Facture d’acompte : en quoi ça consiste ?

Il n’est pas rare qu’un client doive payer un acompte après avoir passé commande d’un produit ou réservé un service. Pour en garder une trace, le fournisseur doit alors produire une facture d’acompte. Comment faire ? Comment comptabiliser ce type de document ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

L’acompte est une somme d’argent versée par le client avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de services. Il représente une partie du montant total de la commande qui est déduite de la facture de solde.

Le paiement d’un acompte est souvent demandé dans des secteurs comme :

• le bâtiment, pour couvrir l’achat de matériaux dans le cadre de travaux de construction ou de rénovation ;
• l’événementiel, pour réserver les lieux et les prestataires afin d’organiser un mariage ou un salon professionnel par exemple ;
• la formation professionnelle, pour s’assurer que les participants sont bien inscrits à une session notamment ;
• le web, par exemple pour démarrer les travaux de conception et de design dans le cadre du développement d’un logiciel.

Il constitue un engagement officiel du client qui consent à payer la totalité de la facture, et du prestataire qui accepte de réaliser la totalité de la prestation ou de livrer les marchandises commandées.

La somme payée doit faire l’objet d’une facture d’acompte. En effet, elle permet de constater qu’un acompte a bien été versé. Elle vient aussi justifier les entrées et les sorties d’argent auprès de l’administration fiscale.

L’acompte est un premier versement qui constitue un engagement pour l’entreprise qui doit fournir la marchandise ou la prestation de services et son client qui doit réaliser l’achat. Si l’un des deux se rétracte, il peut être condamné à payer des dommages et intérêts.

Les arrhes constituent également un premier paiement pour l’achat d’un bien ou d’une prestation de services. À la différence de l’acompte, les deux parties peuvent revenir sur leur engagement. Dans ce cas :

• le client perd la somme versée s’il annule son achat, sauf indications contraires ;
• l’entreprise doit rembourser le double des arrhes versées si elle annule la vente.

Quant à l’avoir, il s’agit du montant correspondant à la valeur de la marchandise que rend le client à l’entreprise (un pull trop petit par exemple). L’avoir ne constitue pas un remboursement mais permet au client de réaliser un prochain achat.

La facture d’acompte ne doit pas être confondue avec la facture partielle. En effet, la facture d’acompte est délivrée lorsqu’un premier versement est effectué par le client avant la livraison d’une marchandise ou le démarrage d’une prestation de services.

La facture partielle permet, quant à elle, de facturer certains éléments d’une commande ou d’un projet qui sont en cours ou qui ont déjà été livrés.

Souvent utilisée dans le cadre d’une commande volumineuse ou de livraisons échelonnées, la facture partielle permet à l’entreprise :

• de recevoir des versements réguliers pour améliorer son flux de trésorerie ;
• de limiter les risques de non-paiement ;
• de mieux suivre l’avancement du projet.

Au-delà de sa valeur comptable, ce document permet à l’entreprise de :

• limiter ses avances de trésorerie ;
• sécuriser son activité.

La facture d’acompte a un intérêt stratégique pour l’entreprise. Ce document lui permet d’obtenir des fonds pour couvrir les frais qu’elle doit débourser pour honorer un contrat.

Des dépenses qui peuvent mettre à mal sa trésorerie d’entreprise, comme :

• la main-d’oeuvre ;
• l’achat de marchandises ;
• l’achat de matériaux dans le cas de travaux.

La facture d’acompte couvre donc en partie les frais engagés par l’entreprise pour la bonne gestion du projet.

Les impayés et les retards de paiement sont l’une des principales causes de faillite des entreprises françaises. En obtenant un acompte, elles peuvent mieux gérer les risques financiers.

En effet, le client s’engage juridiquement sur l’ensemble du contrat dès le paiement du premier acompte. Il manifeste son intention de poursuivre la transaction, venant ainsi renforcer la confiance entre le fournisseur et lui.

De même, le fournisseur est sécurisé puisque la solvabilité de son client est vérifiée au règlement de l’acompte.

Selon l’article 289 du Code général des impôts, l’entreprise qui réceptionne le versement d’un acompte doit établir une facture d’acompte, qu’elle soit assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou non.

En revanche, il n’est pas obligatoire de demander un acompte, même s’il est très utile dans le cas de transactions importantes.

