Fausse facture : le guide pour ne pas se faire arnaquer

La fausse facture, également appelée facture fictive ou de complaisance, est une fraude courante à laquelle doivent faire face les entreprises et l’administration fiscale. L’émission d’une fausse facture est sévèrement punie. Découvrez comment reconnaître une fausse facture pour éviter les arnaques.

Une facture a plusieurs utilités. Une vraie facture constitue une preuve de l’existence de la transaction afin de réclamer le paiement et d’assurer une garantie dans la relation commerciale.

Par ailleurs, la facture fait aussi partie des documents comptables permettant d’effectuer l'édition des comptes annuels et de justifier ses opérations auprès de l’administration fiscale. En effet, la facture fait office de justificatif, notamment pour les petites structures.

Chaque transaction entre professionnels doit faire l’objet d’une facture par les vendeurs. Pour les particuliers, celle-ci est obligatoire pour :

• les ventes à distance ;
• les livraisons intracommunautaires exonérées ;
• les prestations supérieures à 25 euros toutes taxes comprises (TTC).

De plus, si un client vous réclame une facture, vous êtes dans l’obligation de lui en fournir une.

Pour s’assurer de la véracité de la facture, vous devez vérifier qu’elle comporte bien toutes les mentions obligatoires des factures.

L’administration fiscale distingue deux types de fausses factures : 

• la facture fictive ;
• la facture de complaisance.

La facture fictive est une facture émise alors que la prestation ou la livraison de biens facturée n’a pas eu lieu. Cette facture ne correspond à aucune prestation de services ou livraison de marchandises.

Les factures fictives sont souvent effectuées par des sociétés en redressement ou en liquidation judiciaire.

La facture fournisseur fictive sert généralement à alimenter une caisse noire ou les finances d’un dirigeant.

À l’inverse de la facture fictive, la facture de complaisance fait bien référence à une opération qui a eu lieu, mais pas dans les conditions mentionnées sur la facture.

Par exemple, une facture de complaisance peut indiquer une quantité de prestations ne correspondant pas à la réalité.

La facture de complaisance est souvent employée pour dissimuler un travail non déclaré ou pour obtenir une déduction fiscale.

Le cas des fausses factures le plus rencontré par les entreprises est la facture taxi. Celle-ci couvre une opération réelle, mais la facture va être établie par une autre personne que celle qui l’a réalisée.

Les entreprises ont également recours aux fausses factures pour tromper leurs banques en vue de l’obtention d’un prêt. Dans ce cas, elles ont davantage recours à la facturation fictive ou à la facturation de complaisance pour gonfler les prix (par exemple une fausse facture de travaux).

Quelques bonnes pratiques peuvent aider votre entreprise à éviter les fausses factures.

Si vous pensez que vous êtes face à une fausse facture, vérifiez tous les documents que vous avez avec ce fournisseur : devis, bon de commande, etc.

En effet, le premier réflexe à avoir pour vous protéger contre les fausses factures est de toujours faire le rapprochement entre les factures et les bons de commande avant d’effectuer un paiement.

Ensuite, assurez-vous que les informations relatives à la commande, à l’identité du fournisseur et à votre identité mentionnées sur la facture sont correctes (numéro de SIRET, siège social, montant total de la facture, la quantité des produits ou prestations, etc.).

Il est aussi important de regarder les IBAN des fournisseurs. Pensez à les saisir dans votre base de données afin de vérifier les informations à chaque facture.

Par ailleurs, lorsque vous recevez une facture dans votre boîte mail, ne vous précipitez pas pour la régler, surtout si vous recevez cette facture quelque temps après la réalisation de l’opération.

Vérifiez l’adresse d’expédition. Si vous avez le moindre doute contactez directement votre client et assurez-vous que cet e-mail n’a pas déjà été déclaré comme frauduleux.

Lorsque vous soupçonnez une entreprise d’être frauduleuse, vous avez la possibilité de consulter les sites suivants pour obtenir des informations sur son identité :

• la commission nationale informatique et liberté (CNIL) ;
• l'Annuaire des entreprises ;
• la plateforme Signal Spam ;
• la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes ;
• le site cybermalveillance.gouv.fr.

Un numéro a également été mis en place : Info Escroqueries au 0 805 805 817.

Pour l’émetteur de la facture, l'utilisation de fausses factures lui permet d’obtenir de l’argent non dû ou de dissimuler l’auteur de la prestation. Elle lui donne également la possibilité d’éluder les charges sociales afférentes à la main d’œuvre.

Toutefois, les fausses factures ne profitent pas qu’aux entreprises émettrices. En effet, une entreprise peut souhaiter recevoir une fausse facture afin de pouvoir récupérer la TVA facturée alors qu’elle n’a jamais été payée. Elle obtient alors une déduction illicite de la TVA.

Les fausses factures permettent également de diminuer le bénéfice imposable puisqu’elles vont venir en déduction.

Enfin, les fausses factures sont aussi connues pour contribuer à la création d’une caisse noire non comptabilisée dans la comptabilité de l’entreprise. La caisse noire est une réserve d’argent prohibée.

Lorsque vous êtes victime d’une escroquerie via une fausse facture, vous pouvez contacter :

• la direction générale des finances publiques (DGFiP) ;
• la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) ;
• la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).

Le meilleur moyen d’éviter les fausses factures est de passer par un logiciel de facturation certifié ou par une plateforme de paiement dématérialisée. Celui-ci permet de :

• faire les rapprochements nécessaires ;
• vérifier automatiquement les informations ;
• détecter les fausses factures.

De plus, en évitant les erreurs lors d'une saisie manuelle, vous ne risquez pas de faire involontairement une fausse facture.

Qonto vous propose un logiciel de facturation afin de gagner en visibilité sur vos factures fournisseurs. Il vous offre la possibilité de collecter les données de vos factures et d’associer automatiquement vos factures payées à vos transactions grâce à l’OCR.

Par ailleurs, Qonto vous permet de passer en douceur du format papier ou PDF au format Factur-X pour préparer l’entrée en vigueur de la facturation électronique.