La dématérialisation des factures : quels enjeux ?

Une étude nationale du Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) estime que la dématérialisation des factures pourrait faire économiser 20 milliards par an aux entreprises françaises.

Bénéficiant d’un soutien fort de l’Etat, elle devient progressivement obligatoire. Cependant, la dématérialisation des factures n’est pas une simple manipulation informatique. Elle implique un bouleversement profond de la gestion comptable des entreprises.

Qu’en est-il exactement ? Qu’entend-on exactement lorsque l’on parle de dématérialisation ? Pourquoi est-ce devenu un enjeu clé en France ? Comment la mettre en place ?

Dans cet article, vous trouverez un état des lieux de la situation et des évolutions à venir.

Avant de creuser le sujet de la dématérialisation, prenons le temps d’étudier en détail de quoi il s'agit. Que signifie exactement la dématérialisation comptable ?

La dématérialisation des documents d’une entreprise revient à organiser et gérer l’ensemble des documents et des données, sans utiliser de support matériel (généralement le format papier).

En l'occurrence, la dématérialisation des factures revient à utiliser uniquement le format numérique pour la gestion globale de la facturation : édition, réception, envoi et stockage.

On parle de dématérialisation duplicative (ou numérisation) lorsqu’une entreprise met au format numérique l’ensemble des archives en sa possession. Ce type de dématérialisation a pour objectif de substituer un support matériel qui peut être dégradé, détruit ou perdu, à un support numérique généralement plus sûr.

On parle de dématérialisation native lorsque les nouveaux documents sont reçus directement au format numérique.

La dématérialisation est un processus complet et plus récent, qui demande une organisation globale : aussi bien au sein de la société, que pour les relations externes.

L’objectif est de gagner en productivité, de permettre des échanges d’informations plus fluides et d’optimiser le classement et l’archivage.

La dématérialisation des factures entrantes, comme la dématérialisation des factures sortantes, est un processus complet et l’administration fiscale française a une vision stricte de la forme que doit revêtir une facture dématérialisée d’un point de vue fiscal.

Il existe plusieurs termes pour désigner une facture créée, envoyée puis reçue par voie électronique : 

• facture dématérialisée ;
• facture électronique ;
• e-facture.

Une facture électronique est une facture qui est créée, transmise, reçue et archivée sous un format électronique reconnu par l'administration.

Une facture qui a été conçue dans un premier temps sur un support papier, puis numérisée, ne peut pas être considérée comme une facture électronique.

Il en est de même pour les factures qui seraient créées sous une forme électronique et envoyées ensuite exclusivement sous format papier.

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, son processus complet de réalisation doit être pensé, organisé et réalisé de façon électronique.

Pour qu’une facture soit considérée comme dématérialisée d’un point de vue fiscal (autrement dit, pour que l’État la considère comme telle), elle doit pouvoir remplir trois conditions que nous allons détailler.

Première condition : l’authenticité de l’origine

L’émetteur de la facture doit être identifiable et reconnaissable, facilement et rapidement. Autrement dit, la facture doit garantir l’identité de son émetteur.

Deuxième condition : l’intégrité du contenu

Les informations figurant sur la facture émise ne doivent pas être modifiables.

Troisième condition : la lisibilité de la facture

L’administration fiscale et l’utilisateur final doivent pouvoir prendre connaissance de la facture (lecture et compréhension) sans difficulté majeure. Elle doit être facilement compréhensible.

Trois moyens différents existent pour garantir à la fois l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture. Chaque société peut choisir entre la signature électronique, l’EDI ou la piste d’audit fiable.

La signature électronique

La signature électronique est à différencier de la signature numérisée, c’est un procédé qui permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité du document et également sa provenance. 

La signature électronique représente aujourd’hui un parfait équilibre entre l’aspect juridique et l’aspect technique des normes imposées à la facturation actuelle. 

Idéale pour les entreprises de taille moyenne, c’est un système qui repose sur l’utilisation d’un certificat numérique composé d’une suite de nombres présents sur le document de façon non cryptée. 

Son utilisation est conditionnée au recours à un prestataire de services de certification électronique qualifié, ces derniers autorisent deux types de formations pour les documents : le format PDF et le format JPEG.