La facture d’acompte doit être émise dès qu’un accord est formalisé entre les deux parties, avant la livraison d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de services. Une facture finale doit être générée à l’issue de la livraison ou lorsque le service est terminé.

La facture d’acompte ressemble à une facture de vente classique. Vous devez insérer des mentions obligatoires et vous pouvez utiliser un modèle en ligne.

Une facture d’acompte doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique. À savoir :

• les informations des deux parties (dénomination sociale, forme juridique, numéro SIREN, adresse) ;
• le numéro de la facture qui doit suivre le même ordre chronologique que les factures classiques ;
• la date d’émission de la facture ;
• la désignation du produit vendu ou de la prestation réalisée ;
• le montant hors taxes et toutes taxes comprises ;
• le taux de TVA ;
• les modalités de paiement ;
• la date d’échéance du règlement.

Il faut aussi intégrer la mention « facture d’acompte » et une référence au devis ou au bon de commande correspondant, s’il a été accepté et signé par le client.

Le montant des pénalités de retard de paiement peut également être ajouté sur la facture.

L’émission d’une facture d’acompte rend exigible le paiement d’un acompte par le client. Pour éviter toute erreur et faire une facture en bonne et due forme, vous pouvez utiliser l’un des nombreux modèles disponibles en ligne.

Vous pouvez aussi utiliser le logiciel de facturation de Qonto pour produire des factures d’acompte 100 % conformes à la réglementation et gagner un temps précieux sur la gestion de votre entreprise.

L’utilisation d’un modèle ne vous aidera pas à déterminer le montant d’un acompte. C’est à vous, en tant qu’entrepreneur(e), de déterminer ce qui est le mieux selon votre offre et les capacités de paiement de votre client.

La procédure à suivre pour comptabiliser un acompte diffère selon que la facture soit émise ou réceptionnée par l’entreprise. Dans les deux cas, l’écriture comptable intervient seulement à la date du mouvement bancaire.

Lorsque l’entreprise émet une facture d’acompte, elle doit :

• débiter le compte 512 « Banques » ;
• débiter le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir » ;
• créditer le compte 4191 « Clients - avances et acomptes reçus sur commandes » ;
• créditer le compte 4457 « TVA collectée » si elle est soumise à la TVA.

Lorsqu’il reçoit une facture d’acompte, le client doit :

• débiter le compte 4091 « Fournisseur - avances et acomptes versés sur commandes » ;
• débiter le compte 4456 « TVA sur les autres biens et services » si l’opération est soumise à la TVA ;
• créditer le compte 512 « Banques » ;
• créditer le compte 44586 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues ».

Avant le 1er janvier 2023, les règles d’application de la TVA différaient selon que le fournisseur livrait une marchandise ou réalisait une prestation de service.

Dans le premier cas, la facture d’acompte devait indiquer le montant hors taxes uniquement. La TVA n’était facturée qu’au moment de la livraison du bien, sur la facture de solde.

Dans le second cas, l’entreprise devait indiquer le montant de la TVA sur ses factures d’acompte. Le client devait donc la verser au moment du règlement de l’acompte.

Lorsque l’entreprise a livré le produit commandé ou réalisé sa prestation, elle doit établir une facture de solde. Cette dernière constitue la facture finale qui lui permet de demander le paiement du solde au client, déduction faite de l’acompte versé.

Ce document doit respecter les règles de facturation en vigueur. Il doit aussi mentionner les éléments nécessaires pour procéder à la comptabilisation de la facture d’acompte, à savoir :

• le montant de l’acompte perçu hors taxes et toutes taxes comprises ;
• le taux de TVA ;
• la date de réception ;
• le numéro de la facture d’acompte.

Si le versement d’un acompte est intéressant pour l’entreprise, sa mise en œuvre doit respecter certaines règles.

Avec le logiciel de facturation de Qonto, vous bénéficiez d’un outil complet pour gagner un temps précieux sur la gestion de vos factures. Vous pouvez notamment :

• générer des factures personnalisées et conformes à la réglementation ;
• transférer facilement vos factures depuis votre application mobile ;
• encaisser plus rapidement vos clients grâce à une page de paiement dédiée ;
• automatiser le suivi des règlements ;
• rapprocher vos factures automatiquement grâce aux mouvements bancaires de votre compte pro.

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