Facture d’acompte, tout ce qu’il faut savoir

Dans le cadre de votre activité, vous pouvez être amené à demander un acompte à vos clients. L’acompte est une somme versée avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service.

Cette avance doit faire l’objet d’une facture. En effet, il est obligatoire de justifier et de conserver pour l’administration fiscale une trace de toutes les entrées et sorties d’argent sur le compte bancaire professionnel de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un acompte ? Pourquoi et comment faire une facture d’acompte ? Comment la comptabiliser ? Et par la suite, comment faire une facture de solde ?

Voici tout ce qu’il faut retenir pour mettre en place ce système d’encaissement.

Un acompte est de l’argent versé par un client avant l’achat d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de services. Il s’agit d’une partie du montant total de la commande. Celle-ci sera déduite de la facture finale ou facture de solde.

Le fait de verser un acompte est un engagement officiel. Le client s’engage à payer la totalité de la facture. De son côté, le prestataire s’engage à réaliser la totalité de la prestation ou à livrer la marchandise. Si l’une de partie se rétracte, elle peut être condamnée à payer des dommages et intérêts.

Selon le contrat signé entre le prestataire et le client, il peut y avoir plusieurs acomptes. Cela dépend du montant total à payer ou du calendrier de réalisation de la prestation par exemple.

Dans ce contexte, la facture d’acompte est une pièce de comptabilité qui fait apparaître le ou les encaissements d’acomptes avancés par le client article 289 du Code général des Impôts — CGI.

Enfin, il ne faut pas confondre acompte avec :

1. Les arrhes qui sont également une somme versée d’avance pour l’achat d’une marchandise ou d’une prestation de services, mais cette dernière n’a pas valeur d’engagement entre les deux professionnels.
2. L’avance qui est l’équivalent des arrhes, c’est-à-dire de l’argent versé avant que la vente d’un bien ou que la prestation de services ne soit réalisée
3. L’avoir qui est une somme d’argent résiduelle d’une autre transaction et dont le client peut se servir pour régler une nouvelle prestation ou un nouvel achat.

La facture d’acompte a en premier lieu une valeur comptable. Elle permet de justifier un versement d’argent sur le compte de l’entreprise. En second lieu, elle a un intérêt stratégique pour la trésorerie de l’entreprise.

En effet, il peut être pertinent de mettre en place ce type de facturation pour votre entreprise. Des factures d’acomptes permettent de recevoir des fonds avant la livraison du produit ou la réalisation de la prestation. Ainsi, l’acompte permet de couvrir des frais que l’entreprise va devoir débourser pour honorer un contrat : main-d’œuvre, achat ou la fabrication de matériel…

Par ailleurs, l’acompte permet de bien gérer les risques d’impayés :

1. le client s’engage juridiquement sur l’ensemble du contrat dès le versement du premier acompte
2. le client peut répartir les coûts en interne et ainsi échelonner les versements

Ainsi l’acompte est souvent pratiqué pour des prestations de services ou des ventes importantes. Par exemple :

1. production d’un meuble sur mesure ;
2. plan d’architecture d’intérieur ;
3. réalisation de travaux ;
4. conseil ;
5. prestation intellectuelle.

La facture d’acompte ressemble à une facture classique.

Précision importante : c’est au vendeur ou au prestataire d’émettre la facture d’acompte, qu’il soit assujetti à la TVA ou non. Il doit reprendre les éléments du devis et la facture peut être émise dès que ce dernier a été signé. La facture d’acompte rend exigible le versement d’un acompte.

Les mentions obligatoires à écrire sur une facture d’acompte sont les mêmes que celles que l’on doit retrouver dans une facture classique. La date de la facture doit être celle du jour d’émission et non celle de la réalisation de la prestation ou de la livraison du bien. Il est également possible de préciser les pénalités en cas de retard de paiement. Il faut en plus ajouter :

1. la mention « Facture d’acompte » en haut
2. une référence au devis ou au bon de commande accepté et signé par le client, par exemple « Acompte sur le devis n°x »

Pour la numérotation, les factures d’acompte doivent reprendre le même ordre chronologique que les factures classiques, sachant que toute facture est définitive et ne peut être supprimée.

Après avoir réalisé la prestation et livré la marchandise, il convient de faire une facture de solde aussi appelée facture finale.

Il s’agit d’une demande de paiement du prix restant, c’est-à-dire déduction faite de l’acompte versé. Encore une fois, cette facture doit respecter les règles de facturations en vigueur : date, numérotation et mentions obligatoires. En tant que facture de solde, elle doit aussi mentionner les éléments permettant d’identifier l’acompte pour la comptabilisation :

1. montant de l’acompte perçu (prix HT, taux de TVA et prix TTC) ;
2. date de réception ;
3. numéro de la facture d’acompte.

S’il y a eu versement de plusieurs acomptes, la facture de solde doit tous les mentionner.

En termes de comptabilité, seule la facture de solde apparaît dans le registre des recettes. Le versement de l’acompte sera en quelque sorte mis en attente. Le compte 4191 « Clients — Avances et acomptes reçus sur commandes » doit être crédité du montant HT perçu. Si une TVA a été perçue en même temps que l’acompte, elle doit être créditée sur le compte 4457 « TVA collectée ». De son côté, le client va inscrire cette dépense en débit sur le compte 4091 « Fournisseur — Avances et acomptes versés sur commandes ».

À noter que pour la vente de marchandise, il est impossible de percevoir une TVA avec l’acompte. La facture d’acompte est donc hors taxes même si vous êtes assujetti.

Demander un acompte permet de sécuriser une transaction tout en évitant de puiser dans sa trésorerie et en se protégeant contre les risques d’impayés. C’est donc un mode de facturation et de paiement qu’il est intéressant de mettre en place.

De plus, vous n’êtes pas obligé de le faire à chaque vente de marchandise ou de prestation de service. À vous de décider ce qui est le plus avantageux. Il faut cependant l’anticiper, car toute demande d’acompte doit figurer sur le devis signé par le client et que vous devez adapter vos factures.