Une facture est un document officiel qui permet à un professionnel d’obtenir le règlement de sa prestation. Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires de la facture. Celui-ci fait l’objet d’une réglementation précise afin de limiter les risques de fraude. Découvrez comment établir le numéro de vos factures.
Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires des factures qui doivent être inscrites sur chaque facture que vous émettez ou recevez. Par conséquent, il doit être présent sur toutes vos factures.
L'obligation d'émettre des factures standards concerne toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs. Une facture doit être créée à chaque vente de produits ou prestation de services.
La numérotation des factures est obligatoire et réglementée par la loi.
Numéroter vos factures permet de limiter les risques de fraude, comme les fausses factures, et d’avoir une meilleure organisation administrative.
Cette numérotation facilite la recherche des factures pour mieux gérer les éventuels retards de paiement.
De plus, vous êtes tenu de conserver chaque facture pendant 10 ans.
En effet, en cas de contrôle de l'administration fiscale, les factures vous permettront de prouver vos dépenses et les montants que vous avez déclarés aux impôts. La numérotation des factures avec un préfixe par année peut vous aider dans la gestion et l'archivage des factures.
Le numéro de facture est un numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue, c’est-à-dire des numéros de facture de 1 en 1.
Vous devez numéroter toutes vos factures, y compris les factures d’avoir, de situation et d’acompte. Par exemple, vous pouvez utiliser un système de numération commun entre les avoirs et les factures ou opter pour deux séries distinctes.
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Pour être en conformité avec les règles, vous devez faire attention à certains points lorsque vous souhaitez créer ou modifier la numérotation de vos factures.
Faire une facture nécessite tout d’abord de lui attribuer un numéro unique. En effet, deux factures ne peuvent en aucun cas avoir le même numéro. Les doublons ne sont pas acceptés.
Ensuite, il ne doit y avoir aucun trou dans la numérotation. Les numéros vont de 1 en 1. Vous ne pouvez pas passer directement de la facture 1 à la facture 4.
Par ailleurs, la numérotation doit suivre un ordre chronologique. La facture 2 ne peut pas être émise avant la facture 1.
Vous n’avez pas le droit de supprimer une facture remise à un client. En cas d’erreur de facturation, faites un avoir pour annuler une facture et une note de crédit.
La note de crédit correspond à la reconnaissance d’une erreur ou d’une modification de facture. La note indique que votre créancier a reçu un trop perçu.
Toutefois, la réglementation vous donne la possibilité d’associer un préfixe à la numérotation des factures. Par exemple, vous pouvez ajouter l’année ou le mois, ou encore un préfixe rappelant le nom de votre société.
Vous commencez une activité et souhaitez renforcer votre crédibilité ? Vous pouvez démarrer la numérotation de vos factures à un numéro différent de 1.
Le numéro de vos factures pourra être remis à 0 lors d’un changement d’exercice.
Le numéro de facture est à mentionner sur toutes les pages de votre facture.
Par ailleurs, les pages de votre facture doivent être numérotées : le numéro de la page sur le total des pages de la facture. Par exemple, 1/2.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique sont identiques. Quatre nouvelles mentions seront à ajouter sur les factures avec l’entrée en vigueur de l’e-invoicing.
À l’inverse des factures, la numérotation des devis n’est pas réglementée.
Vous pouvez choisir et modifier la numérotation de vos devis à tout moment.
La numérotation classique reprend généralement la date d’émission de la facture. Par exemple pour une facture émise le 2 janvier 2024, le numéro de facture pourra être 02012024-0001 s’il s’agit de la première facture de l’année ou vous pourrez seulement reprendre l'année : 24-0001.
Il est également possible d’attribuer des numéros à vos clients afin de retrouver plus facilement vos factures.
Votre entreprise pourra aussi mettre en place deux préfixes : un pour les prestations de services et un pour les ventes de produits.
Autre alternative, utiliser les initiales de votre société en préfixe du numéro de facture. Par exemple pour Qonto, cela aurait donné des numéros de facture commençant par Q.
Lorsque vous avez un outil de facturation en ligne ou un logiciel, celui-ci se charge d'intégrer automatiquement le numéro de facture. Ce service vous évite les erreurs humaines.
Qonto vous propose un logiciel de facturation afin d’émettre vos factures. Le logiciel s’occupera d’insérer le bon numéro de facture à chaque création de facture.
De plus, avec son logiciel, Qonto vous permet de vous préparer à émettre et recevoir des factures électroniques en toute simplicité, sans avoir à modifier vos habitudes ou votre gestion administrative.
