Comment comptabiliser une facture à établir (FAE) ?

Au moment de réaliser le bilan comptable de votre entreprise, vous aurez peut-être à faire ce que l’on appelle des factures à établir (FAE). Ces factures correspondent au décalage de comptabilité entre des produits ou services livrés, mais pas encore facturés. Celles-ci doivent obligatoirement être comptabilisées afin de clore votre exercice comptable.

Qu’est-ce qu’une facture à établir ? Quand faut-il les réaliser et comment les comptabiliser ? Comment s’intègre-t-elle dans votre prochain exercice comptable ? Nous faisons le point dans cet article.

Une facture à établir est un type d’opération comptable qu’une entreprise doit enregistrer à la fin de son exercice. Selon le principe d’indépendance des exercices, les charges et les produits doivent être rattachés à l’exercice auquel ils se rapportent.

D’une manière plus simple, si vous avez livré un produit en 2022, sa facture doit apparaître dans votre comptabilité en 2022. Une facture à établir fait apparaître le prix du produit ou du service pour votre chiffre d’affaires, mais également le taux de TVA et le montant de TVA. C’est un moyen de justifier une créance en cas de contrôle fiscal.

Les FAE sont donc utilisées lorsqu’un produit a été livré, mais que le vendeur ou le fournisseur n’a pas émis la facture le jour de la livraison. Cela est également valable pour les prestations de service. Ce décalage est assez courant dans les entreprises. En effet, les processus internes sont plus ou moins longs et complexes et il est fréquent d’avoir un certain délai entre la date de livraison et la date de facturation.

Si de votre côté, vous enregistrez des factures à établir en fin d’exercice, le client auquel vous avez livré un produit doit également faire apparaître cette livraison dans son exercice comptable. Pour cela, il établit des factures non parvenues (FNP). Ainsi il sait qu’au cours de son prochain exercice comptable il va recevoir une facture qu’il devra régulariser (TVA incluse).

Pour la comptabilité de votre entreprise, il ne faut pas confondre FAE et PCA, CCA ou FNP. Ce sont 4 types d’écritures comptables qui ne sont pas utilisées pour les mêmes raisons. FAE correspond donc aux factures à établir alors que :

1. PCA signifie Produits Constatés d’Avance
2. CCA signifie Charges Constatées d’Avance
3. FNP signifie Factures Non Parvenues

Les factures à établir doivent être enregistrées au moment où l’entreprise fait son bilan comptable annuel. L’exercice comptable doit obligatoirement durer 12 mois. La loi ne fixe pas de date de clôture des exercices comptables (sauf pour les professions libérales pour lesquelles la date de clôture des comptes est obligatoirement fixée au 31 décembre).

Néanmoins, la plupart des entreprises choisissent une date en rapport avec leur activité et adaptée à leur organisation interne. Par exemple :

1. le 31 décembre car cela correspond avec la fin de l’année civile
2. le 31 mars, 30 juin ou 31 septembre car cela correspond à des fins de trimestre
   

Au moment de la clôture des exercices comptables, il faut donc lister les produits livrés ou les prestations réalisées et qui n’ont pas encore été facturés. Ce travail est plus ou moins long à effectuer.

Par exemple, si vous savez que votre entreprise facture toujours avec 15 jours de décalage, veillez au maximum l’enregistrement des factures à établir. En effet, la fin de l’exercice comptable coïncide avec de nombreuses autres obligations comptables et fiscales.

La comptabilisation des factures à établir est une opération facile à réaliser dans les logiciels de comptabilité ou les modules comptabilité des ERP. Chaque facture à établir correspond à une écriture comptable à enregistrer dans le journal. Pour bien faire, il convient au préalable d’avoir connaissance des produits qui ont été livrés (ou des prestations de service exécutées) et de leur montant HT et TTC.

Dans votre outil de comptabilité, plusieurs comptes de régularisation sont disponibles pour les écritures comptables. Si votre facture à établir concerne des marchandises, il faut débiter le compte 4181 « Clients — factures à établir » et créditer le compte 707 « Ventes de marchandises ».
Pour les prestations de services, il faut débiter le compte 4181 « Clients — factures à établir » et créditer le compte 706 « Prestations de services ».

Dans les deux cas, si vous êtes éligible à la TVA et que vous devez la reverser à l’administration fiscale, vous devez créditer le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir ».

Une fois que vous avez comptabilisé toutes les factures à établir, elles apparaissent en tant que créances dans le bilan comptable de votre entreprise.

Tout ceci vous semble complexe ? Pour y voir plus clair, voici un exemple concret de facture à établir.

L’exercice comptable de votre entreprise se termine le 31 décembre. Habituellement, vous mettez 8 jours à émettre les factures clients. Le 28 décembre 2022, vous réalisez une prestation de service au profit du Client A. Votre facture sera émise le 5 janvier de l’année suivante et envoyée au client. Or le 31 décembre 2022 vous devez clore votre exercice comptable. Voici la facture à établir que vous allez faire passer le 31 décembre 2022.

Cet exemple montre le débit du compte ainsi que le crédit du compte à la fin de l’exercice. Les charges à payer sont également constatées à l’avance.

Au début de l’exercice suivant, vous devez régulariser les factures à établir. Pour cela, vérifiez que les factures ont bien été envoyées à vos clients. Elles apparaissent alors dans les factures en attente de paiement et sont traitées de manière classique.

En parallèle dans le logiciel comptable, vous pouvez « extourner » les factures à établir, c’est-à-dire annuler ces écritures comptables. Cette extourne peut être manuelle ou automatique selon les logiciels utilisés. Elle permet de faire disparaître le décalage de comptabilité.

Que vous ayez externalisé votre comptabilité auprès d’un cabinet ou que vous fassiez votre bilan comptable en interne, la notion de factures à établir est essentielle. En tant qu’entrepreneur(e), elle vous permet de comprendre votre trésorerie au travers d’une vision claire et chiffrée en fin et en début d’exercice.