s’agit d’une prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros TTC.

En principe, une facture doit être émise lors de la livraison du bien ou lors de la réalisation de la prestation de services.

Toutefois, dans certains cas il est possible d’envoyer la facture à une autre date :

• au plus tard le 15 du mois suivant celui de la livraison pour une livraison de biens exonérée de TVA ;
• au plus tard le 15 du mois suivant la réalisation d’une prestation de services lorsque la TVA due est versée par le client ;
• au plus tard à la fin du mois au cours duquel les livraisons ou prestations ont été réalisées dans le cadre de la réalisation de plusieurs prestations ou livraisons pour un même client.

Par ailleurs, en cas de livraisons successives, vous pouvez choisir entre :

• l’émission d’une facture à chaque livraison ;
• l’émission d’une facture d’acompte et une facture à la dernière livraison.

Afin de simplifier votre processus de facturation, Qonto a mis à votre service un modèle de facture gratuit à télécharger.

De plus, avec un compte professionnel Qonto, vous bénéficiez d’un outil de facturation électronique.

Dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, Qonto a été pré-sélectionné pour la phase pilote menée par la DGFiP afin de tester les circuits de facturation et de s’assurer de la fiabilité des échanges entre Qonto et l'administration fiscale.