L'EDI

L’EDI (ou Échange de Données Informatisé) est un processus plus global de structuration des factures. 

C’est un système d’exploitation des données qui permet à deux entreprises distinctes de pouvoir échanger des informations, de manière totalement sécurisée grâce à un accès à une plateforme partagée. 

À ce jour, il n’existe pas de technique plus aboutie pour certifier les factures dématérialisées. 

On recense plusieurs types d’EDI, les formats les plus connus sont les formats : EDIFACT, VDA et ANSI ASC X12.

C’est une solution idéale pour les entreprises qui génèrent un gros volume de factures, l’édition est plus rapide et plus simple et la recherche d’informations est optimisée.

La piste d'audit fiable

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est généralement privilégiée par les petites structures. Elle permet à l’entreprise d’apporter la preuve de la validité des factures grâce à la mise en place d’une chaîne de contrôle interne. 

Son but est de permettre de faire le lien entre les factures émises et les livraisons de biens et/ou les prestations de services facturées. 

En cas de contrôle, il est du ressort de l’entreprise de pouvoir reconstituer l’ensemble du processus de facturation : de son origine jusqu’à la constatation du règlement sur le relevé bancaire. 

C’est la solution la moins coûteuse en termes d’investissement informatique, mais elle nécessite d’être extrêmement rigoureux à chaque étape du processus et de mettre en place un contrôle vigilant.

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La dématérialisation des factures, et la dématérialisation des pièces comptables en général , constitue l'un des enjeux majeurs de la gestion comptable des entreprises pour les années à venir.

Dès le début des années 2000, plusieurs lois ont commencé à régir le format électronique des factures.

La loi du 14 mars 2000

Le 14 mars 2000, l’article 1316-1 du Code civil précise que l’écrit sous format électronique est admis comme preuve au même titre qu’un écrit sur support papier, sous deux conditions :

• que la personne qui a produit le document puisse être facilement identifiable ;
• que le document soit établi et conservé pendant les délais légaux dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

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La loi du 21 février 2015

Plus récemment, la loi n°2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite “loi Macron”, a imposé le format électronique pour les factures à destination des différents organes de l’État, selon la taille de l’entreprise à partir du 1er janvier 2017, et de manière progressive :

• les grandes entreprises et les personnes publiques en 2017 ;
• les entreprises de taille intermédiaire en 2018 ;
• les petites et moyennes entreprises en 2019 ;
• les micro-entreprises à compter du 1er janvier 2020.

Elle précise également que la facture numérique n’est pas une facture simplement adressée par e-mail, mais c’est une facture qui doit être envoyée et reçue par un système digital à la source, avec une transmission cryptée et une preuve de réception.

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La loi de Finances 2024

Après un report annoncé au cours de l'été 2023, la loi de Finances 2024 précise le nouveau calendrier pour la mise en place de la facturation électronique et du e-reporting :

• à partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises. Obligation d'émission pour les grandes entreprises et les ETI.
• à partir du 1er septembre 2027 : obligation de d'émission pour toutes les entreprises.

D’ici 2027, au plus tard, la grande majorité des entreprises françaises devront donc obligatoirement passer au format dématérialisé pour leur facturation, mais pas toutes.

Les entreprises peuvent être divisées en plusieurs types :

• B2C (Business-to-Consumer - entre entreprise et particulier) ;
• B2B (Business-to-Business - entre deux entreprises) ;
• B2G (Business-to-Government - entre entreprise et administration publique).

Voici des exemples d’entreprises concernées par la dématérialisation des factures :

• les entreprises assujetties à la TVA qui facturent des clients en B2B ;
• les micro-entreprises assujetties à la TVA et facturant en B2B ou en B2G.

Voici quelques exemples d’entreprises non concernées par la dématérialisation des factures :

• les micro-entreprises non assujetties à la TVA ;
• les micro-entreprises assujetties à la TVA et facturant en B2C ;
• les entreprises qui n’émettent des factures qu’à destination des particuliers.

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Beaucoup d'études ont démontré les nombreuses difficultés que peuvent rencontrer les services comptables des entreprises dans leur digitalisation et dans le processus de traitement des factures quand celles-ci ne sont pas dématérialisées.

