Facture à établir : comment les comptabiliser ?

Lors du bilan comptable de votre entreprise, vous devrez peut-être enregistrer des factures à établir (FAE) pour prendre en compte le décalage de comptabilité entre la livraison du produit, ou la réalisation du service, et l’émission de la facture de vente. En quoi consiste une facture à établir ? Comment la comptabiliser ? Qonto vous dit tout.

Selon le principe d’indépendance des exercices comptables, toutes les prestations réalisées, les produits vendus et les charges doivent être comptabilisés par l’entreprise dans l’exercice auquel ils se rapportent.

Autrement dit, si vous avez livré un produit en 2023, une facture de vente doit être éditée pour apparaître dans votre comptabilité 2023.

Lorsque l’entreprise livre un produit ou rend un service qui ne peut pas être facturé à la clôture de l’exercice comptable, elle ne doit pas antidater sa facture. Elle doit simplement enregistrer une facture à établir pour justifier la créance en cas de contrôle fiscal.

La facture à établir permet de justifier le décalage existant entre la fourniture d’un produit, ou la réalisation d’une prestation de services, et l’émission d’une facture. En effet, il est fréquent d’avoir un certain délai entre la date de livraison et la date de facturation.

Toutefois, ce principe ne concerne que les entreprises qui tiennent une comptabilité d’engagement. En effet, la comptabilité de trésorerie se tient sur base des mouvements bancaires et n’est pas impactée par les FAE.

Une facture à établir doit être enregistrée au moment où l’entreprise fait son bilan comptable annuel, à la fin de son exercice comptable. La comptabilisation des factures à établir peut aussi avoir lieu lors d’une situation comptable intermédiaire.

La loi ne fixe pas de date de clôture des exercices comptables. Exception faite des professions libérales pour lesquelles la date de clôture des comptes est obligatoirement fixée au 31 décembre.

Néanmoins, la plupart des entreprises choisissent une date adaptée à leur activité et à leur organisation interne. Par exemple :

• le 31 décembre, une date qui correspond à la fin de l’année civile ;
• le 31 mars, le 30 juin ou le 30 septembre, des dates qui correspondent à la fin d’un trimestre.

Au moment de la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise doit lister les produits livrés et les prestations réalisées qui n’ont pas encore été facturés.

Une tâche qui peut être chronophage au regard des autres obligations comptables et fiscales qui incombent à l’entreprise à cette période de l’année.

La comptabilisation des factures à établir varie selon la nature de la vente réalisée par l’entreprise. Il existe ainsi des écritures spécifiques à enregistrer pour :

• les marchandises ;
• les prestations de services ;
• la TVA.

Si la facture à établir concerne des marchandises, il faut :

• débiter le compte 4181 « Clients - factures à établir » ;
• créditer le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir » ;
• créditer le compte 707 « Ventes de marchandises ».

Si la facture à établir correspond à la réalisation d’une prestation de services, il faut :

• débiter le compte 4181 « Clients - factures à établir » ;
• créditer le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir » ;
• créditer le compte 706 « Prestations de services ».

L’écriture devra être contrepassée au début de l’exercice comptable suivant. Autrement dit, elle doit être annulée en comptabilité pour que l’enregistrement ne soit pas doublé lors de l’émission de la facture de vente.

Que votre entreprise vende un produit ou délivre un service, la TVA doit être reversée à l’administration fiscale si vous êtes assujetti.

Dans ce cas, l’écriture suivante doit être comptabilisée :

• débiter le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir » ;
• créditer le compte 4457 « TVA collectée ».

La comptabilisation doit être faite à la date de livraison sans facture.

Une fois que toutes les factures à établir sont comptabilisées, elles apparaissent en tant que créance client dans le bilan comptable de l’entreprise.

Pour y voir plus clair, voici un exemple concret de facture à établir.

Imaginons que l’exercice comptable de votre entreprise se termine le 31 décembre. Habituellement, vos factures fournisseur sont émises dans un délai de 8 jours.

Le 28 décembre 2023, vous réalisez une prestation de services au profit d’un client A et lui envoyez la facture le 5 janvier 2024 suivant. Or, vous devez clore votre exercice comptable au 31 décembre 2023.

Voici comment comptabiliser la facture à établir que vous allez faire passer le 31 décembre 2023.

Au début de l’année, il faut régulariser les factures à établir. Pour cela, vous devez d’abord vérifier que vous avez fait vos factures et qu'elles ont bien été envoyées à vos clients.

Si c’est le cas, elles apparaissent dans les factures en attente de paiement et sont alors traitées de manière classique.

En parallèle, vous pouvez extourner les factures à établir dans votre logiciel comptable. L'extourne automatique ou manuelle consiste à enregistrer une nouvelle écriture comptable pour annuler l’écriture initiale.

La facture à établir permet de faire disparaître le décalage de comptabilité en inversant le sens de l’écriture. Ainsi, le compte qui avait été débité est crédité et inversement.

Si on reprend notre exemple précédent, il faut enregistrer l’extourne comme suit au 1er janvier 2024 :

Vous savez désormais en quoi consistent les factures à établir, comment les traiter en comptabilité et comment les régulariser au début de l’exercice suivant pour transmettre vos factures à vos clients.

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Avec le logiciel de facturation de Qonto, vous pouvez par exemple :

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