Les principales difficultés qui peuvent être rencontrées sont des coûts élevés de traitement significatifs, un manque de visibilité, une potentielle perte de documents, des erreurs de paiement factures, un manque de traçabilité et une absence de piste d'audit fiable. Zoom sur les avantages de la dématérialisation des factures.

Le coût de traitement manuel d’une facture papier a été estimé à 10 € par la FNFE et le coût de stockage d’une facture serait de 3,25 €. Si vous multipliez ce montant par le nombre de factures émises chaque mois, vous aurez une idée du montant que cela représente pour votre entreprise !

Il est aussi possible d’évoquer les factures mal classées ou perdues, les chiffres et les informations sur ce sujet sont assez frappants : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire.

À ces coûts directs s’ajoutent les coûts indirects qu’il est important de prendre en compte. En effet, la gestion des appels et relances fournisseurs représente environ 35% du temps de travail des services comptables.

Il a été mis en évidence que 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise se perdent. Pour chacun s'ensuit tout un travail de recherche et de réédition (étude Kodak Alaris de 2017).

Sans oublier que ces tâches administratives ne présentent aucun intérêt pour vos collaborateurs.

La dématérialisation des factures permet également un véritable gain de temps pour les entreprises.

Le service comptable n’est pas le seul impacté par cette obligation, de nombreux services vont bénéficier d’un gain de temps :

• le service client pour la recherche des factures émises ;
• le service commercial pour la recherche d’informations liées à des factures ;
• le service marketing pour définir et visualiser les coûts facilement.

La dématérialisation des factures permet également un véritable gain de place pour les entreprises. En effet, les archives représentent une véritable masse de documents à garder et à conserver pendant de longues années.

Pour rappel, la législation requiert une durée de conservation :

• de 2 à 5 ans pour les documents commerciaux ;
• 10 ans pour les documents comptables, à partir de la clôture de l'exercice ;
• 6 ans pour les documents fiscaux.

La dématérialisation des factures présente, de fait, beaucoup d’avantages pour les entreprises :

• économies de papier ;
• plus de facilité dans le règlement des litiges ;
• simplification de l’archivage et du travail comptable ;
• raccourcissement des délais de paiement et donc une meilleure santé financière de l’entreprise ;
• la transparence, la sécurité et la fiabilisation de vos données ;
• diminution des erreurs de frappe liées à une ressaisie des données.

Pour mettre en place une démarche de dématérialisation des factures au sein de votre entreprise , il est important de suivre plusieurs étapes clés.

Dans un premier temps, il va falloir comprendre le contexte global de cette mise en place. Quels services vont être impactés ? Quelles tâches quotidiennes ? Qu’est-ce que cela implique dans l’organisation de votre société ?

Ensuite, il va falloir appréhender les contraintes, en faisant le point avec les différents services : quelles difficultés vont-ils rencontrer ?

Pour y voir plus clair, il est intéressant d’établir une cartographie de l’existant et d’anticiper les risques.

Une fois que ce travail de préparation a pu être effectué, il faudra prendre le temps de découvrir et comprendre la diversité des solutions existantes et choisir sa stratégie de déploiement.

Le logiciel qui vous permettra de mettre en place votre transition digitale doit être adapté le plus possible à vos besoins.

Il est important de prendre en compte plusieurs éléments pour le choix de votre logiciel de dématérialisation des factures :

• l’accessibilité : Un logiciel installé directement sur le serveur de votre entreprise ou un logiciel qui s’utilise via le cloud, ou en mode SaaS ? Les fonctionnalités peuvent être les mêmes, mais très souvent les coûts et les services sont différents. Notez que la tendance du marché s'oriente vers la généralisation des logiciels SaaS ;
• l’utilisation : L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont importantes pour choisir un logiciel de dématérialisation, les interfaces simples ne demandent pas de formation particulière des employés ;
• la compatibilité : prendre en compte votre environnement informatique actuel et y intégrer le logiciel est souvent plus aisé, que l’inverse. L’échange et le transfert des données entre vos différents outils informatiques doivent être fluides et efficaces ;
• la sécurité : la sécurité doit être optimale dans toutes les grandes étapes de traitement des données dématérialisées : acquisition ou création, lecture, modification, suppression, partage, diffusion, stockage, etc.

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